Comment définir un circuit de validation (workflow) ?

Eurécia donne la possibilité de gérer plusieurs circuits de validation en fonction des types de demandes (congés et absence, note de frais etc. ...).

Au sein même des modules, une gestion de validation multicritères peut être mise en place, tout comme l'utilisation de listes personnalisables pour déterminer les différents responsables de validation pour une même demande.

 

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Fiche Sociétés > onglet Paramétrage > Circuit de validation

 

Ajouter un niveau de validation :

• Cliquer sur le bouton Ajouter un responsable de validation
• Renseigner les champs propres à chaque circuit de validation

Le champ "Rôle" : Via le menu déroulant choisir  l’action à faire par l'intervenant dans le champ "Resp. validation"

Le champ "Niveau" : Via le menu déroulant, sélectionner le positionnement du responsable validation dans le circuit de validation. Il est possible de définir jusqu’à 5 responsables validation successifs

Le champ "Resp. validation" : via le menu déroulant, sélectionner le(s) responsable(s) de validation, sachant que cette information peut faire référence à différentes parties du logiciel que nous détaillerons ci-après : 

• "Manager (N+1)" correspond au(x) "manager(s) N+1" défini(s) dans la fiche de chaque salarié 
• "Manager (N+2)" correspond au(x) "manager(s) N+1" du "Manager (N+1)" du salarié etc…
• "Responsable Département" correspond au responsable défini dans l’onglet "Département" de la fiche société. Tous les salariés rattachés au département "Y" auront le responsable de ce département "monsieur Z" dans leur circuit de validation
• "Responsable Structure" correspond au responsable défini dans l’onglet "Structure" de la fiche société. Tous les salariés rattachés à la structure "W" auront le responsable de cette structure "monsieur X " dans leur circuit de validation

 

Le champ "Niveau" : Sélectionner le positionnement du responsable validation dans le circuit de validation. Il est possible de définir jusqu’à 5 responsables validation successifs, mais aussi de définir plusieurs responsables validation de même niveau, le premier de ceux-ci qui fera l’action validera la demande (validation alternative et non successive).

Le champs "Transfert possible de validation vers ": correspond au transfert de la validation par un responsable validation. Il est possible pour le responsable validation d'activer la redirection de l’action de validation à une tierce personne choisi dans le menu déroulant

Le champs "Condition d’activation du workflow" : Les conditions changent en fonction du "Rôle" sélectionné : "validation notes de frais" ou "validation congés et absences"

 

Les critères liés à la "validation notes de frais" peuvent se cumuler ("ajouter une condition), le circuit de validation est spécifique suivant :

le type de dépense concerné => sélectionner ensuite le barème concerné

le type de notes de frais concerné => sélectionner ensuite le type concerné

le montant total de la notes de frais => renseigner le montant plancher

 

Les critères liés à la " validation congés et absences ": Il est possible de définir un circuit de validation différent suivant le type d’absence soumis

Le champ "commentaire" : il est possible de saisir un commentaire à chaque ligne du circuit de validation paramétrée.  le message sera visible par les différents administrateurs du compte.
 

Identifier plusieurs responsables pour valider un type de demande :

Il est possible de définir des listes personnalisées d’utilisateurs (cf. page de guide Créer des listes personnalisées de salariés) pour les utiliser dans le champ " resp. validation " du circuit de validation.

Mise en place de listes personnalisés dans le circuit de validation de la fiche société :

Cliquer sur ajouter un responsable de validation ou modifier une ligne existante avec le bouton crayon et procéder comme pour l'ajout d'un niveau de validation comme précédemment expliqué. Attention cette fois-ci  dans le champ " resp. validation ", il faut choisir le nom d'une des listes créées. 

Le paramètre « choisir le responsable dans la liste » permet 2 modes d’utilisation de la liste au moment où le salarié soumet à validation :

• Case décochée : Le ou les membres de la liste recevront par défaut une demande de validation
• Case cochée : le salarié peut choisir la ou les personnes membres de la liste qui pourront valider sa demande : le bouton « ajouter un responsable » permet de sélectionner plusieurs personnes destinataires 

Dans la fiche de chaque salarié sur l'onglet « circuit de validation », on retrouve les« informations provenant de la fiche société » concernant le circuit de validation défini dans la fiche société.

Dans ce même onglet, afin de gérer les cas particuliers, il est possible de définir un circuit de validation alternatif ou complémentaire à celui de l’onglet « circuit de validation » de la fiche société

Pour cela, il faut cliquer sur « ajouter un responsable de validation » et renseigner les informations sur le même principe que celui de l’onglet circuit de validation de la fiche société.

Les informations définies dans la fiche salarié seront prioritaires à celles définies dans la fiche société.