Créer un modèle de grille des Éléments Variables de Paie (EVP)

Le modèle de grille d'EVP permet de définir les données qui seront exportées pour l'établissement de la paie. Il est possible de créer plusieurs modèles en fonction des besoins. 

Le modèle sera ensuite utilisé chaque semaine/mois pour transmettre les informations au service paie.

Voici les étapes qu'il vous faudra suivre :

Étape 1 : créer les champs qui seront utilisés dans la grille d'EVP

Étape 2 : insérer les champs au sein d'une grille EVP

 

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur de la plateforme Eurécia en tant que responsable du paramétrage.

 

Étape 1 : créer les champs qui seront utilisés dans la grille d'EVP

Ces champs peuvent être des valeurs existantes dans Eurécia ou des valeurs extérieures qui seront directement saisies dans chaque grille.

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Éléments variables de paie > Définition des champs > Ouvrir
 

• Cliquer sur le bouton 'Nouveau champ paye'
• Saisir une description qui apparaîtra dans la grille d'EVP
• Sélectionner dans 'Champs de la plateforme' l’élément désiré s'il est déjà présent dans Eurécia, laisser vide le cas échéant.

 

Les champs de la plateforme sélectionnables

De nombreux champs de la plateforme sont sélectionnables.

 

Les éléments de la fiche salarié

• Civilité, nom, prénom, fonction, matricule, salaire mensuel brut, avantages, etc.

 

Les éléments de la fiche société

• N° SIRET (code Siret)
• Code établissement
• Code société
• Adresse

 

Les éléments du module Congés & absences

L'ensemble des congés de la période ainsi que les congés non marqués sur une durée d'un an avant le début de la grille de saisie. Le code du type d'absence est affiché dans l'export Excel de la grille et non la description. Le marquage est le même que celui utilisé dans l'Export paie standard. Si on marque les congés depuis la grille d'EVP, ceux-ci ne remontent plus dans l'interface Export paie standard et inversement.

• Sélectionner le champ 'Congés'
• Sélectionner toutes les absences que vous souhaitez voir remonter dans cette colonne. Il est possible de créer une colonne par type de congé ou de regrouper plusieurs types d'absence dans une seule colonne.
• Choisir l'unité dans laquelle vous souhaitez voir ressortir vos absences : heures ou jours
• Indiquer le code paie
• Enregistrer

 

Les titres restaurant 

Le système récupère le nombre de titres restaurants calculé dans le menu optionnel Titres restaurant. Le mois de fin de grille détermine le mois civil pour lequel les données sont récupérées.

 

Les éléments du dossier salarié (Portail RH)

Il récupère les valeurs des éléments du dossier salarié quand les catégories correspondent et que la description donnée au nouveau champ paie coïncide exactement avec la description de l'élément du dossier salarié.

• Sélectionner le champ 'Dossier salarié'
• Sélectionner le type de champ adapté
• Cocher la case 'Alimenter la date de fin dans le dossier salarié' si vous souhaitez que la date de fin de votre grille EVP viennent alimenter automatiquement la date de fin de l'élément dans le dossier salarié.
• Renseigner un nombre de mois de décalage si la date de début de l'élément qui sera créé dans le dossier salarié doit être différente de la date de début de la grille d'EVP. Par exemple : si le nombre de mois de décalage est positionné à +2, alors l'élément créé à l'enregistrement de la grille d'EVP de janvier débutera le 1er mars.
• Cocher la case 'Ne montrer que les modifications de la période' pour que les nouvelles valeurs remontent dans la grille d'EVP, et uniquement celles-ci. Cette fonctionnalité est incompatible avec l'édition d'un champ dans une grille (case à cocher 'Éditable' dans la définition du modèle de grille).

 

A noter : lorsque vous ajouter ou modifier une donnée dans une colonne typée 'dossier salarié' de la grille EVP, cela alimentera automatiquement le dossier salarié. Lorsque vous saisissez des données directement dans le dossier salarié et que vous souhaitez les voir remonter das votre grille EVP, il est primordial d'utiliser exactement la même description pour l'élément du dossier salarié et pour le champ de la grille EVP sans quoi les informations ne seront pas reprises.

 

Les éléments du module Temps et Activités :

• Heures Supp. et autres majorations: récupère les heures supplémentaires qui ont été traitées (c'est-à-dire celles basculées dans un compteur) sur la période ou celles qui précèdent la période et qui n'ont pas été marquées. Seules les semaines finissant dans la période de la grille de saisie seront prises en compte. Si l'un des traitements est annulé après la validation de la grille, alors il remontera en régulation négative sur la grille suivante. Les informations seront présentées dans la grille avec une colonne indiquant la quantité et une colonne indiquant la ventilation par semaine.
  • Sélectionner le ou les 'Code Heures supp.' qui est(sont) associé(s) à ce champ. Il est possible de créer dans la grille des EVP une colonne cumulant toutes les heures supplémentaires indépendamment de leur taux de majoration. Pour ce faire, ajouter une ligne pour chaque code d'heures supplémentaires.
  • pour chaque code heures supp., indiquer la cible choisie (paye ou type de compteur)
  • Cocher la case 'Afficher les quantités en incluant leur coefficient de majoration' (facultatif) : le nombre d’heures indiqué dans le tableau des EVP inclut la majoration précisée dans l'horaire de travail.

• Temps de présence : récupère le nombre d'heures travaillées indiquées dans les feuilles de temps
• Temps travaillé : récupère le nombre d'heures travaillées indiquées dans les feuilles d'activités

 

A noter : Eurécia ignore les feuilles de temps au statut 'Annulée' ou 'Refusée'.

 

Autres paramètres

• Sélectionner ensuite le type de champ :
  • Texte
  • Nombre
  • Vrai/Faux
  • Date
  • Prédéfini : ce champ permet de définir une valeur par défaut qui sera pré-remplie au moment de la création de la grille. Cependant, l'utilisateur d'une grille pourra modifier cette valeur selon ses besoins.
• Renseigner un 'code paye', un 'code catégorie', un 'code nature' (facultatif) : les codes sont affichés en en-tête de colonne, sous la description, à titre informatif.
• Enregistrer
• Répéter l'opération pour chaque champ nécessaire

 

Étape 2 : insérer les champs au sein d'une grille EVP

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Éléments variables de paie > Ouvrir Modèles de grilles

• Cliquer sur le bouton 'Nouveau modèle' pour créer un nouveau type de grille, ou ouvrir un modèle existant pour le modifier
• Dans l'onglet 'Général', renseigner une description
• Dans l'onglet 'Éléments variables', cliquer sur le bouton 'Ajouter un élément variable'
• Sélectionner le groupe de l'élément : le groupe crée une en-tête dans la grille d'EVP et l'export Excel
• Saisir l'ordre du groupe (numérique) : cela permet de définir dans quel ordre les groupes seront affichés dans la grille d'EVP et l'export Excel
• Sélectionner le champ : la liste déroulante est alimentée par les champs précédemment définis
• Saisir l'ordre du champ (numérique) : cela permet de définir dans quel ordre les champs seront affichés au sein du groupe, dans la grille d'EVP et l'export Excel
• Cocher 'Éditable' pour permettre aux utilisateurs de modifier les valeurs dans chaque nouvelle grille d'EVP. Le cas échéant, les valeurs récupérées seront grisées et non modifiables dans la grille. Cette fonctionnalité est incompatible avec 'Ne montrer que les modifications de la période' des champs de la grille d'EVP.
• Cocher 'Exporté' : pour que le champ apparaisse dans l'export Excel de la grille d'EVP
• Enregistrer la ligne
• Répéter l'opération pour chaque champ nécessaire
• Enregistrer la grille

 

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