Introduction
Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des dépenses pour vos notes de frais.
L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de comptabilité.
Au préalable
Le fichier d’export contient 19 champs, deux d’entre eux nécessite une configuration préalable.
- Vous pouvez définir le code journal.
- Vous pouvez définir le code société.
- Vous pouvez définir le code établissement.
Paramétrage
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche société -> Onglet Paramétrage
1. Vous pouvez définir le code journal dans votre fichier excel. Pour cela, vous devez renseigner le champ "code journal" dans la fiche société.
Possibilité de configurer le journal et l'établissement dans la boite à outils du connecteur. (Voir avec l'administrateur EURECIA)
La procédure est terminée
L'export décrit dans ce guide permet d'envoyer l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité vers ANAEL.
Format de fichier
- Fichier texte (extension TXT)
- Fichier position
- Pas de lignes d’en-tête
- Format des dates : JJMMAAAA
Contenu du fichier
|
Ordre |
Colonnes |
Début |
Longueur |
Commentaires |
|
1 |
Société |
1 |
2 |
Boîte à outil du connecteur |
|
2 |
Journal |
3 |
2 |
Boîte à outil du connecteur |
|
3 |
Etablissement |
5 |
2 |
Boîte à outil du connecteur |
|
4 |
Chrono |
7 |
7 |
Numéro chrono Aligné à droite Cf. spécificités et boîte à outil |
|
5 |
N° ligne |
14 |
4 |
Numéro de ligne pour l’écriture en cours |
|
6 |
Date compta |
18 |
8 |
Date saisie lors de l’export |
|
7 |
Date d’origine |
26 |
8 |
= Date Compta |
|
8 |
N° Pièce |
34 |
8 |
Aligné à gauche |
|
9 |
Compte général |
42 |
6 |
Lignes crédit : cf. configuration |
|
10 |
Auxiliaire |
48 |
6 |
Lignes crédit : Compte tiers du moyen de paiement Lignes débit : Vide |
|
11 |
Montant ligne |
54 |
15 |
En centimes |
|
12 |
Crédit/Débit |
69 |
1 |
Crédit : C D : Débit |
|
13 |
Libellé |
70 |
25 |
2 zones de construction du libellé (une pour le crédit, une pour le débit). |
|
14 |
Mode règlement |
95 |
2 |
Cf. configuration |
|
15 |
Date échéance |
97 |
8 |
= Date Compta |
|
16 |
Code TVA |
105 |
1 |
Vide |
|
17 |
Axe 1 |
106 |
6 |
Lignes crédit : Vide Lignes débit : cf. Configuration |
|
18 |
Chapitre 1 |
109 |
2 |
Lignes crédit : Vide Lignes débit : cf. Configuration
|
|
19 |
Nature 1 |
111 |
4 |
Lignes crédit : Vide Lignes débit : cf. Configuration
|
|
|
Axe 2 |
115 |
6 |
Lignes crédit : Vide Lignes débit : Cf. Configuration |
|
|
Chapitre 2 |
118 |
2 |
Lignes crédit : Vide Lignes débit : Cf. Configuration |
|
|
Nature 2 |
120 |
4 |
Lignes crédit : Vide Lignes débit : Cf. Configuration |
|
|
Axe 3 |
124 |
6 |
Lignes crédit : Vide Lignes débit : Cf. Configuration |
|
|
Chapitre 3 |
127 |
2 |
Lignes crédit : Vide Lignes débit : Cf. Configuration |
|
|
Nature 3 |
129 |
4 |
Lignes crédit : Vide Lignes débit : Cf. Configuration |
Spécificités
- Regroupement par compte de charge
- Pas de gestion de lignes de TVA
- Ordre des lignes à générer dans le fichier :
Ligne Montant TTC traité
Ligne Montant HT traité avec section analytique si besoin - Colonne numéro de compte :
Ligne Montant HT traité : Compte de charge du type de dépense sélectionné.
Ligne Montant TTC traité : Compte de tiers du moyen de paiement de la fiche salarié. - Chrono
Numéro chrono commençant à 1 et n’étant jamais réinitialisé. Le numéro de chrono est valable pour tous les connecteurs de ce type configuré. - Libellé de l’écriture :
Ne pas découper un mot en deux. Si les 25 premiers caractères se terminent au milieu d’un mot, faire passer le mot dans la colonne libellé complémentaire.
Couper le libellé complémentaire à 25 caractères même si le dernier mot n’est pas terminé.
Fonctionnement
Le connecteur Anael est configuré plusieurs fois pour répondre aux différents besoins :
- Connecteur Anael pour Formation USH
- Code journal : FF
- Axe 1 (en dur dans la config) : 431
- Compte général : Compte du type de dépense sélectionné par l’utilisateur (qui aura toujours le code 648100)
- Compte général de crédit : 421003 dans la config
- Chapitre (en dur dans la config) : 41
- Nature analytique (en dur dans la config) : code complémentaire du type de dépense (qui aura toujours le code 4022)
- Axe 2, etc. : Vide
- Connecteur Anael pour Formation Autres sociétés
- Code journal : FF
- Axe 1 : Code Analytique 1 de la fiche salarié
- Compte général : Compte du type de dépense sélectionné par l’utilisateur
- Compte général de crédit : 421003 dans la config
- Chapitre (en dur dans la config) : 41
- Nature analytique : code complémentaire du type de dépense
- Axe 2, Axe 3, Chapitre 2, Chapitre 3, Nature 2, Nature 3. : Vide
- Connecteur Anael pour Exploitation
- Code journal : NF
- Axe 1 : Code Analytique 1 de la fiche salarié
- Compte général : Compte du type de dépense sélectionné par l’utilisateur
- Compte général de crédit : moyen de paiement dans la config
- Chapitre (en dur dans la config) : 41
- Nature analytique : code complémentaire du type de dépense
- Axe 2, Axe 3 : Construction de l’axe : DIVERS dans la config + ne pas exporter pour le compte 647040
- Chapitre 2, chapitre 3 : même config que Chapitre 1 + ne pas exporter pour le compte 647040
- Nature 2, nature 3 : même config que Nature 1 + ne pas exporter pour le compte 647040
Exemples de fichiers
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