Les temps spéciaux (ou types de temps) permettent à vos collaborateurs de déclarer, au sein de leurs feuilles de temps, des activités qui sont sujettes à un traitement particulier. En gérant vos temps spéciaux, vous pouvez donc affiner vos rapports d'activités, créditer des compteurs spécifiques ou déclencher des heures supplémentaires en paie via les EVP.
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs qui utilisent l'option import des EVP vers un logiciel de paie.
Étape 1 : Définir les types de temps
Étape 3 : Transmettre les éléments à la paie via les EVP
Étape 4 : Le fonctionnement dans les feuilles de temps
Étape 5 (bonus) : Intégration dans la grille des salaires (Éléments Variables de Paie)
Étape 1 : Définir les types de temps
Les types de temps permettent de créer des catégories de temps de travail (astreintes, temps de déplacement, temps d'intervention ou autres), ces catégories seront transverses à tous les horaires de travail et les arborescences sont possibles.
Accès : Espace Admin > Sociétés > Fiche société > Onglet Paramétrage > Type de temps
Dans le tableau type de temps :
- Créer le type de temps (ex : Journée travaillée, astreintes, déplacement, habillage,...)
- Renseigner le "Code" et le "Libellé"
- Sélectionner la "Catégorie" (ex : Journée travaillée, astreintes, déplacement, habillage,...)
- Cocher la case "Temps de travail effectif" pour que le temps saisi soit compté comme travaillé et inclus dans les totaux d’heures travaillées
- Valider la ligne
- Faire de même pour chacun des types de temps.
Il est possible de créer des arborescences qui permettent ensuite d'analyser les heures travaillées sur un ensemble de types de temps. Par exemple dans le type de temps "Astreintes", il est possible de créer des astreintes de jour, de nuit, du temps d'intervention et de déplacement.
Étape 2 : Les temps spéciaux
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Horaires de travail > Heures supp. et autres majorations
Cette fonctionnalité permet de récupérer et/ou payer les heures effectuées sur des temps spéciaux. Seules les personnes ayant le paramétrage ci-dessous dans leur horaire de travail pourront déclarer ces temps spéciaux dans leurs feuilles de temps et d'activités.
Dans le tableau "Temps spéciaux", cliquer sur le bouton "Ajouter un temps spécial" :
- Cocher la case "Par défaut" si vous souhaitez que ce type de temps soit automatiquement présélectionné dans vos feuilles de temps. (si la case n'est pas cochée, le temps 'standard' sera automatiquement présélectionné)
- Renseigner le "Code" : cela permet de suivre vos règles de transfert (ex : ASTREINTE J, pour les heures effectuées en astreinte de jour) et cette donnée est également nécessaire pour le paramétrage des EVP (cf. étape 3)
- Saisir le "Libellé" du transfert (ex : Journée travaillée, astreinte jour)
- Choisir le "Type de temps" concerné dans le menu déroulant (ex : Journée travaillée, Astreinte jour)
- Choisir la "Cible" c'est à dire le compteur dans lequel les heures doivent être basculées (sauf pour "Pas de transfert"). Il existe deux types de cibles :
- Des compteurs qui proviennent des "Types de congés et absences" (cf. Créer un compteur de congé)
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A noter : Facultatif : Définir un volume maximum d'heures que le compteur cible ne pourra pas dépasser (majoration incluse) en renseignant le champ "nb d'heures max dans le solde à fin de période du compteur"
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- Un champ "Paye" pour gérer les heures qui doivent être payées. Renseigner pour chaque compteur si besoin, le coefficient multiplicateur à appliquer (ex : avec 100%, 1 d'astreinte = 1h de récupération ou payée, avec 50%, 1 =h = 30 min et avec 150%, 1h = 1h30 min)
- Définir les condition de déclenchement (de ... à, inférieur à, supérieur à) et mettre les heures correspondantes
- Définir si "l'unité de comptage" du temps déclaré est à la journée (cumul des heures effectuées sur la journée et on repart de 0 tous les jours), à la semaine (cumul des heures effectuées sur la semaine) ou à la ligne de saisie
- Choisir le Type de transfert : "Pas de transfert", "Transfert automatique" ou "Transfert manuel"
- Cocher la case "exclure" si vous ne souhaitez pas que ces heures entrent dans le calcul des heures supplémentaires
- Répéter les opérations précédentes si besoin.
- Enregistrer l'horaire.
Étape 3 : Transmettre les éléments à la paie via les EVP
Accès : Espace Admin > Congés & Absences > Définition des champs
- Ouvrir le champ souhaité ou créer un nouveau champ
- Dans "Champ de la plateforme" choisir "Heures supp. et autres majorations"
- Dans "Code Heures supp." qui vient de s'afficher choisir le code qui fait référence au "Temps spécial" créé à l’étape précédente
- Enregistrer
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Étape 4 : Le fonctionnement dans les feuilles de temps
Accès : Module Temps & Activités > Vue manager
- Dans les feuilles de temps, le type de temps "Journée travaillée" va se remplir automatiquement (si la case "par défaut" a été cochée au moment de la création des Temps spéciaux dans l'horaire de travail)
- Dans le tableau "Traitement des heures réalisées", vous retrouvez le détail des heures à transférer
- Au moment de la validation de la feuille, si l'option "transfert automatique " a été choisie, elles passent au statut "transféré"
Étape 5 : Intégration dans la grille des salaires (Éléments Variables de Paie)
Le modèle de grille d'EVP permet de définir les données qui seront exportées pour l'établissement de la paie. Il est possible d'y intégrer des données via la gestion des temps spéciaux.
Accès : module Préparation Paie > Saisie des éléments variables de paie
Dans la grille EVP du mois, vous retrouvez une colonne correspondant au champ EVP créé ou rattaché au temps spécial à l'étape 3.
Mots clés associés à cet article :
Temps spéciaux - types de temps - astreinte - heures supplémentaires - déplacement - trajet - frais kilométriques - habillage - panier repas - heures majorées - EVP - paie - variable - éléments de paie
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