Remonter les notes de frais dans une grille EVP

Eurécia permet de faire remonter les montants des notes de frais de vos collaborateurs dans vos grilles d’Éléments variables de Paie (EVP) afin de les rembourser via la paie.

 

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur de la plateforme Eurécia en tant que responsable du paramétrage.

 

Créer le champ "Note de frais" de votre grille EVP

Il est nécessaire d'ajouter un nouveau champ "Notes de frais" qui sera alimenté par les notes de frais dans votre grille EVP existante.

 

Attention !  Si vous saisissiez manuellement le champ 'Notes de frais' dans vos grilles EVP, vous pouvez modifier le champ existant afin qu'il soit alimenté automatiquement en suivant la procédure ci-dessous. Il est indispensable que toutes vos grilles EVP soit validées avant de faire cette modification.

 

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Éléments variables de paie > Ouvrir Définition des champs

• Je clique sur le bouton 'Nouveau champ paye',
• Je saisis une description qui apparaîtra dans la grille d'EVP,
• Je sélectionne le champ 'Notes de frais' dans 'Champs de la plateforme',
• J'indique dans le champ 'Récupération des notes de frais négatives':
  • 'Déduction sur la paie' : si je souhaite que les notes de frais négatives soient inclues à votre grille EVP et intégrées en paie
  • 'Déduction manuelle sur la note de frais suivante' : si je ne souhaite pas faire remonter les notes de frais avec des montants négatifs. Les notes de frais concernées nécessiteront un traitement manuel.
• Si j'ai plusieurs types de notes de frais, il est possible de choisir quel type doit être remonté uniquement. 
• J'indique un 'code paye' si nécessaire,
• J'enregistre.

 

Rattacher le champ créé à votre grille EVP

Si vous avez besoin d'aide pour créer un nouveau modèle de grille, n'hésitez pas à consulter cet article : Créer un modèle de grille des Éléments Variables de paie.

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Éléments variables de paie > Ouvrir Modèles de grilles

• J'ouvre la grille concernée,
• Je clique sur 'Ajouter un élément variable',
• J'indique 'Remboursement' dans le menu déroulant 'Groupe'. Le groupe crée une en-tête dans la grille d'EVP et l'export Excel.
• Je saisis l'ordre du groupe (numérique) : cela permet de définir dans quel ordre les groupes seront affichés dans la grille d'EVP et l'export Excel.
• Je sélectionne le champ 'Notes de frais',
• Je saisis l'ordre du champ (numérique) : cela permet de définir dans quel ordre les champs seront affichés au sein du groupe, dans la grille d'EVP et l'export Excel.
• Si la case 'Éditable' est cochée, il me sera possible de modifier les valeurs dans chaque nouvelle grille d'EVP. Cette fonctionnalité est incompatible avec 'Ne montrer que les modifications de la période' des champs de la grille d'EVP.
• Je coche 'Exporté' : pour que le champ apparaisse dans l'export Excel de la grille d'EVP
• Je valide la ligne en cliquant sur la coche grise en bout de ligne.
• J'enregistre la grille.

 

 

Exporter vos notes de frais en paie via la grille EVP

A noter : Seules les notes de frais qui sont au statut 'A rembourser' remontent dans votre grille EVP. Il faut donc que la note de frais concernée ait été préalablement validée et passée au statut 'à rembourser'.

 

Saisir les éléments variables de paie

Accès : Préparation Paie > Saisie éléments variables paie

Dans l'onglet 'Général' :

• Je clique sur le bouton 'Nouvelle grille',
• Je saisis une description (généralement le mois et l'année et la structure/département),
• Je sélectionne le modèle de grille précédemment créé ou modifié.
• Je sélectionne un département et/ou une structure (facultatif) pour limiter les salariés présents dans la grille.
• Je définis la période de début et de fin de la grille dans le champ 'Début période' et 'Fin période' pour cadrer les données qui vont remonter dans la grille : les  notes de frais dont la date de fin est comprise dans cette période vont remonter. Eurécia gère les régularisations jusqu'à 12 mois en amont.
• J'enregistre pour que la grille soit prête à être exploitée.

Dans l'onglet 'Données Payes':

• Une nouvelle colonne 'Notes de frais' apparaît,
• Si plusieurs notes de frais ont été créées pour le même utilisateur et la même période, alors les montants seront additionnés.
• Je marque les données pour figer les éléments suivants présents dans la grille : demandes de congé, titres restaurant, heures supplémentaires et autres majorations. Toute nouvelle information relative à ces données apparaîtra dans la grille de la période suivante comme données 'à régulariser'.

   

 

Valider la grille EVP

Il est indispensable de valider la grille EVP tous les mois afin de passer les notes de frais au statut 'Remboursée'. Les données incluses dans une grille validée sont figées. 

• J'ouvre la grille,
• Je coche 'Soumettre à validation' dans l'onglet 'Général',
• J'enregistre,
• Je sélectionne 'Valider', 
• J'enregistre.

Renseigner une date de règlement

Au moment de la validation de votre grille EVP, une fenêtre apparaît vous permettant de renseigner une date de règlement pour vos notes de frais.

 

 

Une fois les données marquées et la grille validée, les notes de frais incluses passent automatiquement au statut 'Remboursée'.

 

Notifier les collaborateurs

Au moment de la validation de la grille vous pouvez choisir de notifier ou non les collaborateurs concernés du remboursement de leurs notes de frais.

A noter : Si vous n'avez pas la possibilité de choisir de notifier ou non vos collaborateurs du remboursements de leurs notes de frais, contactez-nous !

 

Dans la note de frais, la modalité de remboursement apparaît avec les informations : 'Remboursement par Bulletin de paie + date de règlement'.

Il est possible de remettre une grille EVP 'à nouvelle' en cas de besoin. Dans ce cas, les notes de frais repassent au statut 'A Rembourser'. Aucun mail de notification n'est envoyé aux collaborateurs.

 

 

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EVP - grille - éléments variables de paie - remboursement - note de frais - avance - champs - paie - NDF - justificatifs - frais - professionnels - montants