Remonter les notes de frais dans une grille EVP

Eurecia permet de faire remonter les montants des notes de frais de vos collaborateurs dans vos grilles Eléments variables de Paie (EVP) afin de les rembourser via la paie.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur de la plateforme Eurecia en tant que responsable du paramétrage.

 

Créer le champ "Note de frais" de votre grille EVP

Il est nécessaire d'ajouter un nouveau champ "Notes de frais" qui sera alimenté par les notes de frais dans votre grille EVP existante.

Attention !  Si vous saisissiez manuellement le champ 'Notes de frais' dans vos grilles EVP, vous pouvez modifier le champ existant afin qu'il soit alimenté automatiquement en suivant la procédure ci-dessous. Il est indispensable que toutes vos grilles EVP soit validées avant de faire cette modification.

 

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Eléments variables de paie > Ouvrir Définition des champs

• Cliquer sur le bouton 'Nouveau champ paye'
• Saisir une description qui apparaîtra dans la grille d'EVP
• Sélectionner le champ 'Notes de frais' dans 'Champs de la plateforme'
• Indiquer dans le champ 'Récupération des notes de frais négatives':
  • 'Déduction sur la paie' : si vous souhaitez que les notes de frais négatives soient inclues à votre grille EVP et intégrées en paie
  • 'Déduction manuelle sur la note de frais suivante' : si vous ne souhaitez pas faire remonter les notes de frais avec des montants négatifs. Les notes de frais concernées nécessiteront un traitement manuel.
• Indiquer un 'code paye' si nécessaire

 

Rattacher le champ créé à votre grille EVP

Si vous avez besoin d'aide pour créer un nouveau modèle de grille, n'hésitez pas à consulter cet article : Créer un modèle de grille des Eléments Variables de paie.

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Eléments variables de paie > Ouvrir Modèles de grilles

• Ouvrir la grille concernée
• Cliquer sur 'Ajouter un élément variable'
• Indiquer 'Remboursement' dans le menu déroulant 'Groupe'. Le groupe crée une en-tête dans la grille d'EVP et l'export Excel
• Saisir l'ordre du groupe (numérique) : cela permet de définir dans quel ordre les groupes seront affichés dans la grille d'EVP et l'export Excel
• Sélectionner le champ 'Notes de frais'
• Saisir l'ordre du champ (numérique) : cela permet de définir dans quel ordre les champs seront affichés au sein du groupe, dans la grille d'EVP et l'export Excel
• Si la case 'Editable' est cochée, il sera possible de modifier les valeurs dans chaque nouvelle grille d'EVP. Cette fonctionnalité est incompatible avec 'Ne montrer que les modifications de la période' des champs de la grille d'EVP.
• Cocher 'Exporté' : pour que le champ apparaisse dans l'export Excel de la grille d'EVP
• Enregistrer la ligne en cliquant sur la coche grise en bout de ligne
• Enregistrer la grille

 

 

Exporter vos notes de frais en paie via la grille EVP

A noter : Seules les notes de frais qui sont au statut 'A rembourser' remontent dans votre grille EVP. Il faut donc que la note de frais concernée ait été préalablement validée et passée au statut 'à rembourser'.

 

Saisir les éléments variables de paie

Accès : Préparation Paie > Saisie éléments variables paie

Dans l'onglet 'Général' :

• Cliquer sur le bouton 'Nouvelle grille'
• Saisir une description (généralement le mois et l'année et la structure/département)
• Sélectionner le modèle de grille précédemment créé ou modifié
• Sélectionner un département et/ou une structure (facultatif) pour limiter les salariés présents dans la grille
• Définir la période de début et de fin de la grille dans le champ 'Début période' et 'Fin période' pour cadrer les données qui vont remonter dans la grille : les  notes de frais dont la date de fin est comprise dans cette période vont remonter. Eurecia gère les régularisations jusqu'à 12 mois en amont.
• Enregistrer pour que la grille soit prête à être exploitée

Dans l'onglet 'Données Payes':

• Une nouvelle colonne 'Notes de frais' apparaît
• Si plusieurs notes de frais ont été créées pour le même utilisateur et la même période, alors les montants seront additionnés
• Marquer les données pour figer les éléments suivants présents dans la grille : demandes de congé, titres restaurant, heures supplémentaires et autres majorations.Toute nouvelle information relative à ces données apparaîtra dans la grille de la période suivante comme données 'à régulariser'.

   

 

Valider la grille EVP

Il est indispensable de valider la grille EVP tous les mois afin de passer les notes de frais au statut 'Remboursée'. Les données incluses dans une grille validée sont figées. 

• Ouvrir la grille
• Cocher 'Soumettre à validation' dans l'onglet 'Général'
• Enregistrer
• Sélectionner 'Valider' 
• Enregistrer

Renseigner une date de règlement

Au moment de la validation de votre grille EVP, une fenêtre apparaît vous permettant de renseigner une date de règlement pour vos notes de frais.

 

 

Une fois les données marquées et la grille validée, les notes de frais incluses passent automatiquement au statut 'Remboursée'.

 

Notifier les collaborateurs

Au moment de la validation de la grille vous pouvez choisir de notifier ou non les collaborateurs concernés du remboursement de leurs notes de frais.

A noter : Si vous n'avez pas la possibilité de choisir de notifier ou non vos collaborateurs du remboursements de leurs notes de frais, contactez-nous !

 

Dans la note de frais, la modalité de remboursement apparaît avec les informations : 'Remboursement par Bulletin de paie + date de règlement'.

Il est possible de remettre une grille EVP 'à nouvelle' en cas de besoin. Dans ce cas, les notes de frais repassent au statut 'A Rembourser'. Aucun mail de notification n'est envoyé aux collaborateurs.

 

 

Mots-clés associés :

EVP - grille - éléments variables de paie - remboursement - note de frais - avance - champs - paie - NDF - justificatifs - frais - professionnels - montants