Offboarding : Préparer le départ de vos collaborateurs

Eurécia est désormais à vos côtés pour préparer et simplifier les départs de vos collaborateurs avec notre nouvelle fonctionnalité Offboarding !

Bien accueillir vos collaborateurs dans l'entreprise ne suffit plus ! Qu'il s'agisse d'un départ à la retraite, d'une fin de CDD ou d'une démission, il est nécessaire d'accompagner vos collaborateurs jusqu'au dernier jour afin de se quitter dans les meilleures conditions... et peut-être de se retrouver dans quelques temps 😊 ?

 

 

Vous avez besoin de conseils pour réussir votre offboarding ? Notre blog vous donne toutes les infos pour prendre soin de vos collaborateurs jusqu'à leur dernier jour :  Offboarding : l'art de dire aurevoir

 

 

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs et les responsables RH ayant souscrit au module Portail RH.

 

Au programme dans cet article :

• Ça se passe comment dans Eurécia ?
• Lancer le offboarding de votre collaborateur
  • Définir la date de fin de contrat
  • Définir les tâches 
• Suivre le processus de offboarding
  • Accéder à mes tâches offboarding et onboarding
  • Accéder aux collaborateurs sur le départ
  • Visualiser le offboarding d'un collaborateur

 

Ça se passe comment dans Eurécia ?

Le offboarding de votre collaborateur peut être lancé dès que vous renseignez sa date de fin de contrat dans sa fiche salarié. Vous aurez alors la possibilité de définir des tâches à effectuer et de les affecter à vos collègues.

• préparer le solde de tout compte 
• récupérer le matériel informatique, téléphone, etc.
• clôturer les comptes et couper les accès
• organiser le pot de départ 
• archiver le collaborateur dans Eurécia

Les responsables de tâche recevront une notification afin de les alerter de la tâche à effectuer et des échéances à venir. Ils pourront signifier dans Eurécia si la tâche est en cours ou effectuée.

Vous pourrez alors visualiser pour chaque collaborateur l'ensemble du processus de offboarding et identifier simplement les actions effectuées et celles qui restent à effectuer. 

 

Lancer le offboarding de votre collaborateur

Définir la date de fin de contrat

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs > Fiche salarié > Onglet Emploi

 

• J'ouvre la fiche de mon collaborateur et je vais dans l'onglet 'Emploi',
• Je renseigne une date de fin de contrat,
• J'enregistre,

 

• Je sauvegarde la modification dans le dossier de mon collaborateur,
• Je clique sur 'Enregistrer'.

Le bouton 'OFFBOARDING' est maintenant disponible :

 

Définir le parcours de offboarding

A noter : Toutes les informations sur la création et la personnalisation des modèles de offboarding sont dans cet article : Personnaliser vos parcours d’on-offboarding.

• Je clique sur le bouton 'Offboarding',
• Je sélectionne le modèle de Offboarding à utiliser, les tâches associés à ce modèle apparaissent,
• Je peux modifier des tâches prédéfinies en cliquant simplement dessus puis en cliquant sur 'Modifier',
• Je peux ajouter des tâches spécifiques en cliquant sur ' Ajouter une tâche'. Le destinataire de cette tâche sera uniquement une personne nommée. Ces tâches ne seront pas ajoutées au modèle de offboarding utilisé.
• Je clique sur 'Lancer le offboarding'. Les alertes seront envoyées aux responsables de tâches.

 

Il est possible de lancer le offboarding à posteriori depuis la page Portail RH > Pilotage du on/offboarding.

 

Suivre le processus de offboarding

Accéder à mes tâches offboarding et onboarding

Accès : Accueil Eurécia 

Pour plus de rapidité, la page de pilotage du on/offboarding est accessible depuis 'Mes tâches' ou depuis Menu > Portail RH > Pilotage du on/offboarding.

Vous pouvez retrouver l'ensemble de vos tâches de offboarding directement depuis votre page d'accueil :

ou depuis Mon Quotidien RH :

 

Depuis cet écran, vous accédez à:

• tous les offboarding lancés dans l'onglet 'Gérer les on/offboarding'. Je peux accéder aux détails des tâches de ce offboarding en cliquant simplement dessus :

• ainsi qu'à toutes les tâches que vous devez effectuer pour l'ensemble des collaborateurs en période de offboarding dans l'onglet 'Gérer les tâches'. Les administrateurs verront l'ensemble des tâches en cours.

Vous pouvez filtrer les différentes tâches par type de tâches, par responsable et par période.

Vous pouvez aussi indiquer le statut de réalisation des différentes tâches par simple glisser-déposer :

 

 

Le responsable du offboarding sera tenu informé par notification et mail lorsqu'une tâche passe au statut 'terminée'.

 

Accéder aux collaborateurs sur le départ

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs 

• Je peux retrouver simplement tous mes collaborateurs ayant une date de fin de contrat renseigné en sélectionnant collaborateurs sur le départ dans le filtre dédié, 
• Je clique sur 'Afficher'.

A noter : Vous retrouverez ici tous les collaborateurs ayant une date de fin de contrat renseignée dans le futur qu'ils soient archivés ou non.

 

Visualiser le offboarding d'un collaborateur

Si je souhaite savoir où en est le processus de offboarding de votre collaborateur, je peux y accéder depuis le pilotage du on/offboarding ou depuis sa fiche salarié en cliquant sur 'Offboarding'.

• Je peux ajouter ou supprimer des tâches en ouvrant la tâche et en cliquant sur 'Autres actions',
• Je peux modifier le statut d'une tâche,
• Je peux changer la date d'échéance,
• Je peux ajouter une pièce jointe. 

 

Et voilà, vous savez tout 😊 ! 

Avec une bonne préparation et beaucoup de bienveillance, un offboarding réussi deviendra un atout pour votre marque employeur et attention à l'effet 'boomerang' 😉 !

 

 

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