Tout savoir sur l'historique utilisateur

Vous venez de découvrir un nouveau tableau 'Historique collaborateur' dans la fiche salarié > onglet Emploi de vos collaborateurs ?

A quoi sert-il ? Que faut-il faire ? 

On répond ici à toutes vos questions 😊 !

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs d'Eurécia quels que soient les modules souscrits.

 

Au programme dans cet article ?

• L'historique utilisateur : c'est quoi ?
  • Ne pas confondre Historique utilisateur et Dossier salarié
  • Les données historisées
  • La période de validité
• L'historique utilisateur : pourquoi faire ?
  • Vous avez le module Portail RH ?
  • Vous n'avez pas le module Portail RH ?
  • Des incohérences ?
• Comprendre les données des tableaux de bord RH
  • Exporter votre historique des utilisateurs

 

L'historique utilisateur : c'est quoi ?

Ne pas confondre Historique utilisateur et Dossier salarié

L'historique utilisateur ne doit pas être confondu avec le dossier salarié. Il s'agit de deux choses totalement distinctes même si vous retrouverez bien sûr des informations en commun.

 

 

Le dossier salarié, inclus dans le module Portail RH, est un dossier numérique dans lequel sont stockés tous les éléments et documents relatifs aux RH et à la paie. Il assure le suivi des informations et de l'évolution d'un collaborateur depuis son recrutement jusqu'à sa sortie. Il est personnalisable et vous pouvez choisir les données archivées.

 

L'historique utilisateur est un historique des différentes données qui ont été enregistrées pour chaque collaborateur. Il s'agit de données brutes qui sont utiles au système pour effectuer des calculs et des rapports. Les catégories ne sont pas personnalisables.

Certaines données seront donc présentes dans les deux tableaux et d'autres non ! C'est normal 😊!

 

AVEC module PORTAIL RH : Lors de la sortie de cette fonctionnalité, nous avons récupéré toutes les données enregistrées dans le dossier salarié du Portail RH pour créer l'historique de vos collaborateurs.   SANS module PORTAIL RH : Votre historique utilisateur ne comprend que les données existantes à l'instant T. Il se construira petit à petit lors des ajouts ou modifications que vous effectuerez sur vos fiches salariés.

 

Les données historisées

L'historique utilisateur est créé automatiquement à chaque modification de l'un des éléments suivants de votre fiche salarié :

• archivage,
• département,
• structure,
• fonction,
• contrat de travail,
• statut professionnel,
• type d'activité,
• date d'entrée dans la société,
• date de début de contrat,
• date de fin de contrat,
• qualification,
• coefficient,
• pourcentage d'activité,
• salaire mensuel brut,
• salaire annuel brut,
• civilité,
• nationalité,
• date de naissance.

 

Une nouvelle ligne sera donc ajoutée à chaque modification même si vous n'archivez pas l'information dans le dossier salarié du Portail RH. 

 

 

AVEC MODULE PORTAIL RH Les éléments modifiés, ajoutés ou supprimés directement dans le dossier salarié du Portail RH, ne seront pas conservés dans l'historique utilisateur.

 

La période de validité

La période de validité permet de déterminer la période d'application de vos données : par exemple la date d'application d'un salaire ou d'une modification de temps plein à temps partiel qui n'entraine pas forcément la génération d'un nouveau contrat.

Par défaut, le système renseigne la date à laquelle la modification a été faite mais il est tout à fait possible de la modifier.

 

L'historique utilisateur : pourquoi faire ?

Vous avez le module Portail RH ?

Ce nouvel historique permet au système d'effectuer des rapports de données à date. Tous les rapports du tableau de bord RH tiennent compte des informations conservées dans cet historique.

Vous pourrez donc créer de nombreux rapports et graphiques comprenant les données de votre société à la date ou la période choisie et ainsi pouvoir analyser plus finement les informations.

La liste de tous les tableaux de bord RH proposés par Eurécia ?

• Pyramide des âges
• Répartition homme / femme
• Répartition par département
• Répartition par âge
• Répartition par nationalité
• Répartition par fonction
• Répartition par statut professionnel
• Répartition par contrat de travail
• Répartition par temps de travail
• Evolution de l'effectif
• Evolution de l'âge

 

Vous n'avez pas le module Portail RH ?

Pour le moment, seuls les rapports du tableau de bord RH prennent en compte les données conservées dans l'historique salarié mais ne vous inquiétez pas, on ne vous oublie pas 😊! Les rapports des autres modules viendront bientôt, eux aussi, se baser sur votre historique collaborateur.

Et puis, si jamais vous décidez de souscrire au module Portail RH un peu plus tard, votre historique sera déjà créé. Et hop, facile !

 

L'historique utilisateur : quoi faire ?

Vous n'avez rien à faire ! Absolument rien !

 

Ou du moins normalement...

Les données s'enregistrent et se classent toutes seules et automatiquement. Il n'est donc pas nécessaire d'intervenir dessus sauf si vous constatez des incohérences.

 

Des incohérences ?

Accès : Espace admin > Salariées & Utilisateurs > Fiche salarié > Onglet Emploi > Rubrique Historique Utilisateur

Des incohérences peuvent se créer en cas d'erreur de saisie. Par exemple, si vous avez enregistré la fiche de votre collaborateur avec une mauvaise date de début de contrat ou globalement avec une mauvaise information.

Dans ce cas, il est possible de modifier directement les données dans le tableau :

• Vous pouvez corriger directement les données dans la ligne concernée.
• Vous pouvez supprimer la ligne créée par erreur.
• Vous pouvez ajouter des lignes d'historiques en cliquant sur '' en veillant à ce que les périodes de validité ne se chevauchent pas.

 

Nos conseils  Les périodes de validité doivent se succéder sans interruption sauf en cas d'interruption de contrat. Les périodes de validité ne peuvent pas se chevaucher.

 

 

Comprendre les données des tableaux de bord RH

Au sein du module Portail RH, vous pouvez retrouver vos tableaux de bord RH qui vous permettent de suivre en un clin d'œil vos effectifs, votre taux d'absentéisme et de nombreux rapports RH afin d'optimiser la gestion de vos effectifs.

• une date de début de contrat ou une date d'entrée non renseignée ou incluse dans la période demandée.
• et une date de fin de contrat non renseignée ou située après la période demandée.

Les effectifs sont calculés d'après les dates de début et de fin de contrat de vos collaborateurs ; il tient compte de l’historique et de l'archivage des salariés.

 

Dans les tableaux de bord de suivi des effectifs de type 'évolution', le rapport se basera sur les données historisées à la date de fin de la période demandée.

 

Exporter votre historique des utilisateurs

Il est possible d'exporter sous excel la totalité des données historisées dans Portail RH > Tableau de bord RH > Rapports Excel > Historique des utilisateurs.

 

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