Suivi des badgeages (Nouvelle version)

Le module Temps & Activités permet, en tant que manager, de visualiser en temps réel les badgeages de ses collaborateurs depuis une interface dédiée.

Cet article vous présente comment accéder au suivi des badgeages, comment l'interpréter et comment l'utiliser au quotidien pour détecter rapidement les retards, oublis ou absences imprévues.

Qui est concerné par cet article ?

Les managers ayant des collaborateurs équipés d'une badgeuse physique.

Au menu de cet article : 

• À quoi sert le suivi des badgeages ?
• Prérequis et accès
• Comprendre l'affichage en temps réel
• Gérer les anomalies et les absences non prévues

À quoi sert le suivi des badgeages ?

Le suivi des badgeages permet aux managers de suivre en temps réel les pointages de leurs collaborateurs et d'identifier rapidement :

• les retards ou badgeages hors plage horaire,
• les oublis de badgeage,
• les absences non prévues,
• les présences en cours.

Vous pouvez ainsi intervenir rapidement, par exemple en contactant le collaborateur concerné ou en créant une demande d'absence directement depuis l'interface.

Conditions d'accès

Le suivi des badgeages est accessible uniquement si :

• votre société dispose d'une badgeuse physique souscrite (Fiche société > Abonnement > Badgeuse physique) ;
• le collaborateur a une badgeuse physique configurée dans son profil Temps & Activités.

Seuls les collaborateurs ayant une badgeuse physique active dans leur profil remontent dans l'interface. Si vous modifiez le profil d'un collaborateur en cours de mois (par exemple en lui ajoutant une badgeuse le 24 du mois), il n'apparaîtra dans le suivi qu'à partir de cette date, et non rétroactivement.

Accéder au suivi des badgeages

Temps & Activités > Validation des feuilles de temps

Le suivi des badgeages se trouve dans le menu Validation des feuilles de temps, via un bouton dédié situé dans le header de la page.

• Vous pouvez naviguer entre les jours à l'aide des flèches ou d'un sélecteur de date.
• Seules la date du jour et les dates passées sont accessibles ; il n'est pas possible de consulter une date future.
• Par défaut, l'interface s'ouvre sur la date du jour.

Comprendre l'affichage en temps réel

Pour chaque collaborateur visible, l'interface affiche :

• son horaire théorique, représenté en permanence par des traits violet clair ;
• ses badgeages réels (arrivée et départ), affichés automatiquement dès leur enregistrement, en traits violet foncé.

Si une flexibilité (tolérance) est appliquée à un badgeage, c'est l'heure retenue après application de la flexibilité qui est affichée dans le suivi, et non l'heure exacte du badgeage physique.

Le tableau ci-dessous résume les statuts possibles et leur code couleur :

Lorsque plusieurs statuts pourraient s'appliquer à un même collaborateur, c'est l'ordre de priorité suivant qui détermine le statut affiché : absence non prévue, puis anomalie, puis présent. Une absence non prévue prime donc toujours sur les autres statuts.

Gérer les anomalies et les absences non prévues

Anomalies de badgeage

Un badgeage situé en dehors de la plage de travail attendue (en tenant compte d'une éventuelle flexibilité) est automatiquement signalé en orange, avec une indication du motif, par exemple « retard » ou « hors plage ».

Absences non prévues

Si un collaborateur ne badge pas à l'un de ses horaires attendus, il est immédiatement signalé en rouge avec le statut absence non prévue.

Depuis l'interface, vous pouvez alors créer directement une demande d'absence pour ce collaborateur. Cette action n'est proposée que si le collaborateur est en situation d'absence non prévue et que le module Congés & Absences est installé dans votre société.

Accéder à la feuille de temps d'un collaborateur

Pour chaque collaborateur, un bouton « … » vous permet d'ouvrir directement sa feuille de temps afin d'effectuer une correction si nécessaire.

Filtrer l'affichage

Pour faciliter le suivi sur un périmètre large, vous pouvez filtrer la liste des collaborateurs par :

• société,
• structure,
• département,
• collaborateur,
• statut (présent, absence non prévue, anomalie…).

Par défaut, tous les collaborateurs sont affichés. Notez que les statuts ne se cumulent pas : si vous filtrez sur « Anomalie », un collaborateur en absence non prévue qui présente également une anomalie n'apparaîtra pas dans les résultats, car seul le statut prioritaire (absence non prévue) lui est attribué.

Limites actuelles

• Le suivi des badgeages n'est pour l'instant pas disponible en vue mobile.