Importación de los gastos realizados por tarjeta profesional

Para automatizar el proceso de entrada de notas de gastos relacionado con el uso de tarjetas profesionales, Eurécia ofrece la posibilidad de crearlas automáticamente a través una importación de 'extracto tarjeta profesional'. 

 

¿A quiénes se refiere este artículo?

Los administradores como responsables de la configuración de la plataforma Eurécia.

 

Funcionamiento de la importación de gastos

La importación se realiza mediante un archivo cifrado, del cual sólo los últimos 4 caracteres son visibles en caso de error de importación.

1. Los empleados realizan los pagos con su tarjeta profesional
2. El banco recibe las informaciones de los pagos 
3. Se crean automáticamente los extractos, que se guardan en un servidor FTP.
4. El administrador de la plataforma o el contable recibe el archivo 
5. El archivo esta integrado en Eurécia, y crea automáticamente las notas de gastos. 

 

Prerrequisitos

Para realizar esta importación, 4 parámetros son indispensables. 

Rellenar una tarjeta profesional en la ficha de los empleados concernidos 

Acceso: Espacio Admin > Parámetros generales > Trabajadores y usuarios, Abrir 

• Abrir la ficha de cada empleado concernido
• En la pestaña 'Empleo', vaya a la sección 'Forma de pago'
• Haga clic en  para añadir un tarjeta profesional o para rellenar las informaciones y marque 'Tarjeta sociedad'  

 

Definir un perfil de notas de gastos por defecto

Acceso: Espacio Admin > Parámetros generales > Trabajadores y usuarios, Abrir

• Abrir la ficha de cada empleado concernido
• En la pestaña 'Reglas', vaya a la sección 'Notas de gastos'
• Asignar un perfil de notas de gastos por defecto

Autorizar poder utilizar este gasto varias veces al día

Acceso : Espacio Admin > Notas de gastos > Perfiles y Grupos, Abrir 

• Abrir el perfil concernido
• En cada gasto, vaya a la sección 'Controles de la entrada' 
• Marcar 'Autorizar este tipo de gasto varias veces al día' para evitar los bloqueos en caso de varias entradas. 

Activar el menú 'Importación extracto tarjeta profesional'

Acceso : Espacio Admin > Notas de gastos > Medios de pago > Importar los gastos

Asistencia Este menú solo debe ser activado para la persona que va a realizar la importación (el administrador o el contable). Para activarlo, por favor póngase en contacto que le Servicio de Asistencia.

 

• Haga clic en 'Importar los gastos'
• Seleccione 'tarjeta profesional' 
• Haga clic en 'Importar un archivo'
• Seleccione un modelo de importación si ya existe 
• Haga clic en 'Carga del archivo'
• Verifique que todo este bien rellenado
• Haga clic en 'Realizar la importación'
• Si no es así, corríjalo, haga clic en el botón  'Actualizar el modelo' y 'Inicializar importación' 

Las notas de gastos que crean automáticamente gracias a la importación. Los usuarios deben abrir las notas de gastos y rellenar los tipos de gastos y las informaciones que faltan y someterlas a validación. 

Si hay otros gastos realizados con medios de pago personales, es posible añadir gastos en la misma nota de gastos o crear una adicional.

 

Palabras clave asociadas a este artículo:

Notas de gastos - Reembolso de los gastos profesionales - Gastos profesionales - gastos de viajes - colaborador - equipo - Manager - gastos kilométricos - importación de gastos - medio de pago - tarjeta profesional - extracto