Funcionamiento del OCR (reconocimiento óptico de caracteres)

La opción del OCR permite ahorrar tiempo al rellenar una nota de gastos. El OCR permite traducir una imagen en texto.

El texto en los justificantes de los gastos (fotos, o archivos) está reconocido para pre-rellenar el gasto. El usuario solo tiene que verificar y completar el gasto. 

 

¿A quién va dirigido este artículo?

A todos los usuarios de la plataforma Eurécia. 

 

Funcionamiento del OCR

Activar o desactivar el OCR

Para activar o desactivar la funcionalidad :

• Haz clic en  
• Marca o no la casilla 'reconocimiento automático de justificante'
• El software guarda su elección y lo deja activado para las próximas notas 

Para desactivar el reconocimiento únicamente para un gasto: 

• Crear una nueva nota de gastos
• Haz clic en 'Desactivar' :

 

Utilizar el OCR

• Crear una nota de gastos o abrir una que ya existe 
• Crear un nuevo gasto 
• Añadir un justificante en el gasto
• Algunos campos se rellenan automáticamente, en verde
• Verificar y completar las otras informaciones
• 'Guardar'

 

Informaciones que pueden ser reconocidas por el OCR

 Los campos que pueden ser pre-rellenados :

• La fecha del gasto
• El tipo de gasto 
• El total del IVA incluido
• Los importes del IVA 
• La divisa del gasto

 

¿Cómo funciona el OCR ?

El OCR de Eurécia se basa en palabras claves presentes en los justificantes para determinar el tipo de información que debe identificar. Por ejemplo, detectará los términos 'Restaurante', 'Desayuno' 'Peaje'. 

Estas palabras están igualmente relacionadas con el tipo de gasto que previamente hemos configurado en Eurécia en el perfil de notas de gastos. 

El tratamiento de las demás informaciones no se inicia hasta que no se ha determinado el tipo de gasto: la fecha, el importe, incluido el IVA, el IVA y la moneda.

¡Atención!  Si la detección del tipo de gasto no ha funcionado Eurécia rellena la fecha del día y las otras informaciones tienen que ser rellenadas manualmente.

 

Preguntas frecuentes

¿Añadir un justificante después de haber rellenado el gasto puede suprimir lo que ya estaba entrado previamente a mano? 

No.

Si el usuario ha empezado a rellenar su nuevo gasto, añadir un justificante inicia el reconocimiento. Solo los campos vacíos serán automáticamente rellenados. 

El OCR ya no se activa al seleccionar un justificante en el formulario "Nuevo gasto" si el usuario ha introducido datos en todos los campos que pueden ser reconocidos por el OCR.

 

¿Puedo reiniciar manualmente el OCR?

El reconocimiento automático no puede ser reiniciado manualmente.

Solo el hecho de añadir un justificante en un nuevo gasto lo reinicia.

Es posible añadir el justificante cuando se crea la nota de gasto. 

 

¿El OCR se reinicia para los justificantes globales de la nota de gasto? 

No, el OCR solo se reinicia en los justificantes de cada gasto. 

 

¿Cuales son los formatos reconocidos ?

Los formatos de archivos mostrados en la pantalla y reconocidos por el OCR: 

• JPG / JPEG
• PNG
• GIF / Animated GIF
• BMP

El formato PDF se muestra correctamente aunque contiene varias paginas, pero no beneficia del reconocimiento automático. 

El tamaño adecuado para una imagen es de 1024*768 et el tamaño máximo es de 4 Mo.

 

Los formatos de fecha reconocidos son : 

• 31-12-2019
• 31/12/2019
• 31.12.2019
• 31/12/19
• 31-12-19
• 31.12.19
• 31ENE20
• 31 enero 2020
   

Palabras clave asociadas a este artículo:

Notas de gastos - Reembolso de los gastos profesionales - Gastos profesionales - gastos de viajes - colaborador - equipo - justificantes - facturas - reconocimiento óptico de caracteres - ROC - OCR - Optical Character Recognition