Exporter les dépenses validées vers la comptabilité

L'export comptable des dépenses permet de générer un fichier à intégrer dans le logiciel de comptabilité. Ce fichier peut être au format standard Excel ou à un format spécifique pour le logiciel de comptabilité cible.

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que gestionnaire RH, ou le comptable.

Export comptable des dépenses

Accès : Notes de frais > Analyse des dépenses / Export compta

Choix des dépenses à exporter

Dans la zone de filtrage :

• Restreindre si besoin à un département ou une structure spécifique
• Sélectionner la 'Période' à exporter (ex. : 'ce mois-ci')
• Sélectionner le 'Statut' des demandes à exporter, généralement 'Validée' ou 'A rembourser' ou 'Remboursée' suivant le processus interne de contrôle et de paiement des notes de frais
• Vérifier que la 'Marque' des dépenses soit bien 'aucune marque'
• Cliquer sur 'Afficher' 

Exporter au format Excel standard

• Cliquer sur le bouton 'Export Excel' à droite

• Choisir l'export souhaité
• Un fichier au format .xls se télécharge automatiquement
• Récupérer le fichier
• Cliquer sur le bouton 'Actions'
• Sélectionner tous les éléments
• Marquer comme 'Exporté en compta' ou 'Ordre de virement à effectuer'

• Cliquer sur 'Confirmer' dans la pop-up de confirmation

Cela permet d'indiquer au logiciel que les dépenses ont été envoyées vers la comptabilité. Elles ne seront pas proposées lors du prochain export. Les dépenses disparaissent du détail des dépenses car la zone de filtrage est positionnée sur la marque 'aucune marque'. 

Exporter au format spécifique du logiciel

• Cliquer sur le bouton 'Export Comptable' à droite

• Sélectionner la date d’écriture comptable souhaitée, celle-ci-sera alimentée dans le fichier généré
• Renseigner le type de marquage qui sera effectué dans 'marquer tous les éléments de la liste comme' ('exporté en compta' est conseillée)
• Cliquer sur le 'Export comptable'
• Le fichier exporté s'est téléchargé sur le poste

L'export apparaît maintenant dans l'historique des exports situé en bas de la page. Il est possible de télécharger de nouveau le fichier en cliquant sur le trombone :

Pour accéder à la liste des exports au format paie et comptabilité : Les exports vers la paie et la comptabilité.

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - export des dépenses validées - export comptable - envoi des notes de frais remboursées en comptabilité - export Excel - analyse des dépenses