Importer les dépenses réglées par cartes affaires

Afin d'automatiser le processus de saisie des notes de frais en lien avec l'utilisation des cartes affaires, Eurécia offre la possibilité de les créer automatiquement via un import de relevés de cartes affaires mis à disposition par les banques. 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

Fonctionnement de l'import des dépenses

L'import se fait à l'aide d'un fichier crypté, dont seuls les 4 derniers caractères sont visibles en cas d'erreur de l'import.

1. Les salariés effectuent leurs paiements avec leur carte affaire
2. La banque reçoit des informations quant à ces paiements
3. Elle crée automatiquement des relevés, qui sont stockés sur un serveur FTP
4. L'administrateur de la plateforme ou le comptable réceptionne un fichier d'import
5. Le fichier est intégré au sein d'Eurécia, qui créé automatiquement les notes de frais

Prérequis

Pour pouvoir réaliser ce type d'import, 4 paramètres sont indispensables.

Renseigner une carte affaire dans la fiche salarié des utilisateurs concernés

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs

• Ouvrir la fiche de chaque salarié concerné
• Dans l'onglet 'Emploi', aller à la rubrique 'Mode de paiement'
• Cliquer sur le bouton  pour ajouter une carte affaire, ou compléter les informations et cocher la case correspondant à la colonne 'Carte Société'

Définir un profil de notes de frais par défaut

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs

• Ouvrir la fiche de chaque salarié concerné
• Dans l'onglet 'Règles', aller à la rubrique 'Note de frais'
• Attribuer un profil par défaut au salarié

Autoriser plusieurs saisies par jour

Accès : Espace Admin > Note de Frais > Ouvrir Profils et Regroupements 

• Ouvrir le profil de notes de frais concerné
• Dans chaque dépense, aller à la rubrique 'Contrôle à la saisie'
• Cocher la case 'Autoriser ce type de dépense plusieurs fois par jour' pour éviter les blocages en cas de notes de frais multiples

Activer le menu 'Import relevés cartes affaires'

Accès : Espace Admin > Note de Frais > Moyens de paiement > Importer les dépenses

• Cliquer sur le bouton 'Importer les dépenses'
• Sélectionner l'import 'Carte affaire'
• Cliquer sur le bouton 'Importer un fichier'
• Sélectionner un modèle d'import s'il est déjà créé
• Télécharger le fichier d'import
• Cliquer sur le bouton 'Charger le fichier'
• Vérifier que le mapping soit correct
• S'il le résultat convient, cliquer sur le bouton 'Lancer l'import'
• Si ce n'est pas le cas, le rectifier puis cliquer sur le bouton 'Mettre à jour le modèle', et enfin, 'Lancer l'import'

Les notes de frais se créent automatiquement grâce à l'import. Les utilisateurs doivent ensuite les ouvrir et renseigner les types de dépenses et les informations manquantes pour les soumettre à validation.

S'il y a d'autres dépenses effectuées avec des moyens de paiements personnels, il est possible de rajouter des dépenses sur cette même note de frais ou alors d'en créer une supplémentaire.

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement - dépenses professionnelles - Frais professionnels - Tri des dépenses - rembourser - Frais KM - Import Cartes Affaires - Import des dépenses -  Règlement par Carte Affaire