Import de données : Intégration automatique des dépenses réglées par cartes affaires  ^{Administrateur New NDF}

 

Afin d'automatiser le processus de saisie des notes de frais en lien avec l'utilisation des cartes affaires, Eurécia offre la possibilité à ses administrateurs de les créer automatiquement via un import de relevés de cartes affaires mis à disposition par les banques. 

  Ce fichier est crypté et les 4 derniers caractères sont visibles uniquement en cas d'erreur de l'import.

 

Les salariés effectuent leurs paiements avec leur carte Affaire, la banque reçoit des informations quant à ces paiements et crée automatiquement des relevés, qui sont stockés sur un Serveur FTP.

L'administrateur de la plateforme, interne à votre société, ou votre comptable réceptionne un fichier d'import qu'il intègre au sein d'Eurécia qui créé, automatiquement, les notes de frais.

Pour pouvoir réaliser ce type d'import, 4 paramètres sont indispensables : 

 

• Renseigner une carte affaire dans la fiche salarié des utilisateurs concernés. Dans la rubrique "Informations Personnelles", au sein du paragraphe 'Moyens de paiement', cliquer sur le bouton "  " compléter les informations et cocher la case correspondant à la colonne "Carte Société".

Accès : Note de Frais > Espace Admin > Fiche Salarié/utilisateur

 

• Modifier le profil de note de frais utilisé par défaut.

 

Accès : Note de Frais > Espace Admin > Profils et regroupements 

Dans le cadre 'Contrôle à la saisie' :

• Cocher la case " Plusieurs saisies journalières autorisées" pour éviter les blocages en cas de notes de frais multiples :

• Activer le menu "Import relevés cartes affaires" dans l'administration du module "Note de frais".

Accès : Note de Frais > Espace Admin > Import relevé Carte Affaire

 

  Ce menu ne doit être activé uniquement pour le profil de la personne qui va procéder à l'import, l'administrateur ou le comptable. Pour l'activer, se rapprocher du Service d'Assistance Clients Eurécia.

 

Accès : Note de Frais > Espace Admin > Import relevé Carte Affaire

 

 

• Cliquer sur le bouton "Importer un nouveau fichier",
• Sélectionner  "Carte affaire",
• Cliquer sur le bouton "Importer un fichier",
• Sélectionner un modèle d'import, s'il est déjà créé, ou le créer le cas échéant,
• Télécharger le fichier d'import,
• Cliquer sur le bouton "charger le fichier",
• Vérifier que le mapping soit correct.

S'il le résultat vous convient, cliquer sur le bouton "Lancer l'import".
Si ce n'est pas le cas, le rectifier puis cliquer sur le bouton "Mettre à jour le modèle", et enfin, "Lancer l'import".
 

Les notes de frais se créent automatiquement grâce à l'import. Les utilisateurs doivent ensuite les ouvrir et renseigner les types de dépenses  et les informations manquantes pour les soumettre à validation.

 S'il y a d'autres dépenses effectuées avec des moyens de paiements personnels, il est possible de rajouter des dépenses sur cette même note de frais ou alors d'en créer une supplémentaire.

 

Bonne utilisation ! 

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement des dépenses pro - Frais professionnels - Demande prise en charge des dépenses de déplacement - empreinte carbone - Tri des dépenses - Affichage montant dans le paramétrage des notes - Filtres et options d'affichage - Méthode de calcul - Somme des dépenses à rembourser - Frais KM - Distance kilométriques parcourue et remboursée - Nombre de kilomètres - Import Cartes Affaires - Imports des dépenses -  Règlement par Carte Affaire