Importer des soldes de congés

Eurécia permet d'importer en masse les soldes de congés de vos collaborateurs afin d'initier des compteurs ou d'effectuer des régularisations.

 

Assistance Si cette fonctionnalité n'est pas activée, n'hésitez pas à nous contacter !

 

Qui est concerné par cet article ?

   

L'administrateur de la plateforme Eurécia en tant que responsable du paramétrage.

 

Comment importer les soldes de congés ?

Prérequis : préparer votre fichier d'import

Accès : Congés & Absences > Vue manager > Compteurs équipes

• Réaliser un export de vos compteurs et conserver ce document qui vous permettra de retrouver facilement les données existantes avant import
• Faire une copie de ce fichier qui servira de modèle d'import et enregistrer le au format .csv (séparateur point-virgule). Si vous utilisez ce fichier, il faut retirer la ligne 1 qui est vierge.
• Conserver uniquement les colonnes nécessaires (obligatoirement la colonne mail OU matricule qui servira de clé d'import)
• Procéder aux modifications
• Enregistrer

 

A noter : La clé d'import peut être le matricule du salarié OU l'email, mais à aucun moment les deux.

 

Charger le fichier

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Import manuel de données

• Cliquer sur 'Nouveau'
• Sélectionner l'import 'Solde des congés' dans le menu déroulant
• Renseigner une description (facultatif)
• Cliquer sur 'Choisir un fichier' et sélectionner votre fichier au format .csv
• Cocher si besoin la case 'Mettre un élément à jour s'il existe déjà' : utile si vous souhaitez régulariser des compteurs existants
• Cliquer sur 'ETAPE 3 - Charger le fichier'

Le logiciel vient alors de prendre en compte les données du fichier d’import. En dessous du formulaire, apparaît une liste des éléments importables.

 

Mappage des données

• Choisir la clé d'import

Indiquer si l'import doit se baser sur le matricule ou le mail et indiquer dans quelle colonne de votre fichier se situe cette information.

La colonne 'Prévisualisation' vous indique, à titre d'exemple, quelle sera la valeur retenue pour la première ligne de votre fichier.

 

 

• Indiquer la date des soldes de congé

C'est à dire la date à laquelle vous souhaitez que les données importées soient prises en compte par le système.

Attention, si vous indiquez une date dans le passé, toutes les absences posées ou annulées après cette date seront ajoutées ou retranchées aux données que vous importez.

 

• Mapping

Dans les colonnes 'Types de congés' et 'période', indiquer les compteurs  et la période que vous souhaitez modifier ou créer.

Dans les colonnes suivantes (Nombre de droits acquis, nombre de droits pris,...), indiquer si nécessaire le libellé de la colonne de votre fichier d'import.

Par exemple, ici nous souhaitons modifier le nombre de jours pris sur le compteur Congés Payés 2020. La colonne de mon fichier d'import se nomme 'Travaillés'. Je laisse les autres colonnes vierges car je ne souhaite pas les modifier.

 

 

Importer les données

Une fois le mapping correctement effectué :

• Cliquer sur 'Prévisualisation' situé en bas de la liste de mapping. Ce bouton permet d'afficher le résultat de l'import qui va être réalisé.
• Contrôler la cohérence du résultat avec ce que vous attendez
• Cliquer enfin sur le bouton 'Lancer l’import' situé au dessus de 'Prévisualisation de l'import'
• Un compte-rendu d’import détaillé fait état des anomalies s'il y en a

 

 

Mots clés associés à cet article :

Import - soldes de congés - fichier d'import - mapping - éléments - régularisation - globale - masse - correction - initialisation - création - compteur