Préparer le départ d'un salarié qui utilise le module Congés & Absences

Lorsqu'un salarié quitte votre société, il y a 4 étapes à effectuer dans Eurécia au niveau du module Congés & Absences pour préparer son départ en toute simplicité.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur ou le responsable RH en charge des arrivées et départs des collaborateurs.

 

Au programme dans cet article :

• Étape 1 : date de départ du salarié
• Étape 2 : traiter les demandes de congés en cours et les soldes de congés du salarié
• Étape 3 : vérifier que les soldes coïncident avec la paie
• Étape 4 : archiver le salarié

 

Étape 1 : Indiquer la date de départ du salarié

Accès : Espace admin > Salariés & utilisateurs > Fiche Salarié > onglet Emploi

• Aller dans la rubrique 'Contrat'
• Renseigner le champ 'Date de fin de contrat'
• Renseigner le motif de fin de contrat (facultatif)

Si le salarié part en cours de période de congés, la date de départ permet de calculer le prorata des droits à congés dont le salarié bénéficiera (dans le cas où les congés sont acquis chaque fin de mois/semaine). 

• Enregistrer

A noter : le salarié ne pourra plus se connecter à Eurécia une fois sa date de fin de contrat passée.

 

Étape 2 : Traiter les demandes de congés en cours et les soldes de congés du salarié

Pour que le solde des congés soit correct, il convient de s'assurer que toutes les demandes de congés soient bien validées ou refusées/annulées et qu'aucune absence n'est posée postérieurement à la date de fin de contrat du salarié.

 

Accès : Module Congés & Absences > Vue Manager > Validation des demandes

 

 

Dans la zone de filtrage :

• Choisir le salarié concerné
• Sélectionner le statut 'A valider' : si des demandes apparaissent, les valider ou les refuser (ou demander au manager de les traiter)
• Sélectionner le statut 'Prévisionnelle' : si des demandes apparaissent, contacter le salarié pour savoir s'il souhaite poser les journées, puis les valider ou les refuser (ou demander au manager de les traiter)

 

Étape 3 : Vérifier la cohérence des soldes avec la paie

Accès : Module Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs Équipe

• Choisir le salarié concerné dans la zone de filtrage

Pour les congés à cumul mensuel ou hebdomadaire

Il convient d'utiliser l'information située dans la colonne 'Solde simulé à fin de période'. Eurécia calcule alors le prorata des 'droits restants à acquérir' en fonction de la date de départ du salarié (visibles dans la colonne du même nom), et déduit les congés posés sur la fin de la période.

Contrôlez le solde. En cas de différence, vérifiez le mode de calcul de la proratisation des congés en consultant cet article : Acquisition de congés d'un salarié qui part en cours de mois

 

Pour les congés se cumulant en début de période

Il convient d'ouvrir un compteur sur lequel il reste des droits au salarié. Calculer manuellement le prorata des droits acquis par le salarié, puis corriger les droits acquis dans le compteur si nécessaire en modifiant la case 'droits acquis à ce jour'. Saisir un commentaire de régularisation de type 'Départ du salarié le 10/115' et enregistrer le compteur.
Consulter le solde simulé à fin de période pour obtenir le solde de congés du salarié.

 

Remettre les compteurs à zéro

Il est possible que des droits portent sur plusieurs périodes ou plusieurs types de congés, le salarié n'ayant pas forcément consommé les congés des années précédentes.

Si c'est le cas, les congés restant sont généralement payés dans le solde de tout compte du salarié.

Penser donc, après le paiement, à solder les compteurs (mettre à 0) au cas ou celui-ci serait amené à revenir. Si vous avez besoin d'aide pour cette manipulation, consultez : Modifier le solde du compteur de congés d’un salarié.

Dans le cas contraire, si le salarié revient, plus tard, les compteurs seront repris, tel quel, proposant le solde restant le jour de son départ.

 
Étape 4 : Archiver le salarié

Afin de ne plus voir le salarié dans les différentes interfaces, une fois que tous les traitements sur ce salarié ont été réalisés (heures supplémentaires, notes de frais, etc.), il faut archiver le salarié.

Au départ de votre collaborateur, il est conseillé de l'archiver au lieu de le supprimer.

Celui-ci ne sera plus comptabilisé pour la facturation mais vous conserverez tout de même l'historique lié.

 

Accès : Portail RH > Annuaire salarié > Fiche salarié > onglet Administration

• Décocher la case 'Utilisateur'
• Cocher la case 'Utilisateur archivé'
• Enregistrer

 

Mots clés associés à cet article : 

Départ - démission - licenciement - fin de contrat - solde - solde de tout compte - compteurs - congés - régularisation - demandes - absences - rupture - archiver - supprimer - utilisateur