Valider une demande de travail exceptionnel

Dans Eurécia, il existe non pas une, mais bien trois manières de valider/refuser les demandes de travail exceptionnel.

 

Qui est concerné par cet article?

L'administrateur de la plateforme au sein de votre société ainsi que les managers en tant que responsable d'équipe.

 

Valider une demande de travail exceptionnel

Accès : Temps & Activités > Validation des demandes
  

Ouvrir la demande en cliquant sur le bouton "Ouvrir cette demande"

Un tableau des majorations potentielles (sur les heures supplémentaires, les heures de nuit, les jours non travaillés et les jours fériés) apparaît alors en fonction du paramétrage de l'horaire de travail du salarié concerné. Si proposé dans le tableau, il est possible de modifier le choix du créateur de la demande afin de redéfinir vers quel compteur (de récupération ou paye) les heures réellement effectuées seront transférées. Cette modification sera alors tracée dans les étapes de validation de la demande.

Le total des heures à effectuer dans la semaine additionne : les heures théoriques de l'horaire de travail + les heures demandées et validées + heures de la demande (en cours de traitement).

Les demandes réalisées sur la même semaine que la demande sont également affichées à titre informatif.

Les demandes réalisées simultanément par le salarié sont également affichées à titre informatif.

• Cliquer sur le bouton "Valider" ou "Refuser" en haut ou en bas à droite de la demande
• Si vous cliquer sur "Refuser", saisir obligatoirement un commentaire pour justifier le refus.
• Si la demande est validée, il est possible de créer directement un événement dans le Planning Ressources via le bouton prévu à cet effet. La demande se crée sur le planning par défaut de l'utilisateur.

 

Attention !  Le bouton "Plus d’infos" permet de demander des informations complémentaires à l'émetteur de la demande et de lui renvoyer la demande. L'émetteur est notifié par email et peut de nouveau soumettre sa demande une fois les informations complétées.

 

 

Valider ou refuser la demande sans l'ouvrir

• A droite, en bout de chaque ligne de demande de travail exceptionnel, se trouvent deux boutons correspondants à "Valider cette demande" ou "Refuser cette demande"
• Cliquer sur votre choix

Valider ou refuser en masse depuis la vue manager

• Cocher les demandes à valider (à gauche de chaque ligne ou via la fonctionnalité Tout cocher / Tout décocher en bas de page)
• Sélectionner "Valider" dans la liste déroulante du bas de page
• Une fenêtre apparaît pour valider l’action en cours. Cliquer sur confirmer.

A la validation ou au refus de la demande, un email de notification est envoyé aux acteurs concernés.
Ce processus est valable également pour soumettre à validation, refuser ou annuler plusieurs demandes d’absence en une seule action.
 

A noter : Il est possible que vous ne soyez pas responsable de la validation finale de la demande et que les boutons s’appellent ‘Validation intermédiaire’. La demande suit alors le circuit de validation défini et est envoyée au responsable suivant avant d’être définitivement acceptée.  Suivant la taille de la société, il est possible de définir jusqu'à 5 niveaux de validation.

 

Mise en application

Pour vérifier que la demande de travail n'excède pas le temps maximum autorisé, l'application se base sur le temps de travail théorique, congés déduit.
Cela concerne à la fois la durée sur la journée et sur la semaine.

Donc, si le collaborateur ne peut demander à travailler plus de 40 heures sur une semaine,
- qu'il travaille 8 heures par jour,
- qu'il a posé un jour de congé,

Le temps théorique, congé déduit, est de 32H : il peut donc demander à travailler 08:00 de plus, mais pas 08:01.

Si le collaborateur travaille 8 heures le lundi
- qu'il pose une matinée de congé (4 heures)
- qu'il ne peut déclarer plus de 10 heures de travail le lundi

Le temps théorique, congé déduit, est de 4H ce lundi : il peut donc demander à travailler 06:00 de plus le lundi en question, mais pas 06:01.

 

 

Mots clés associés à cet article :

Temps et activités - feuilles de temps - demandes de travail exceptionnel - demande - validée - heures supplémentaires - planning - horaires