Vous avez des questions concernant la signature électronique 🤔 ?
Vous trouverez ici toutes les réponses (ou presque) à vos interrogations ! Notre équipe support se tient bien sûr à votre écoute en cas de besoin !
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs et responsables RH en charge des documents salariés
Toutes les questions de cette FAQ :
- Qu'est ce qu'une signature électronique ?
- Quelle est la valeur légale d'une signature électronique ?
- Quel est le format de document que je peux signer électroniquement ?
- Une signature électronique est-elle visible sur un document ?
- Est-ce que je peux déléguer la signature électronique ?
- Est-ce que les signataires doivent obligatoirement avoir un numéro de téléphone mobile ?
- Comment parapher mes documents ?
- Est-ce que je peux signer mes documents en masse ?
- Quel est le délai avant expiration d'une signature ? Peut-on relancer les signataires ?
- Quel est le délai de validité du code SMS ?
- Que faire en cas de non réception du code par SMS ?
- J’ai atteint le nombre maximum autorisé de codes SMS générés pour ma signature. Comment faire ?
- Comment annuler une signature en cours ?
- Comment refuser de signer un document ?
Qu'est ce qu'une signature électronique ?
La législation (et notamment l’article 1367 du code civil) définit la signature électronique comme l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache .
L’écrit sous forme électronique est admis comme preuve, au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que la personne dont il émane puisse être dûment identifiée et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
La signature électronique Universign a été développée pour être en parfaite conformité avec ce cadre légal.
Quelle est la valeur légale d'une signature électronique ?
La signature électronique possède la même valeur légale que la signature manuscrite. Ce procédé permet à un signataire de donner la preuve de son consentement sur le contenu d’un document et prouve :
- L’intégrité du document signé : vous avez la certitude que le contenu ne sera pas modifié à votre insu ;
- L’identification du signataire : la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.
Quel est le format de document que je peux signer électroniquement ?
Il est possible de signer tout type de document au format PDF uniquement.
Il n'y a pas de nombres de page maximal mais la taille du fichier ne doit pas dépasser 10Mo.
Une signature électronique est-elle visible sur un document ?
Non, la signature électronique correspond à un nombre ou une suite de nombres. En effet, l'opération de signature électronique s'applique à un fichier mais est également liée à la personne qui a fait l'acte de signer.
Certains logiciels comme Adobe Acrobat Reader vérifient automatiquement chaque signature à l'ouverture du document et affichent un message visuel de validation :
ainsi qu'un pavé de signature apposé sur le document :
De manière moins visible :
- en cliquant sur le pavé de signature, un message atteste de la validité de la signature
- en cliquant sur le bouton 'Propriétés de la signature', on obtient le message suivant :
- en cliquant sur le bouton "Afficher le certificat du signataire" , il est possible d'afficher et de vérifier le certificat utilisé pour la signature et son approbation par la EUTL dans la colonne "Approbation" :
Est-ce que je peux déléguer la signature électronique ?
La signature électronique ne se substitue pas aux délégations.
Si une tierce personne signe les documents à votre place dans le cadre d'une délégation de signature, celle-ci doit être mentionnée dans le cadre de la signature électronique.
Est-ce que les signataires doivent obligatoirement avoir un numéro de téléphone mobile ?
Oui, c'est la seule limite de fonctionnement. Un téléphone fixe n'est pas rattaché à une personne physique mais à un foyer. Il ne permet donc pas l'identification du signataire.
Comment parapher mes documents ?
La notion de paraphe n’existe pas en tant que telle. En effet, une signature apposée à un seul endroit du document garantit l’intégrité de toutes les pages de celui-ci.
Il n'est pas non plus nécessaire de prévoir plusieurs blocs de signature par une même personne sur un même document. Avec la signature électronique, l'intégralité du document est signé.
Est-ce que je peux signer mes documents en masse ?
Non, il n'est pas possible de signer électroniquement en masse. Chaque document doit être signé individuellement.
Quel est le délai avant expiration d'une signature ? Peut-on relancer les signataires ?
La transaction de signature doit être finalisée maximum 14 jours après sa date de sa création. Une fois ce délai passé, elle sera expirée et inaccessible. Une nouvelle transaction devra être créée.
Il est possible de relancer les signataires depuis le portail Universign (web app). Dans le tableau de bord, cliquer sur "Relancer" devant le signataire concerné.
Quel est le délai de validité du code SMS ?
Le code SMS envoyé est valable 24 heures. Une fois ce délai passé, il est possible d'ouvrir le lien du mail, d'accéder à la page de signature et de cliquer sur 'Renvoyer'.
Que faire en cas de non réception du code par SMS ?
J'ai cliqué sur 'Signer' mais je ne reçois pas le code par SMS. Plusieurs cas sont possibles :
- le numéro de téléphone est erroné : je contacte mon manager ou mon administrateur Eurécia afin qu'il vérifie que le numéro de téléphone renseigné est correct
- le numéro expéditeur du SMS est considéré comme spam suite à une demande de 'Stop SMS' : il faut appeler l'opérateur pour débloquer les SMS ayant comme expéditeur 'Universign'
- le réseau du prestataire SMS est saturé : je clique sur 'Renvoyer'. A chaque envoi de SMS, le code sera envoyé sur un réseau mobile différent
J’ai atteint le nombre maximum autorisé de codes SMS générés pour ma signature. Comment faire ?
Il est possible de générer 3 codes SMS par jour pour une même signature électronique. Ensuite, il faudra attendre 24 heures pour pouvoir regénérer un nouveau code SMS.
En cas d'urgence, la seule solution sera de créer une nouvelle 'campagne' de signature et annuler la précédente. Des mails d'invitation à signer seront à nouveau envoyés à tous les signataires même s'ils ont déjà signé.
Comment annuler une signature en cours ?
Vous ne souhaitez plus qu'un document envoyé à signature soit signé ?
Vous pouvez annuler les demandes de signature en cours depuis le portail Universign.
Dans le tableau de bord, cliquer sur la croix rouge sur la signature concernée.
Les signatures annulées ne seront pas décomptées de votre pack de signatures.
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Les signatures finalisées ne peuvent pas être annulées. |
Comment refuser de signer un document ?
Vous avez reçu un mail vous invitant à signer un document mais vous ne souhaitez pas finaliser cette signature ?
Il est possible d'ouvrir le lien du mail, d'accéder à la page de signature et de cliquer sur 'Refuser'.
En outre, au bout de 14 jours, sans action de votre part, la session de signature expire et ne peut plus être finalisée.
Mots clés associés à cet article :
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