La signature électronique des documents RH

Gain de temps, économie de papier, dématérialisation, la signature électronique arrive chez Eurécia 😊!

En partenariat avec notre tiers de confiance Universign, vous pouvez désormais signer et faire signer électroniquement tous vos documents : contrat de travail, attestation, avenant, entretien professionnel... !

 

 

La signature électronique vous intéresse ? Vous ne disposez pas encore de cette fonctionnalité ? Vous souhaitez plus d'informations ? Contactez-nous ! Vous trouverez toutes les informations ainsi qu'une super démonstration dans notre webinar consacré à la création de modèles de document et à la signature électronique : WEBINAR / Signature électronique et création de documents

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs et responsables Rh en charge des documents salariés

 

Au programme dans cet article :

• La signature électronique - quésako ?
  • Et comment ça fonctionne ?
  • Universign ?
• Activer la signature électronique d'un document
• Renseigner les signataires
• Et ensuite ?

 

Temps de lecture estimé : 4 minutes

 

La signature électronique - quésako ?

La signature électronique permet de signer vos documents avec la même valeur légale que la signature manuscrite.

Cette fonctionnalité permet à un signataire de donner la preuve de son consentement sur le contenu d’un document. Il prouve aussi :

• L’intégrité du document signé, vous avez la certitude que le contenu ne sera pas modifié à votre insu ;
• L’identification du signataire, ou la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.

En signant vos documents PDF électroniquement vous accélérez et simplifiez vos démarches et procédures.

 

Et comment ça fonctionne ?

Lorsque vous déposez un document PDF dans le dossier salarié de vos collaborateurs sur Eurécia, vous avez la possibilité d'activer la signature électronique. Les personnes devant signer le document recevront un mail où ils pourront lire et consulter le document. S'ils souhaitent le signer, ils recevront un code de sécurité par SMS qui attestera de leur identité. Une fois la signature apposée, le document sera signé avec la même valeur légale qu'une signature manuscrite.

 

Universign ?

Universign est un Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS. Il a été l’un des premiers lauréats des Visas de Sécurité de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information). 

Il apporte toutes les garanties de sécurité, notamment juridiques, afin d’offrir des services de signatures électroniques conférant une valeur probante aux documents signés conformément à la réglementation européenne.

 

Activer la signature électronique d'un document

Accès : Portail RH > Dossier Salarié > Ajouter un élément

 

A noter : Vous avez besoin de plus d'informations sur l'ajout d'un document dans le dossier salarié ou sur la génération automatique de document ? Consultez ces articles 😊 ! Ajouter un document dans le dossier salarié Créer un modèle de document

• Je sélectionne mon salarié
• Je renseigne les informations liées à ce document : date de début/fin d'application, description, valeur, catégorie, alerte mail
• J'importe un document au format pdf ou je génère un nouveau document à partir d'un de mes modèles
• J'active le bouton 'Signature électronique':

 

Renseigner les signataires

Toutes les personnes indiquées seront invitées à signer le document. Chaque signataire équivaut à une signature. Les signatures sont uniquement décomptées de votre pack si elles aboutissent.

• Par défaut, le collaborateur concerné est automatiquement renseigné comme signataire. Il ne peut être supprimé
• J'ajoute des signataires en cliquant sur  .
• Je choisis le nouveau signataire dans le menu déroulant.
• L'email renseigné par défaut est l'email personnel du collaborateur, utile pour le process de Onboarding notamment. L'email par défaut peut être modifié.
• Le numéro de téléphone renseigné par défaut est le numéro de téléphone mobile. Il peut être modifié. Attention, le numéro doit obligatoirement être celui d'un téléphone mobile pouvant recevoir des SMS. Les numéros de mobile étrangers sont acceptés sans surcout.
• Je peux modifier l'ordre des signatures en cliquant sur les flèches 'haut' et 'bas'.
• Je place ensuite les signatures sur mon document là où elle doivent être apposées par glisser/déposer (si mon document fait plusieurs pages, il est préférable de positionner les signatures à la dernière page du document).

 

• Je clique ensuite sur 'Enregistrer + Envoyer mon document à la signature'

 

Et ensuite ?

• Les signataires vont recevoir à l'adresse email indiquée un courriel de Signature Service (noreply@universign.eu) les invitant à consulter et signer le document.
• En cliquant sur le lien présent dans le mail, les signataires pourront consulter le document.
• Une fois lu, ils cochent la case 'J'ai lu et j'accepte le document de XX page(s) ci-dessus'.
• Une nouvelle page s'affiche vous permettant de signer le document :

• Les signataires reçoivent instantanément un code à 4 chiffres par SMS d'Universign sur leur téléphone mobile. Ce code est valable 24h. 
• Ce code doit être renseigné sur la page. Les signataires tracent alors leur signature dans l'encadré dédié et cochent les cases d'acceptation du service.
• Ils cliquent ensuite sur 'Signer'.
• Le document est signé avec la même valeur légale qu'une signature manuscrite.

Les documents signés ainsi que toutes les informations de signature sont conservés 15 ans par Universign.

 

Suivre l'avancement des signatures

Accès : Portail RH > Dossier salarié

Vous pouvez suivre l'avancement des signatures directement dans le dossier salarié en ouvrant l'élément concerné.

 

 

Astuce : La synchronisation des signature "en cours" est automatique à chaque ouverture du dossier salarié.  Aussi, si la signature apparait toujours 'en cours' sur Eurécia alors que vos collaborateurs ont signé leur documents, vous pouvez vous rendre dans votre espace Universign pour obtenir davantage de détails sur l'avancement des signatures.

 

Suivre l'avancement des signatures sur mon espace Universign

Vous pouvez suivre l'avancement de vos signatures et accéder à des fonctionnalités complémentaires depuis votre espace Universign accessible depuis cette adresse https://login.universign.com/authn/login.

Vos identifiants et mot de passe vont ont été communiqué par votre consultant !

 

 

Notre conseil ? Toutes les réponses à vos questions concernant la signature électronique 😊? C'est par ici : FAQ : Signature électronique !

 

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