Cet article s'adresse à :
Module concerné :
⚠️ Attention
Le nouveau module Gestion Formation fonctionne de manière indépendante du module Formations. Les actions effectuées dans l'un n'ont aucun impact sur l'autre.
Certaines formations obligatoires doivent être renouvelées à intervalles réguliers (SST, habilitations électriques, CACES, etc.). Un oubli de renouvellement peut engager la responsabilité de l'employeur en cas d'accident du travail. Le tableau « Formations à renouveler » centralise le suivi de ces échéances, calcule automatiquement leur statut et alerte les bonnes personnes avant expiration : fini le suivi manuel dans un fichier Excel 😊
Au programme dans cet article :
- Configurer une formation « à renouveler »
- Clôturer une session pour déclencher le décompte
- Consulter le tableau « Formations à renouveler »
- Comprendre les statuts calculés
- Agir depuis le tableau
- Les alertes automatiques
- Ce qu'il faut savoir avant de démarrer
Configurer une formation « à renouveler »
Pour qu'une formation entre dans le suivi des renouvellements, elle doit être marquée « à renouveler » avec une durée de validité exprimée en années. Trois façons de renseigner cette information :
- Depuis le catalogue, lors de la création ou de la modification d'une formation.
- Lors d'un ajout manuel d'une formation passée pour un ou plusieurs collaborateurs, depuis le suivi des formations.
- Via l'import en masse, en complétant les deux colonnes dédiées du modèle d'import du suivi des formations.
À noter : la durée de validité sert uniquement à calculer automatiquement la date d'expiration (date de fin de formation + durée de validité). Elle ne remplace pas la date de réalisation, qui reste renseignée normalement.
Clôturer une session pour déclencher le décompte
Une fois la date d'une session passée, celle-ci passe automatiquement au statut « À clôturer ». La clôture est une action manuelle de l'administrateur.
Clôturer une session a deux effets :
- Si la formation est à renouveler, le décompte de la date d'expiration démarre (date de fin de formation + durée de validité).
- Les informations de la session sont figées (budget, collaborateurs, etc.) : la session passe en lecture seule.
Besoin de remodifier une session clôturée ?
Il est possible de la déclôturer à tout moment pour la rendre à nouveau modifiable. Attention : la déclôture n'annule pas le décompte du renouvellement déjà lancé, la date d'expiration calculée reste inchangée.
Consulter le tableau « Formations à renouveler »
Accès : Menu > Gestion Formation > Formations à renouveler
Ce tableau de pilotage liste, pour chaque collaborateur, les formations à renouveler et leur échéance.
La visibilité varie selon le profil :
- Admin Talent : vue sur l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise.
- Manager Talent : vue limitée à son équipe directe (N-1). Les niveaux hiérarchiques inférieurs (N-2, N-3…) ne sont pas visibles.
Le tableau peut être filtré par :
- Recherche textuelle
- Statut
- Type d'action
- Société
- Structure
- Département
Un bouton « Exporter » permet de récupérer le tableau filtré au format Excel.
Comprendre les statuts calculés
Le statut de chaque ligne est calculé automatiquement à partir de la date d'expiration :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Planifiée | La session existe mais n'a pas encore été clôturée. |
| Valide | La formation est en cours de validité, l'échéance est à plus d'un an. |
| Expire dans moins d'un an | L'échéance approche mais reste supérieure à 6 mois. |
| Expire dans moins de 6 mois | L'échéance est comprise entre 3 et 6 mois. |
| Expire dans moins de 3 mois | L'échéance est imminente. |
| Expiré | La date d'expiration est dépassée : la formation doit être renouvelée sans délai. |
Agir depuis le tableau
Depuis chaque ligne du tableau, il est possible de :
- Envoyer la formation vers un plan de formation, en la rattachant à une action existante ou en créant une nouvelle action — pour lancer concrètement le renouvellement.
- Supprimer définitivement la formation du tableau des renouvellements, si elle n'a plus lieu d'être suivie.
- (Manager) Faire une demande de formation pour un collaborateur de son équipe, directement depuis le tableau.
⚠️ Attention : la suppression depuis ce tableau est définitive et irréversible. Elle n'a en revanche aucun impact sur l'historique du collaborateur, qui reste consultable dans le suivi des formations.
Les alertes automatiques
Un rappel mensuel (e-mail + notification in-app) informe des échéances à venir dans les 6 prochains mois :
- Admin Talent : reçoit la liste de toutes les formations de l'entreprise concernées.
- Manager Talent : reçoit uniquement les formations de son équipe directe.
À noter : le rappel est envoyé automatiquement le 15 de chaque mois, pour un horizon fixe de 6 mois. Ces deux paramètres ne sont pas personnalisables.
Ce qu'il faut savoir avant de démarrer
- Habilitations sur la fiche salarié : non couvertes à ce stade. Seules les formations gérées via le module Gestion Formation sont concernées.
- Passeport Prévention : la génération du PDF réglementaire (formations SST) n'est pas incluse.
- Pas de matrice habilitations × métiers : aucune détection automatique des formations manquantes par poste.
- Module Compétences : un renouvellement ne met pas automatiquement à jour une compétence associée.
- Dédoublonnage limité : une même formation suivie plusieurs fois n'est fusionnée en une seule ligne que si elle est liée au catalogue. Une formation saisie hors catalogue peut apparaître en double.
Mots clés : formation · renouvellement · à renouveler · durée de validité · expiration · échéance · SST · habilitation · électrique · CACES · clôture · déclôture · session · statut · valide · expiré · rappel · alerte · tableau de pilotage · gestion formation
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