Élaborer le plan de formation aide à préparer l'année à venir (ou la période souhaitée). Il permet d'identifier les formations à mettre en place, les collaborateurs concernés, ainsi que les coûts prévisionnels et les financements mobilisables.
Qui est concerné par cet article ?
L'administrateur de la plateforme Eurécia au sein de votre société.
Dans Eurécia, le plan de formation se construit progressivement :
➡️ Le plan constitue la base (ex : Plan de formation 2026).
➡️ Il regroupe une ou plusieurs actions de formation (ex : Formation « Manager à distance »).
➡️ Chaque action peut être déclinée en une ou plusieurs sessions, organisées à des dates précises (ex : session de mars pour l'équipe commerciale, session d'avril pour les managers).
Au programme dans cet article :
- Créer le plan de formation
- Ajouter des actions de formation au plan
- Établir un budget par action
- Ajouter des sessions aux actions de formation
- Inscrire des collaborateurs aux sessions
- Gérer une session et informer les inscrits
- Établir un budget par session
- La gestion du budget global du plan
- Annuler une action de formation
- Réactiver une action annulée
- Exporter le plan
Une fois créé, le plan de formation peut être complété directement par saisie manuelle (comme détaillé ci-dessous), ou alimenté à partir des demandes de formation selon les modalités présentées dans cet article 😊
Créer le plan de formation
Accès : Gestion Formation > Plan de formation
Cliquez sur "Créer", renseignez le nom du plan et sa période, puis cliquez sur "Continuer" :
La page suivante permet de définir le budget global alloué au plan ainsi que les types de coûts et de financements à utiliser :
Le budget alloué correspond au montant total consacré au plan. S'il n'est pas encore connu, il pourra être renseigné plus tard. Les types de coûts et de financements peuvent être définis dès maintenant — ils seront ensuite proposés automatiquement lors de la création des actions et des sessions.
⚠️ À noter : Le type de coût coût pédagogique est toujours présent et ne peut pas être modifié. Les autres types restent entièrement personnalisables.
Une fois les paramétrages terminés, cliquez sur "Ajouter le plan" :
Le plan est créé 🎉 Il est alors possible d'ajouter des actions et/ou des sessions dès à présent, ou plus tard selon le besoin.
Ajouter des actions de formation au plan
Une action de formation correspond à un programme global visant un objectif pédagogique précis. Elle peut être déclinée en plusieurs sessions à des dates différentes, pour différents groupes.
Depuis le menu Plan de formation, entrez dans le plan souhaité, puis cliquez sur Ajouter :
Renseignez les informations relatives à l'action :
⚠️ À noter
- Les champs avec un astérisque rouge sont obligatoires pour valider cette première partie.
- Les modifications apportées à l'action n'affectent pas la formation existante dans le catalogue — elles s'appliquent uniquement à l'action créée dans le plan.
Une fois les champs obligatoires renseignés, cliquez sur Continuer pour passer à la partie budget :
À cette étape, il est possible de choisir si le coût pédagogique et les financements sont gérés par action ou par session. Lorsque la gestion se fait par action, le coût pédagogique peut être saisi directement. Le budget global restant du plan s'affiche à droite et se met à jour automatiquement :
Une fois le budget complété, cliquez sur Continuer. Il devient possible de rattacher les collaborateurs immédiatement (sélectionnez "Oui") ou plus tard (sélectionnez "Non"), puis cliquez sur Ajouter l'action :
Modifier une action de formation
Des ajustements restent possibles à tout moment. Cliquez sur l'icône d'édition associée à l'action concernée :
Transférer l'action vers un autre plan
Depuis l'action, ouvrez le menu d'édition, puis sélectionnez "Transférer vers un autre plan" :
Choisissez le plan de destination, puis cliquez sur "Déplacer".
⚠️ Attention : Le transfert recalcule le budget du plan d'origine et supprime définitivement les coûts et financements de l'action transférée. Il sera nécessaire de les renseigner à nouveau dans le nouveau plan.
Établir un budget par action
Lors de la création d'une action, le choix se fait entre une gestion du budget par action ou par session :
Lorsque le budget est géré par action, le coût pédagogique peut être indiqué dès la création. Les financements se complètent ensuite dans l'encart "Budget de l'action de formation" une fois l'action créée :
Le total se met à jour instantanément dès que les montants sont renseignés :
Ajouter des sessions aux actions de formation
Une session de formation correspond à la mise en œuvre concrète d'une action, organisée pour un groupe donné, à des dates précises.
Pour ajouter une session, ouvrez l'action depuis le plan, déroulez l'encart Sessions, puis cliquez sur Ajouter :
Renseignez les informations de la session et ses dates, puis cliquez sur Continuer :
La session est créée 🎉 Les collaborateurs pourront y être rattachés à tout moment.
Inscrire des collaborateurs aux sessions de formation
Lors de l'ajout de la session, choisissez si les collaborateurs sont rattachés immédiatement ("Oui") ou plus tard ("Non") :
Lorsque des collaborateurs sont rattachés, il est possible de décider si une notification doit leur être envoyée dès l'inscription en cochant la case prévue à cet effet :
Une fois l'opération terminée, cliquez sur "Ajouter la session". Le statut de la session est ensuite défini automatiquement selon les dates : Planifiée (dates à venir), En cours (démarrée, date de fin non atteinte) ou Réalisée (dates passées).
Gérer une session de formation et informer les inscrits
Dans la session, ouvrez l'encart "Collaborateurs dans la session". Pour chaque collaborateur, il est possible de l'inscrire, le transférer vers une autre session, le supprimer, le notifier, ou lui ajouter une convocation (avec ou sans notification) :
Lorsque plusieurs collaborateurs sont concernés, il est possible de sélectionner tout ou partie des lignes pour appliquer une action en masse :
Si un mail de notification d'inscription leur est envoyé, les collaborateurs concernés recevront un mail de création d'un évènement Outlook/Gmail également 😊
💡 Besoin d'annuler une action et ses sessions ?
Si une action doit être suspendue sans être supprimée définitivement, vous pouvez l'annuler. L'historique, les participants et les coûts sont conservés, et toutes les sessions actives sont annulées automatiquement. Consultez la section Annuler une action de formation pour la marche à suivre.
Établir un budget par session
Si l'action a été configurée avec une gestion du budget par session, cette information apparaît dans l'encart "Budget de l'action de formation" :
Une fois les sessions créées, ouvrez la session souhaitée en cliquant sur la ligne correspondante :
Complétez le coût pédagogique ainsi que les différents coûts par collaborateur :
Ajoutez ensuite les financements liés à la formation :
⚠️ À noter : Les types de coûts et de financements peuvent être ajustés lors de la création du plan. Si besoin, la modification peut aussi se faire directement depuis la session grâce au raccourci disponible à l'écran :
La gestion du budget global du plan
Le budget global se définit lors de la création du plan et reste accessible à tout moment depuis l'onglet Budget global :
Cet onglet centralise les informations essentielles : budget prévu, dépenses engagées, montants prévisionnels et financements associés. Il permet de suivre l'utilisation du budget en un coup d'œil.
Que contient le budget global ?
Le budget alloué au plan correspond à l'enveloppe globale disponible pour l'ensemble des actions. L'avancement du budget offre une vue à date des montants dépensés, prévisionnels et du budget restant avec une barre de progression 😊 Les coûts et financements regroupent les coûts des actions et les financements externes (OPCO, CPF, autres), affichés séparément.
Comment s'alimente le budget global ?
Le budget global se met à jour à partir des actions et des sessions, selon le mode de gestion choisi. Dans chaque action, la case "Budget dépensé" permet d'indiquer si le montant doit être comptabilisé comme dépensé ou conservé en prévisionnel :
Lorsque la case n'est pas cochée, les montants restent en prévisionnel :
Lorsque la case est cochée, les montants sont comptabilisés comme dépensés et la vue globale se met à jour :
Impact des annulations sur le budget
Les coûts des actions et sessions annulées restent visibles dans les tableaux de budget, mais sont exclus des calculs prévisionnels tant que l'annulation est active. Le budget disponible est donc recalculé automatiquement.
À la réactivation, les montants réintègrent automatiquement le budget prévisionnel.
Annuler une action de formation
Accès : Gestion Formation > Plan de formation > [Votre plan] > Menu contextuel de l'action
Qu'est-ce que l'annulation ?
L'annulation n'est pas une suppression. L'action reste visible dans le plan avec son historique complet, ses participants et ses coûts. Elle est simplement marquée au statut "Annulée" (tag rouge) et passe en lecture seule, ainsi que toutes ses sessions. La suppression définitive reste toujours disponible séparément.
Annuler une action de formation
Depuis le plan de formation, ouvrez le menu contextuel de l'action concernée et cliquez sur "Annuler l'action" :
Une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez renseigner un motif d'annulation (optionnel, 300 caractères maximum), puis confirmer :
⚠️ Effet en cascade
Annuler une action annule automatiquement toutes ses sessions actives, avec le même motif appliqué. Il n'est pas possible d'annuler une action tout en conservant certaines de ses sessions actives.
L'action affiche alors le tag "Annulée" (en rouge). Survolez-le pour consulter le motif d'annulation si un motif a été renseigné :
Ce que devient une action annulée
- Elle est en lecture seule : aucune modification, inscription de participant ou création de session n'est possible.
- Ses coûts restent visibles dans les tableaux budgétaires, mais sont exclus des calculs prévisionnels.
- Elle reste filtrable par statut "Annulée" dans le plan de formation.
⚠️ Notification des participants
Les collaborateurs inscrits aux sessions annulées reçoivent automatiquement un email et une notification in-app — à condition qu'ils aient préalablement été notifiés de leur inscription. Si l'inscription avait été effectuée sans notification, l'annulation ne déclenche aucune communication.
💡 Retrouver les actions annulées
Utilisez le filtre par statut "Annulée" dans le plan de formation pour afficher uniquement les actions concernées.
Réactiver une action annulée
Accès : Gestion Formation > Plan de formation > [Votre plan] > Menu contextuel de l'action annulée
Qu'est-ce que la réactivation ?
La réactivation est l'opération inverse de l'annulation. Elle remet l'action au statut correspondant à ses dates (À planifier, Planifiée, En cours…) et réactive automatiquement toutes ses sessions annulées. Le motif d'annulation est définitivement effacé et les coûts réintègrent le budget prévisionnel.
Depuis le plan de formation, ouvrez le menu contextuel de l'action annulée et cliquez sur "Réactiver l'action" :
Une fenêtre s'ouvre. Vous pouvez choisir de notifier ou non les participants des sessions concernées :
⚠️ Points importants à connaître
- Réactivation en cascade : réactiver une action réactive toutes ses sessions annulées, sans distinction. Il n'est pas possible de réactiver uniquement certaines sessions.
- Motif perdu : le motif d'annulation est définitivement supprimé à la réactivation. Il n'existe pas d'historique des motifs passés.
- Action réservée aux administrateurs : l'annulation et la réactivation ne sont pas accessibles aux managers ni aux collaborateurs.
Ce qui se passe à la réactivation
- Le statut de l'action est recalculé automatiquement selon ses dates.
- Toutes les sessions annulées sont réactivées automatiquement.
- Le motif d'annulation est supprimé définitivement.
- Les coûts réintègrent le budget prévisionnel du plan.
- L'action et ses sessions ne sont plus en lecture seule : modifications et inscriptions redeviennent possibles.
Exporter le plan
L'export génère une version Excel du plan, structurée et réutilisable : idéal pour le diffuser aux parties prenantes, l'archiver ou analyser les données (budgets, participants, actions prévues). Pour exporter, ouvrez le plan concerné puis cliquez sur Exporter :
Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Cliquez sur Exporter pour lancer le téléchargement :
Quelques instants plus tard, l'export est disponible dans vos notifications. Cliquez dessus pour télécharger le tableau Excel complet avec toutes les données du plan 😊
Mots clés : plan de formation · action · session · budget · financement · collaborateurs · export · créer · gestion formation · coût pédagogique · annuler · annulation · réactiver · réactivation · motif · statut · lecture seule
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.