Élaborer le plan de formation aide à préparer l’année à venir (ou la période souhaitée). Il permet d’identifier les formations à mettre en place, les collaborateurs concernés (et leurs noms lorsqu’ils sont déjà connus), ainsi que les coûts prévisionnels et les financements mobilisables.
Qui est concerné par cet article ?
L'administrateur de la plateforme Eurécia au sein de votre société.
Dans Eurécia, le plan de formation se construit progressivement :
➡️ Le plan constitue la base (par exemple : Plan de formation 2026).
➡️ Il regroupe une ou plusieurs actions de formation (par exemple : Formation « Manager à distance »).
➡️ Chaque action peut ensuite être déclinée en une ou plusieurs sessions, organisées à des dates précises (par exemple : session de mars pour l’équipe commerciale, session d'avril pour les managers).
Au programme dans cet article :
Une fois créé, le plan de formation peut être complété directement par saisie manuelle, comme détaillé ci-dessous, ou bien alimenté à partir des demandes de formation, selon les modalités présentées dans cet article 😊
Créer le plan de formation
Accès : Gestion Formation > Plan de formation
Une fois dans le menu, cliquez sur Créer, renseignez ensuite le nom du plan ainsi que sa période, puis cliquez sur Continuer :
La page suivante permet de définir le budget global alloué au plan ainsi que les types de coûts et de financements à utiliser :
Le budget alloué correspond au montant total consacré au plan de formation. S’il n’est pas encore connu, il pourra être renseigné plus tard.
Les types de coûts et de financements peuvent être définis dès maintenant. Ils seront ensuite proposés automatiquement lors de la création des actions et des sessions.
A noter : le type de coût coût pédagogique est toujours présent et ne peut pas être modifié. Les autres types restent entièrement personnalisables selon les besoins.
Une fois les paramétrages terminés, vous pourrez cliquer sur Ajouter le plan :
Le plan est maintenant créé ! 🎉
Il vous est alors possible d'ajouter des actions de formation et/ou de sessions dès à présent, ou plus tard selon le besoin. 🥳
Ajouter des actions de formation au plan
Une action de formation correspond à un programme global visant un objectif pédagogique précis. Elle peut ensuite être déclinée en plusieurs sessions à des dates différentes, pour différents groupes.
Depuis le menu Plan de formation, entrez dans le plan souhaité, puis cliquez sur Ajouter :
Les informations relatives à l’action peuvent ensuite être renseignées :
A noter :
- Les champs avec un astérisque rouge doivent être remplis pour valider cette première partie.
- Les modifications apportées à l’action n’affectent pas la formation existante dans le catalogue. Elles s’appliquent uniquement à l’action créée dans le plan.
Une fois les champs obligatoires renseignés a minima, cliquez sur Continuer pour passer à la partie budget :
Ici, il vous est possible de :
- Choisir si le coût pédagogique et les financements doivent être gérés par action ou par session.
- Lorsque la gestion se fait par action, saisir directement le coût pédagogique.
Sur la droite de l’écran, le budget global restant du plan apparaît. Cette information permet de suivre les montants encore disponibles.
Lorsque le coût pédagogique est saisi à cette étape, le budget global se met automatiquement à jour.
Par exemple, si un coût pédagogique de 1 500€ est saisi pour l’action et que le budget alloué au plan est de 250 000€, le budget restant est recalculé automatiquement :
Une fois le budget complété, cliquez sur Continuer. Il devient alors possible de rattacher les collaborateurs immédiatement, ou de le faire plus tard :
Si les collaborateurs doivent être ajoutés immédiatement, sélectionnez Oui, puis cliquez sur Ajouter l’action :
Si les collaborateurs doivent être ajoutés plus tard, sélectionnez Non, puis cliquez sur Ajouter l’action.
Et voilà, l’action de formation est créée ! 🎉💪
Modifier une action de formation
Une fois l’action créée, des ajustements restent possibles à tout moment. Pour modifier une action, vous pouvez cliquer sur l’icône d’édition associée à l’action concernée :
Si l’action doit être rattachée à un autre plan, vous pouvez utiliser l’option de transfert disponible dans le même menu.
Transférer l'action vers un autre plan
Depuis l’action, ouvrez le menu d’édition, puis sélectionnez Transférer vers un autre plan.
Ainsi, vous pourrez choisir vers quel plan existant l'action est à transférer et cliquer sur Déplacer.
⚠️ Cela aura pour effet de recalculer le budget du plan dans lequel se trouve l'action mais aussi de supprimer définitivement les couts et financements de l'action transférée. Il sera donc nécessaire de les établir à nouveau, en retrouvant l'action dans le nouveau plan.
Etablir un budget par action
Lors de la création d'une action, le choix se fait entre une gestion du budget par action ou par session :
Lorsque le budget est géré par action, le coût pédagogique peut être indiqué dès la création de l'action. Les financements, eux, se complètent ensuite dans l’encart Budget de l'action de formation une fois l'action créée :
Quand les montants de financements sont remplis, le total se met à jour instantanément et automatiquement :
Si une gestion du budget par session est prévue, il sera nécessaire de configurer l'action différemment, comme expliqué dans la section suivante 😊
Ajouter des sessions aux actions de formation
Une session de formation correspond à la mise en œuvre concrète d’une action, organisée pour un groupe donné, à des dates précises.
Pour ajouter une session, ouvrez l’action depuis le plan, déroulez l’encart Sessions, puis cliquez sur Ajouter :
Renseignez les informations de la session et ses dates, puis cliquez sur Continuer :
Votre session est alors créée et vous pourrez y rattacher des collaborateurs quand vous le souhaiterez 🎉
Inscrire des collaborateurs aux sessions de formation
Lors de l’ajout de la session, choisissez si les collaborateurs sont rattachés immédiatement ou non :
Si l’ajout doit se faire plus tard, sélectionnez Non. Si vous souhaitez intégrer les collaborateurs de suite, sélectionnez Oui.
Lorsque des collaborateurs sont rattachés, il vous est possible de décider si une notification doit être envoyée dès l’inscription. Pour cela, cochez la case prévue à cet effet :
Une fois l’opération terminée, cliquez sur Ajouter la session. La session sera ensuite définie comme :
- Planifiée si les dates sont à venir ;
- Réalisée si les dates sont passées ;
- En cours si la session a débuté et que la date de fin n’est pas encore atteinte.
Gérer une session de formation et informer les inscrits
Une session de formation peut être organisée, modifiée et suivie afin de s’assurer que les collaborateurs sont bien inscrits et disposent de toutes les informations utiles.
Dans la session, ouvrez l’encart Collaborateurs dans la session. Il sera alors possible pour chaque collaborateur de :
- L'inscrire à la session
- Le transférer vers une autre session
- Le supprimer de la session
- Le notifier de la session
- Lui ajouter une convocation, en le notifiant ou non
Lorsque plusieurs collaborateurs sont concernés, il est possible de sélectionner tout ou partie des lignes concernées pour appliquer l'action souhaitée en masse :
Etablir un budget par session
Si l’action a été configurée avec une gestion du budget par session :
Cette information apparaît dans l’encart Budget de l'action de formation :
Ainsi, une fois les sessions créées, il est possible d'ouvrir la session concernée pour y renseigner les montants. Pour ce faire, ouvrez la session souhaitée en cliquant sur la ligne correspondante :
Complétez ensuite le coût pédagogique ainsi que les différents coûts par collaborateur :
Ajoutez enfin les financements liés à la formation :
A noter :
Les types de coûts et de financements peuvent être ajustés au moment de créer le plan. Si besoin, la modification peut aussi se faire depuis la session, grâce au raccourci disponible à l’écran.
La gestion du budget global du plan
Le budget global se définit lors de la création du plan. Une fois le plan créé, le budget reste accessible à tout moment depuis l’onglet Budget global.
Cet onglet centralise les informations essentielles : budget prévu, dépenses engagées, montants prévisionnels et financements associés. Il permet de suivre l’utilisation du budget en un coup d’œil.
Que contient le budget global du plan de formation ?
- Le budget alloué au plan correspond à l’enveloppe globale disponible pour l’ensemble des actions du plan.
- L’avancement du budget offre une vue à date des montants dépensés, des montants prévisionnels et du budget restant, avec le pourcentage d’utilisation et une barre de progression 😊
- Les coûts et financements regroupent les coûts rattachés aux actions et les financements externes (OPCO, CPF, autres), affichés séparément.
Comment s'alimente le budget global ?
Le budget global se met à jour à partir des actions et des sessions, selon le mode de gestion choisi (par action ou par session).
Dans chaque action, la case budget dépensé permet d’indiquer si le montant doit être comptabilisé comme dépensé, ou conservé en prévisionnel :
Lorsque la case n’est pas cochée, les montants restent en prévisionnel :
Lorsque la case est cochée, les montants sont comptabilisés comme dépensés, et la vue globale se met à jour :
L’onglet Budget global permet ainsi de garder une vue d’ensemble claire et à jour sur le plan de formation. Budgets, dépenses, prévisionnels et financements y sont centralisés et se mettent à jour dès qu’une action est marquée comme dépensée. 😊
Exporter le plan
L’export du plan de formation consiste à générer une version du document dans un format structuré et réutilisable, Excel.
Grâce à cela, vous pourrez le diffuser facilement aux parties prenantes, l’archiver pour le suivi administratif et réglementaire, ou encore analyser les données qu'il contient (budgets, participants, actions prévues) de manière plus précise et synthétique.
Pour exporter un plan, il vous suffira d'ouvrir le plan concerné en cliquant sur la ligne souhaitée et cliquer sur Exporter :
Une pop up s'ouvrira alors, indiquant que le plan peut être exporté. Il vous suffira alors de cliquer sur Exporter pour lancer le téléchargement :
Quelques instants plus tard, l’export sera disponible dans vos notifications :
Vous pourrez alors cliquer sur la notification, ce qui vous permettra de télécharger le tableau Excel complet et détaillé avec toutes les données de votre plan de formation 😍✨
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