Il n'est pas toujours simple de suivre le planning de l'ensemble de vos collaborateurs : qui est sur place, qui est en congé, qui est en télétravail 🤔 ?
Avec Eurécia vous pouvez savoir en un clin d’œil si vos collègues sont présents ou absents !
On vous explique ici le fonctionnement et comment le paramétrer conformément à vos attentes.
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs de la plateforme pour la partie paramétrage et l'ensemble des utilisateurs intéressés par cette fonctionnalité !
Au programme dans cet article :
- La pastille de présence, c'est quoi ?
- Configurer mes statuts d'absences / présences
- Qui est absent aujourd'hui ?
La statut de présence, c'est quoi ?
Il s'agit d'une pastille verte ou rouge qui représente le statut 'Absence' ou 'Présence' de vos collaborateurs.
Vous la retrouverez dans l'annuaire salarié en mode 'trombinoscope' et mode 'liste' ainsi que dans la barre de recherche du bandeau supérieur :
Annuaire mode 'liste' :
Barre de recherche collaborateur du bandeau supérieur :
Cette pastille peut avoir plusieurs libellés :
Vert / Présent(e) : le collaborateur est considéré comme présent. Il travaille normalement ce jour-là ou l'absence enregistrée est assimilée à du temps de travail effectif.
Rouge / Absent(e) : le collaborateur est considéré comme absent. Cette situation peut correspondre à un jour non travaillé, à une absence ou un congé posé, ou encore à un contrat qui n'a pas encore débuté ou qui est déjà terminé.
Vert / « Libellé du type d'absence » : le collaborateur a posé une absence assimilée à du temps de travail effectif. Il apparaît donc comme présent, avec le détail du type d'absence concerné. C'est notamment le cas pour le télétravail.
Vert / Autres absences : le collaborateur a posé une absence assimilée à du temps de travail effectif, mais le motif de cette absence est confidentiel. Le détail n'est donc pas affiché.
Elle s'appuie sur les informations du planning congé uniquement. Si la tranche est 'grisée' alors votre collaborateur apparaîtra comme 'Absent' et inversement bien entendu 😊 !
Configurer mes statuts d'absences / présences
Accès : Espace admin > Congés & Absences > Types de congés
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Notre conseil : Vous souhaitez avoir un aperçu global des configurations ? Allez dans Espace admin > Congés & Absences > Types de congés et réalisez un export Excel de l'ensemble de vos types de congés en cliquant sur le bouton dédié.
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Vous pouvez indiquer très simplement et indépendamment de toutes les autres paramètres si chaque type d'absence doit être considérée aux yeux des autres collaborateurs comme une absence ou une présence. Très pratique pour le télétravail 😊!
- Ouvrez le type de congé ou d'absence que vous souhaitez paramétrer.
- Dans la première rubrique, sélectionnez le statut associé à cette absence. Ce statut déterminera l'affichage sur la plateforme :
- Absent(e) : affichage avec une pastille rouge.
- Présent(e) : affichage avec une pastille verte.
- « Libellé du type d'absence » : affichage avec une pastille verte accompagnée du libellé de l'absence.
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Enregistrez vos modifications.
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Dans la configuration de votre type d'absence, dans la rubrique 'Autres paramètres', vous pouvez indiquer que le motif d'absence est confidentiel en cochant la case 'Affichage confidentiel dans le planning congé'. Dans ce cas, si vous avez choisi d'afficher le libellé du type d'absence dans la pastille de présence, le motif restera confidentiel et le libellé affiché sera 'Autre absence'. |
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A noter pour les utilisateurs du module Temps & Activités : La mise en place de ce paramétrage n'a aucun impact sur la prise en compte et le calcul des heures effectuées dans vos feuilles de temps et pour le calcul des heures supplémentaires.
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Qui est absent aujourd'hui ?
En page d'accueil, vous pouvez voir en un coup d'œil qui sont vos collègues absents le jour même :
L'affichage des personnes absentes sur la Homepage correspond à plusieurs critères :
La visibilité associée au profil utilisateur du collaborateur sur le planning des congés et absences
Exemple : si le profil utilisateur du collaborateur lui permet de visualiser uniquement son équipe, seuls les membres de cette équipe apparaîtront dans l'encart des absences.
Toute modification du profil utilisateur doit faire l'objet d'une demande écrite auprès du support.
Les restrictions de visibilité définies dans la fiche salarié du collaborateur
Exemple : si une restriction de visibilité est paramétrée sur son propre département dans sa fiche salarié (onglet Règles), le collaborateur ne pourra visualiser que les absences des salariés appartenant à ce département.
L'horaire de travail du collaborateur absent
Exemple : si l'horaire de travail du collaborateur est de 08h00 à 12h00 puis de 14h00 à 18h00, celui-ci apparaîtra comme absent uniquement sur ces plages horaires, soit de 08h00 à 12h00 puis de 14h00 à 18h00.
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Attention ! Si plusieurs absences sont posées à la suite les unes des autres, le système va recalculer chaque matin ce qu'il doit afficher (selon l'horaire). A contrario, pour une absence, de plusieurs jours d'affilés, posée en une fois, le salarié va rester affiché dans cet encart dès le premier jour d'absence et durant le temps de celle-ci. |
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Attention ! L'affichage prend en compte l'horaire de travail qui s'appliquait au moment de la pose de l'absence. Cela signifie que si l'horaire de travail du salarié est modifié par la suite pour commencer à 06h00, il n'apparaitra absent qu'à partir de 08h00 (comme le prévoyait son horaire au moment de la pose et validation de son absence). |
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