Joindre un justificatif à une note de frais

Eurécia permet d'ajouter à une note de frais des justificatifs numériques, directement depuis la note de frais, dépense par dépense ou pour l'ensemble de la note en quelques clics.

Les fichiers importés seront alors reconnus et enregistrés comme des Justificatifs à Valeur Probante. Mais c'est quoi un justificatif à valeur probante ? La réponse est par là !

 

Qui est concerné par cet article ?

Tous les utilisateurs de la plateforme Eurécia.

 

Ajouter un justificatif depuis son ordinateur ou appareil mobile

Accès : Notes de frais > Mes notes de frais

• Créer une nouvelle note de frais ou ouvrir une note existante

Ajout d'un justificatif pour chaque dépense

• Créer une dépense
• Renseigner les différents champs
• Cliquer sur   ou sur 'Mon Ordinateur' pour ajouter un justificatif depuis son appareil

 

 

• Depuis votre appareil mobile, vous pouvez prendre en photo votre justificatifs directement
• Parcourir les dossiers pour ajouter le justificatif souhaité
• Si l'OCR est actif, certains champs de la dépense se remplissent automatiquement

A noter : il n'est possible de joindre qu'un seul justificatif par dépense. Il est toutefois possible d'ajouter plusieurs justificatifs dans une même note de frais.

 

Ajout de justificatifs globaux à la note de frais

Il est également possible d'ajouter un ou plusieurs justificatifs à l'ensemble de la note de frais. Par exemple, lorsque plusieurs tickets de caisse sont scannés en un seul document, il est possible d'ajouter ce document à l'ensemble de la note.

• Numéroter les justificatifs avant de les scanner
• Scanner les justificatifs
• Ajouter le ou les documents à la note globale

 

 

• Ajouter à chaque dépense la référence du justificatif auquel elle correspond dans le justificatif global

 

 

• Enregistrer

 

A noter : Pour plus d'informations sur les formats des fichiers importables dans vos notes de frais, vous pouvez consulter cet article : Formats de justificatifs autorisés dans les notes de frais

 

Ajouter un justificatif en utilisant le Cloud Eurécia

S'il n'est pas possible d'ajouter le justificatif directement depuis l'appareil, ou pour éviter un transfert de justificatif d'un smartphone vers un ordinateur par exemple, le Cloud Eurécia permet de récupérer des justificatifs qui ne sont pas présents dans le stockage local.

• Depuis le terminal sur lequel se trouvent les justificatifs, envoyer les documents à l'adresse expenses@eurecia.com
• Accéder à Eurécia

 

Accès : Notes de frais > Mes notes de frais

Ajout d'un justificatif pour chaque dépense

• Créer une nouvelle note de frais ou ouvrir une note existante
• Ajouter une dépense ou en ouvrir une existante
• Cliquer sur 'Cloud Eurécia' pour récupérer un justificatif

 

 

• Si l'OCR est actif, certains champs de la dépense se remplissent automatiquement
• Compléter la dépense
• Enregistrer

 

Ajout de justificatifs globaux à la note de frais

• Cliquer sur pour faire apparaître les justificatifs du Cloud Eurécia

 

 

• Sélectionner les justificatifs nécessaires
• Si tous les justificatifs envoyés par mail ne sont pas présents, cliquer sur 'Rafraichir Cloud Eurécia'

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement - dépenses pro - Frais professionnels - déplacement - justificatifs - pièces justificatives - OCR - facture