Eurécia sait gérer les justificatifs numériques de note de frais.

  Mieux encore, la plateforme vient d'intégrer une nouvelle fonctionnalité de reconnaissance des champs depuis un justificatif :l'OCR.

Pour savoir comment l'activer/le désactiver et comprendre comment elle fonctionne, consultez les articles suivants :

Comment activer/désactiver la fonctionnalité de reconnaissance automatique des justificatifs de notes de frais ou OCR ?

OCR : Comment fonctionne la reconnaissance des justificatifs de note de frais ?

Il est donc possible de joindre des justificatifs à une note de frais selon les méthodes suivantes :

1. En téléchargeant un fichier situé dans votre ordinateur ou sur votre réseau
2. En envoyant un fichier par email à la plateforme Eurécia, via un smartphone, un téléphone, un ordinateur ou même une tablette.

Récupération du justificatif situé sur votre terminal (PV, tablette, smartphone, etc.) ou sur le réseau

Accès : Notes de Frais > Mes notes de frais >    Nouvelle note de frais

• Au centre de l'écran de saisie de la dépense, cliquer sur le ou faites glisser un fichier.

• Rechercher le fichier et le sélectionner via un double clic ou en cliquant sur 'Ouvrir'.
• Si l'OCR n'a pas été désactivée au préalable, les champs tels que la date, le type de dépense, les montants se renseignent automatiquement en quelques secondes.

  Il est possible de joindre un (ou plusieurs) fichier(s) global(aux) à toute la note de frais et/ou un fichier par dépense. 

Récupération du justificatif, envoyé à la plateforme Eurécia par email

Dans un premier temps envoyer un e-mail contenant le(s) justificatif(s) de dépenses à expenses@eurecia.com  pour la Plateforme ou à  expenses.demo@eurecia.com  pour la plateforme de Démo.

Il peut y avoir plusieurs pièces jointes dans un même email, quels que soient les formats de justificatifs.

Ensuite, accéder à Eurécia.

Accès : Notes de Frais > Mes notes de frais

Dans une nouvelle note de frais ou une déjà existante : 

• Cliquer sur le bouton  ou éditer une dépense existante,
• Cliquer sur la zone d'ajout du justificatif,
• Choisir le justificatif concerné par la dépense dans la liste et valider,
• L'OCR opère (sauf désactivation préalable) puis compléter la dépense,
• Enregistrer. Le fichier est alors attaché à la dépense.
• Une fois toutes les dépenses saisies, lancer le circuit de validation en cliquant sur 'Soumettre à validation'

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement des dépenses pro - Frais professionnels - Demande prise en charge des dépenses de déplacement - justificatifs à valeur probante - pièces justificatives signées - signature électronique des factures