Paramétrage et fonctionnement des justificatifs à valeur probante

La dématérialisation des justificatifs de notes de frais permet de convertir en PDF et d'horodater les documents justificatifs des dépenses professionnelles par un tiers de confiance. 

Les justificatifs ont alors la même valeur légale que les documents originaux.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme.

 

Paramétrer les justificatifs à valeur probante

Pour activer cette fonctionnalité sur Eurécia, rien de plus simple !

 

Accès : Espace admin > Notes de frais > Profils et regroupements

• Cliquer sur un profil de note de frais
• Dans l'encadré 'saisie des dépenses', cocher la case 'Justificatifs à valeur probante'

 

Les types de dépenses du profil de note frais (hormis la dépense 'frais kilométriques') vont être modifiés pour rendre obligatoire l'ajout d'un justificatif dans les notes de frais.

Si certains types de dépenses ne nécessitent pas de justificatif, il convient de désactiver directement dans l'encadré 'justificatifs' en décochant 'saisie obligatoire' dans le type de dépense :

 

 

Saisir une dépense avec un justificatif à valeur probante

Accès : Notes de frais > Mes notes de frais

 

Lors de la création d'une dépense avec ajout d'un justificatif, la mention 'votre justificatif va être authentifié' apparaît et indique que la fonctionnalité est active pour le type de dépense en cours de saisie.

 

 

Lors de l'enregistrement de la dépense, le champ 'référence du justificatif' sera automatiquement renseigné (il sera possible de le modifier).

Les logos suivants permettent de suivre le statut du justificatif : 

• Après avoir enregistré la dépense, s'il apparaît en noir , alors le justificatif a bien été authentifié
• S'il apparaît en rouge, alors l'authentification a échoué. Il convient de l'ajouter à nouveau, ou de reprendre en photo le justificatif. S'il n'est toujours pas authentifié, contacter le support Eurécia.

 

A noter : l'authentification des justificatifs à valeur probante est reconnue dans l'Union Européenne. Ces justificatifs authentifiés et horodatés peuvent être présentés lors d'un contrôle URSSAF.

 

Les formats de justificatifs autorisés 

Vous trouverez tous les formats acceptés pour vos justificatifs de dépenses dans cet article 😊 : Formats de justificatifs autorisés dans les notes de frais

 

Rétroactivité et suppression

Pour authentifier les anciens justificatifs, il convient de les supprimer et de les réintégrer à chaque dépense. Il n'y a pas de rétroactivité, lors de l'activation de la fonction sur les justificatifs déjà intégrés dans les notes de frais.

Lors de la suppression d'un justificatif à valeur probante du Cloud, un message d’avertissement apparaît : 'Attention, la suppression est irréversible. Votre justificatif ne pourra pas être récupéré, assurez-vous d’avoir la version originale avant de continuer'.

 

Attention !  Si une dépense ou une note de frais est directement supprimée dans Eurécia, les justificatifs seront perdus et aucun message d'alerte ne s'affichera.

 

A noter : certains fichier au format PDF sont protégés par un mot de passe : l'authentification ne pourra pas avoir lieu. Ces fichiers ne pourront être signés électroniquement. Il convient d'ôter la protection pour authentifier ces justificatifs.

 

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement - dépenses pro - Frais professionnels - déplacement - justificatifs à valeur probante - pièces justificatives signées - signature électronique des factures - URSSAF - JVP