Fonctionnement de la reconnaissance automatique des justificatifs (OCR)

La fonctionnalité de reconnaissance automatique des justificatifs permet de gagner du temps lors de la saisie d'une note de frais.

Le texte sur les pièces justifiant les dépenses (photographies de factures, fichiers, etc.) est reconnu afin de pré-saisir la dépense. L'utilisateur n'a plus qu'à vérifier et compléter sa dépense.

Ainsi, l'OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères, permet de traduire une image en texte. 

 

Qui est concerné par cet article ?

L'ensemble des utilisateurs d'Eurécia. La fonctionnalité est active par défaut pour tous les utilisateurs du module Notes de frais.

 

Fonctionnement de l'OCR

Activer ou désactiver l'OCR

Pour activer ou désactiver la fonctionnalité :

• Cliquer sur  en haut à droite
• Cocher ou décocher la case 'reconnaissance automatique de justificatif'
• Le choix sera retenu pour les notes de frais suivantes

Pour désactiver la reconnaissance uniquement pour la dépense en cours :

• Créer une nouvelle dépense
• Cliquer sur 'Désactiver' :

 

Utiliser l'OCR

• Créer une note de frais ou en ouvrir une déjà existante
• Créer une nouvelle dépense
• Choisir le type de dépense
• Ajouter un justificatif à la dépense dans la zone prévue à cet effet
• Certains champs reconnus se remplissent automatiquement, en vert :

• Vérifier et compléter les autres informations demandées
• Enregistrer la dépense

 

Informations pouvant être reconnues par l’OCR

 

Les champs qui peuvent être pré-remplis sont : 

• La date de la dépense
• Le Total TTC
• Le(s) montant(s) de TVA (les taux de TVA sont déterminés en fonction des montants)
• La devise de la dépense

 

 

Comment fonctionne l'OCR ?

L'OCR Eurécia se base sur des mots clés présents sur le justificatifs afin de déterminer le type d'information à récupérer. Par exemple, il va détecter les termes 'Restaurant', 'Déjeuner', 'Péage', etc. 

Il recherche aussi la date, le montant TTC, la TVA et la devise.

 

Foire aux questions

L'ajout du justificatif après la saisie de la dépense va-t-il écraser la saisie manuelle ?

Non.

Si l’utilisateur a déjà démarré la saisie de sa nouvelle dépense, l’ajout du justificatif lance quand même la reconnaissance. Seuls les champs « vides » seront automatiquement renseignés.

L’OCR ne se déclenche plus à la sélection d’un justificatif dans le formulaire « Nouvelle dépense » si l’utilisateur a saisi des données dans tous les champs pouvant être reconnus par l’OCR.

 

Puis-je relancer manuellement l'OCR ?

La reconnaissance automatique ne peut pas être directement relancée en mode manuel. 

Seul l’ajout d’un justificatif dans une nouvelle dépense la déclenche.

Il est toutefois possible d'ajouter le justificatif à tout moment de la saisie. 

 

L'OCR se lance-t-il pour les justificatifs globaux de la note de frais ?

Non, l'OCR ne se lance que sur les justificatifs présents dans chaque dépense.  

 

Quels sont les formats reconnus ?

Les formats de fichier qui s'affichent à l'écran et bénéficie de l'OCR sont :

• JPG / JPEG
• PNG
• GIF / Animated GIF
• BMP

Le format PDF s'affiche correctement même s'il contient plusieurs pages, mais il ne bénéficie pas de la reconnaissance automatique.

La taille optimale d'une image est de 1024*768 et la taille maximale est de 4 Mo.

 

Les formats de date reconnus sont : 

• 31-12-2019
• 31/12/2019
• 31.12.2019
• 31/12/19
• 31-12-19
• 31.12.19
• 31JAN20
• 31 janvier 2020

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement - dépenses pro - Frais professionnels - déplacement - justificatifs - pièces justificatives - factures - reconnaissance optique des caractères - ROC - OCR - Optical Character Recognition