Valider des notes de frais

Eurécia permet à vos collaborateurs de saisir leurs notes de frais très simplement. Pour les managers, ils pourront les valider d'un seul clic !

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur et le manager en tant que responsable d'équipe.

 

Valider les notes de frais

Accès : Page d'accueil > Notes à valider

Depuis la page d'accueil, les managers ont accès d'un simple clic à toutes les notes de frais qu'ils doivent contrôler et valider.

 

 

Depuis cette page, il est possible de valider ou refuser une à une les notes en cours de validation en utilisant les boutons icônes depuis la liste :

 

 

 

Validation en masse

Il est également possible de procéder à la validation de plusieurs notes de frais en une fois :

• Sélectionner les notes de frais à valider (case à cocher à gauche de chaque ligne)
• Cliquer sur le bouton 'Actions' en tête de colonne
• Cliquer sur 'Valider'

 

Depuis la note de frais

Vous pouvez aussi ouvrir chaque note de frais pour la contrôler et la valider depuis cette fenêtre.

• Cliquer sur la note de frais à valider pour l'ouvrir
• Cliquer sur le bouton 'Valider' sur la partie droite

 

 

• Cliquer sur 'Autres actions' pour renseigner un commentaire, demander plus d'informations ou refuser une note de frais

 

 Message d'alerte

Un pictogramme 'Attention' s'affiche lorsque un élément n'est pas respecté et requiert votre attention :

Il peut s'agir :

• d'un dépassement de plafond
• non respect de certaines règles de contrôle : absence de justificatif, absence de carte grise,...

Vous pouvez décider alors de valider quand même la note de frais, de demander plus d'informations (en cliquant Autres actions > Plus d'informations) ou de la refuser.

 

📩  Le salarié concerné reçoit une notification sur sa page d'accueil ainsi qu'une notification par mail l'informant que sa note de frais a été validée.  À la validation d'une note de frais, vous pouvez également envoyer une copie de mail à un utilisateur ou à une adresse mail en saisie libre en paramétrant l'envoi depuis l'onglet 'Règles' de la fiche salarié des salariés en question : Si cette configuration doit s’appliquer à tous les salariés, vous pouvez effectuer un import utilisateur afin de définir la règle en masse.

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement des dépenses pro - Frais professionnels - Dépenses - valider - vue manager - validation - responsable