Organiser un plan de formation sur une année

L'élaboration du plan de formation permet de prévoir pour une année civile, généralement l'année à venir :

• La liste des formations retenues,
• Le nombre de collaborateurs pour chaque formation,
• Le nom des collaborateurs s'ils sont connus,
• Les coûts prévisionnels associés,
• Les montants financés par l'OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) et/ou par l'entreprise.

 

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L'administrateur de la plateforme Eurécia au sein de votre société.

 

Organiser un plan de formation sur une année

Accès : Formation > Plan de formation > Élaboration du plan

Les formations déjà présentes pour l'élaboration du plan de formation proviennent :

• Des conclusions des entretiens individuels,
• De formations envisagées hors entretiens, et inscrites par les managers dans les fiches des collaborateurs,
• De formations envisagées pour des collaborateurs par le service RH, depuis le catalogue de formation.
   

Traiter les formations créées provisoirement

Si des formations sont écrites en rose, ce sont des formations qui n'existaient pas au catalogue et qui ont été créées provisoirement par des managers depuis la fiche d'un collaborateur ou à l'issue d'un entretien individuel. Il faut les traiter afin de les intégrer ou non au catalogue de formation. Dans une deuxième étape, les formations retenues au catalogue pourront être inscrites au plan de formation.

• Identifier les formations écrites en rose
• Pour chaque formation, cliquer sur le bouton représentant deux anneaux entremêlés jaune et bleu
• Cocher la décision parmi :
  • "Je valide cette action, avec les données éventuellement rectifiées du cadre ci dessus. Cette action entrera dans le référentiel des actions possibles."
  • "Je remplace cette action par une action qui existe déjà dans le référentiel:"
    Rechercher une formation existante avec laquelle fusionner les données
  • "Je supprime cette action et j'annule toutes les inscriptions de collaborateurs envisagées sur cette action."
• Cliquer sur le bouton "ok" pour valider le choix. En fonction de la décision, la formation est alors inscrite au catalogue, fusionnée avec une autre ou supprimée.
   

Ajouter des formations

Si d'autres formations que celles déjà présentes doivent être prévues au plan de formation :

• Cliquer sur le bouton "Ajouter formation"
• Dans l'intitulé, commencer à saisir pour sélectionner une formation existante, ou saisir l'intitulé d'une nouvelle formation, elle sera ajoutée au catalogue
• Choisir le prestataire dans le menu déroulant ou saisir le nom d'un nouveau prestataire
• Saisir la durée et le coût
• Cliquer sur "Créer" : la formation est ajoutée au catalogue de formation et apparaît en rose dans le menu d'élaboration du plan

A noter : La suppression de certaines formations de cette liste se fera ultérieurement, lors du refus des formations.

  

Statuer sur les participants

Afin de réaliser les bons arbitrages, pour chaque formation, il faut définir le nombre de collaborateurs prévus et les noms des collaborateurs concernés. Si une formation avait été envisagée pour certains collaborateurs, leurs noms apparaissent déjà dans la liste. 

Avec cette vision globale, il est ensuite possible d'arbitrer sur chaque formation, à savoir si elle sera acceptée ou refusée, puis de définir sur quelle année du plan de formation elle pourra être inscrite.

 

Définir le nombre de personnes par formation

• Dans la colonne "Collaborateurs" "Prévus", saisir le nombre de personnes qui suivront la formation dans la case vide
  • L'enregistrement est automatique en sortant de la case
  • Le libellé de la formation s'affiche alors en noir
  • La colonne "Nom" est mise à jour avec le nombre de "stagiaires non définis"

 

Nommer les stagiaires

Il sera possible de préciser ultérieurement les collaborateurs concernés si la liste n'est pas définie à ce stade.

• Dans la colonne "Collaborateurs" "Prévus", cliquer sur le bouton "+"
• Une pop-up s'ouvre avec la liste des collaborateurs
• Cliquer sur le(s) nom(s) du(des) collaborateur(s) retenu(s) et sur la flèche pointant à droite pour les faire basculer dans la partie de droite de l'écran
• Cliquer sur le bouton "Valider" :
  • Le(s) collaborateur(s) apparaisse(nt) comme "stagiaire(s)
  • Si le nombre de stagiaires prévus n'est pas atteint, le nombre de "stagiaire non défini" est actualisé

 

Accepter ou refuser les formations prévues

A noter : Une formation peut être acceptée même si certains stagiaires ne sont pas encore définis.

 

Le scénario devra être validé pour que les actions suivantes soient réellement prises en compte dans le plan de formation et que les différents acteurs soient prévenus par email. Cette étape intervenant plus tard, il est donc possible de simuler des situations avant de valider le scénario.

• Dans la colonne "Collaborateurs", à droite d'un groupe de stagiaires ou d'un collaborateur, cliquer sur :
  • L'icone de validation : valide pour le(s) collaborateur(s), leur nom devient bleu
  • L'icone de refus : refuse pour le(s) collaborateurs, leur nom est alors barré
• Dans la colonne "Plan", choisir l'année où la formation sera réalisée, pour les collaborateurs qui ont été validés
   

Définir les coûts prévisionnels

Pour chaque formation acceptée, il est possible de détailler le coût prévisionnel. Le total d'une année sera à comparer au budget prévisionnel.

• Dans la colonne "Total retenu", cliquer sur le montant
• Choisir les natures de charges faisant l'objet d'un détail : salaires, coûts pédagogiques, frais annexes...
• Choisir les dispositifs de financement faisant l'objet d'un détail : OPCA, entreprise, Fongécif...

Si un nombre de stagiaires est validé pour une année mais que les collaborateurs sont encore non définis, il est possible de définir des coûts prévisionnels globaux pour la formation dans l'onglet "Coûts de la formations des stagiaires prévus".

Si des stagiaires sont déjà nommés, il est alors possible de détailler les coûts stagiaire par stagiaire dans l'onglet "Coûts de la formation des stagiaires définis".

Les coûts pédagogiques (inscrits au catalogue de formation) sont automatiquement reportés (le coût par personne est multiplié par le nombre de participants acceptés).

Si des autres charges sont saisies, leur montant est équitablement réparti entre les dispositifs de financement gérés, mais il est possible de saisir les montants par dispositif de financement, pour chacune des natures de charge.

 

Consolider le budget pour valider le scénario

En bas de page, le total des inscriptions retenues (validées et inscrites sur une année) est précisé: en nombre de collaborateurs inscrits, en heures et en montant.

Il est possible d'obtenir le détail par année, nature de charge et dispositif de financement, ainsi que les métiers concernés :

• Cliquer sur l'icone marron "Afficher le détail des totaux" à droite du bouton "Valider ce scénario"
  • Cocher la case "Millésime du plan de formation" pour visualiser les totaux année par année
• Aller dans le menu Plan de formation > onglet Budget pour comparer le total annuel de l'élaboration du plan avec le montant prévu au budget
   

Une fois le scénario construit :

• Cliquer sur le bouton "Valider ce scénario" : cela basculera les formations acceptées dans le plan de formation de l'année associée. Les formations refusées ou sans aucun stagiaire disparaîtront. Les collaborateurs et leurs managers seront automatiquement informés par mail des décisions prises. Le suivi se réalisera alors dans le menu "Suivi du plan"
• Aller dans le menu Plan de formation > onglet Budget : la colonne "Totaux prévus" indique les coûts prévisionnels acceptés pour chaque année

A noter :  Il est possible d'ajouter des formations : à une année dont le scénario a déjà été validé, si la formation ne figure pas déjà parmi les formations acceptées

 

Mots clés associés à cet article:

Formation - année - collaborateur - plan de formation - budget - coûts prévisionnels -