Saisir une note de frais

Eurécia permet de saisir très simplement et très rapidement vos notes de frais. Et avec la version mobile vous pouvez le faire de n'importe où 😊!

 

 

Qui est concerné par cet article ?

Tous les utilisateurs d'Eurécia utilisant le module Notes de frais

Au programme dans cet article :

• Créer une nouvelle note de frais
• Les propriétés de la note de frais
• Saisir des dépenses
• Soumettre la note de frais à validation

 Temps de lecture estimé : 2 minutes

 

Créer une nouvelle note de frais

Vous pouvez créer une nouvelle note de frais depuis deux endroits :

• La page d'accueil
• Le menu 'mes notes de frais'

 

La page d'accueil

• Je clique sur 'Nouvelle note de frais' :

 OU

 

Le menu 'Mes notes de frais'

Accès : Notes de frais > Mes notes de frais

• Je clique sur 'Nouvelle Note de frais'

 

 

Les propriétés de la note de frais

La partie gauche de l'écran permet d'ajouter différentes dépenses, et le bandeau de droite permet de modifier les paramètres de la note de frais.

 

Modifier la période 

 Je peux modifier très simplement la période de ma note de frais en cliquant sur le mois à côté de mon nom :

Par défaut, la période est prépositionnée sur le mois en cours.

 

Les autres propriétés

En cliquant sur l’étiquette du bandeau de droite, vous pouvez modifier (selon vos droits) :

• Le profil de note de frais
• Le libellé
• La période
• La référence
• Le type de note de frais (si configuré)
• La devise
• Activer / désactiver la reconnaissance automatique de justificatifs

 

 

Dans ce bandeau de droite, plusieurs fonctionnalités sont également accessibles.

Permet de joindre un justificatif concernant la note dans sa globalité (il est également possible d'ajouter un justificatif par dépense).

Permet de gérer les options d'impressions puis d'imprimer la Note de frais si besoin.

  En cliquant sur ce bouton, l'icône permettant de dupliquer la Note de frais apparaît : 

 Permet de supprimer la note de frais (en fonction des droits octroyés).

 

Saisir des dépenses

Dans la fenêtre 'Nouvelle dépense' :

• Je choisis le type de dépense
• J'ajoute un justificatif :
  • je clique sur le trombone pour parcourir et sélectionner une pièce-jointe : le justificatif s'affiche à l'écran. 
  • sur la version mobile, je peux prendre en photo mon justificatif directement en cliquant sur l'icône 'appareil photo'
• L'OCR (reconnaissance automatique des informations) intervient, sauf s'il a été désactivé, et certaines zones de la dépense sont automatiquement renseignées : il est possible de zoomer à l'aide du curseur de la souris pour faciliter la saisie

 

💡 Bon à savoir : La liste complète des formats de justificatifs acceptés est disponible dans cet article 😊 Formats de justificatifs autorisés dans les notes de frais

 

• J'indique la date de la dépense
• Je saisis le libellé de la dépense
• je renseigne le montant total TTC de la dépense, ainsi que les montants de TVA
• J'indique un commentaire (facultatif)
• Je saisis la 'référence justificatif' : le numéro de facturette, afin de faciliter le travail de pointage en comptabilité (50 caractères maximum).
• S'il s'agit d'une dépense restauration, des champs dédiés à d'éventuels invités internes ou externes apparaîtront
  • j'indique les noms de mes invités
• Je sélectionne le mode de paiement : les différents modes disponibles proviennent de la fiche salarié du collaborateur (par exemple : personnel, carte affaire, etc.)
• Si une gestion analytique est en place, je renseigne l'axe (le client ou le projet par exemple)
• Toujours dans le cadre de la gestion de projet ou analytique, je coche la case 'Refacturable' servant à identifier les dépenses qui peuvent être imputées à un tiers (un client, un budget par exemple)
• Je clique sur le bouton 'Enregistrer' : la dépense est enregistrée et le logiciel est alors prêt pour saisir directement la dépense suivante

A noter : les types de dépenses disponibles dépendent du paramétrage et du profil de notes de frais attribué.

 

Attention !  Si la fonctionnalité de calcul automatique de la TVA est activée, elle sera calculée automatiquement lorsqu'il n'y a qu'un seul taux disponible. Elle sera calculée sur le taux défini par défaut lorsque plusieurs taux sont disponibles. Cliquer sur 'Plus d'options' pour détailler différents montants de TVA.

 

 

Soumettre la note de frais à validation

• Pour ajouter un commentaire à l'attention des responsables de validation, je clique sur la bulle encadrée ci-dessous pour faire apparaître le champ de saisie

•  Je clique sur le bouton 'Soumettre à validation'

Attention !  Une fois la note de frais soumise à validation, il ne sera plus possible de modifier les dépenses.

 

📩 Le responsable de validation reçoit un mail de notification ainsi qu'une nouvelle tâche à traiter.

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