Cet article s'adresse à :
Module concerné :
Vous souhaitez découvrir le nouveau module Gestion Formation ?
Son activation est simple et rapide : quelques clics suffisent 🚀
⚠️ Attention
Le nouveau module Gestion Formation fonctionne de manière totalement indépendante du module Formations. Les actions effectuées dans l'un n'ont aucun impact sur l'autre.
Au programme dans cet article :
- Activer le module pour un collaborateur
- Activer le module pour plusieurs collaborateurs
- Personnaliser le circuit de validation
Activer le module pour un collaborateur
Accès : Menu > Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche salarié > Onglet Administration
Pour activer le module pour un collaborateur, rendez-vous sur sa fiche salarié et cochez le module concerné :
Cochez la case du module, enregistrez la fiche salarié… et voilà, le module est activé 🎉
Activer le module pour plusieurs collaborateurs
Accès : Menu > Espace Admin Nouveau > Abonnement
Pour ne pas répéter la manipulation pour chacun, rendez-vous dans le Nouvel Espace Admin. Cliquez sur « Gérer l'accès » du module Gestion Formation, basculez les collaborateurs souhaités dans la colonne de droite, puis cliquez sur « Valider » :
Les collaborateurs sélectionnés auront alors accès au module, selon les droits définis par leurs profils utilisateurs 🙂
Personnaliser le circuit de validation
Accès : Menu > Espace admin nouveau > Gestion de formation
Le circuit de validation permet de définir qui valide les demandes de formation et dans quel ordre. Contrairement à l'ancien système fixe (manager → admin), vous pouvez désormais créer un circuit sur mesure avec autant de niveaux que nécessaire.
Configurer les niveaux de validation
Chaque niveau du circuit correspond à un validateur, choisi parmi les rôles suivants :
- Personne nommée : un utilisateur spécifique désigné
- Managers hiérarchiques : N+1, N+2, N+3, N+4 ou N+5
- Responsable de département, structure ou entreprise
- Administrateur talent
Depuis Menu > Espace admin nouveau > Gestion de formation :
Vous pouvez ajouter ou supprimer des niveaux à tout moment en cliquant sur Modifier :
Lors d'une modification du circuit, vous pouvez choisir si le nouveau paramétrage s'applique aux demandes en cours ou uniquement aux nouvelles demandes.
Comment fonctionne le circuit ?
Les niveaux sont traités de manière séquentielle : chaque niveau doit être validé avant que le suivant ne s'active. Un refus à n'importe quelle étape clôture immédiatement la demande.
En tant qu'administrateur, vous pouvez à tout moment valider ou refuser une demande en outrepassant le circuit, quel que soit le statut en cours.
Vous n'accédez pas à ce menu dans le Nouvel espace admin ?
Il est possible de vous ouvrir les accès en quelques clics.
Depuis Menu > Espace admin Nouveau > Gestion des droits d'administration :
Choisissez à qui vous souhaitez ouvrir le droit en cliquant sur la personne concernée dans la liste :
Puis cochez Gestion de la formation :
Points importants à connaître
- Validateur unique : si un utilisateur cumule plusieurs rôles présents dans le circuit (ex. manager N+1 et administrateur), il ne valide qu'une seule fois. Les autres niveaux le concernant sont automatiquement sautés.
- Pas de validation parallèle : le circuit est strictement séquentiel ; il n'est pas possible de configurer deux validations simultanées.
- Niveau sans validateur : si aucun validateur ne correspond à un niveau au moment de son activation (ex. collaborateur sans manager N+1), ce niveau est automatiquement supprimé et le circuit passe au suivant.
Deux automatisations pour fluidifier le circuit
- Auto-validation manager : si un manager crée une demande pour un collaborateur de son équipe et qu'il figure dans le circuit, sa validation est appliquée automatiquement.
- Relance automatique : sans action de leur part, les validateurs reçoivent une relance automatique après 14 jours.
Mots clés : formation · activer · activation · nouveau · nouveauté · gestion · former · training · circuit · validation · workflow · validateur · manager · niveaux · personnaliser
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