Depuis Gestion Formation, il est possible d'exprimer un besoin en formation pour un collaborateur, de suivre l'avancement des demandes, puis de les valider ou de les refuser.
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs et managers en tant que responsables d'équipe.
Au programme dans cet article :
- Exprimer un besoin en formation
- Valider ou refuser un besoin en formation
- Consulter le suivi des formations de votre équipe
Exprimer un besoin en formation
Trois accès sont possibles pour formuler une demande de formation : le menu Formations de mon équipe, le catalogue de formation ou les entretiens.
Depuis le menu "Formations de mon équipe"
Accès : Menu > Gestion Formation > Formations de mon équipe
Ce menu permet d'exprimer un besoin de formation pour vos collaborateurs, ou pour vous-même sans passer par "Mes demandes de formation" 😊
Cliquez sur "Faire une demande de formation" :
Trois options vous sont proposées pour choisir la formation :
Option 1 — Rechercher une formation par mot-clé dans le catalogue :
Option 2 — Sélectionner une formation déjà affichée à l'écran :
Une fois la formation choisie, cliquez sur "Suivant", sélectionnez le ou les collaborateurs, ajoutez une description, puis soumettez la demande :
⚠️ À noter : En tant que manager, le circuit de validation s'applique selon le paramétrage défini par votre administrateur. Les demandes sont transmises aux validateurs concernés dans l'ordre configuré.
💡 Si vous créez une demande pour un collaborateur de votre équipe et que vous figurez dans le circuit, votre validation est appliquée automatiquement et la demande passe directement au niveau suivant.
Elles sont visibles dans "Formations de mon équipe" au statut "En validation" :
Option 3 — Faire une demande hors catalogue si la formation n'existe pas dans le catalogue :
Renseignez le ou les collaborateurs concernés, le nom de la formation, la description et l'URL si disponible, puis soumettez la demande :
Depuis le catalogue de formation
Cliquez directement sur une formation présente dans le catalogue :
La fiche formation s'affiche avec un accès direct au formulaire via "Demander cette formation" :
La suite est identique : indiquez le ou les collaborateurs et la description de la demande 😊
Depuis un entretien
Si le manager est également responsable d'entretien, la demande peut être créée directement depuis la fiche entretien. Une fois l'entretien démarré, cliquez sur "Demander une formation" :
Vous pouvez rechercher une formation dans le catalogue ou faire une demande hors catalogue :
Champs à renseigner
Le nom du collaborateur est automatiquement rempli. Seuls les autres champs sont à compléter :
- Hors catalogue — nom de la formation, description, URL (si disponible)
- Catalogue — description uniquement
La demande est ensuite visible dans Gestion Formation au statut "En validation manager", avec l'origine automatiquement renseignée :
Valider ou refuser un besoin en formation
Lorsqu'un collaborateur formule une demande de formation, une notification vous est envoyée. Trois façons d'y accéder :
Via la notification reçue :
Via la tâche concernée depuis la page d'accueil :
Via le menu "Formations de mon équipe" :
⚠️ À noter : Sans action de votre part, la demande reste au statut "À traiter" :
Une fois la demande ouverte, le détail est consultable :
Vous pouvez alors valider la demande (avec un commentaire partagé ou non) :
Ou la refuser (avec un commentaire partagé ou non) :
Suite du circuit
En cas de validation, le collaborateur est notifié et le niveau suivant du circuit s'active pour que le prochain validateur puisse traiter la demande à son tour.
En cas de refus, le collaborateur et les autres validateurs du circuit sont notifiés. La demande est clôturée.
Consulter le suivi des formations de votre équipe
Accès : Gestion Formation > Formations de mon équipe > Suivi des formations
L'onglet "Suivi des formations" vous offre une vue complète sur toutes les formations des membres de votre équipe : nom du collaborateur, formation, organisme, date de réalisation et statut.
Vous pouvez affiner l'affichage grâce aux filtres disponibles :
- Collaborateur
- Nom de la formation
- Statut
- Date
- Plus de filtres (filtres supplémentaires)
Cliquez sur la flèche à gauche d'une ligne pour dérouler le détail de la formation.
Vous pouvez également exporter le tableau au format Excel via le bouton "Exporter" en haut à droite. Une fenêtre s'ouvre pour sélectionner la période et les sociétés à inclure dans l'export.
💡 Seules les formations des collaborateurs de votre équipe sont visibles dans cet écran.
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