Cet article s'adresse à :
Module concerné :
Le suivi des formations offre une vue centralisée des formations des collaborateurs : nom de la formation, organisme, date de réalisation et statut. La visibilité et les actions disponibles varient selon le profil de l'utilisateur connecté.
Au programme dans cet article :
- Accéder au suivi des formations
- Vue collaborateur
- Vue manager
- Vue administrateur
- Détail d'une formation
- Exporter le suivi
- Ajouter une formation (administrateur)
- Importer des formations en masse (administrateur)
Accéder au suivi des formations
Accès : Gestion Formation > Suivi des formations
Depuis le menu Gestion Formation, cliquez sur l'onglet "Suivi des formations". Le titre de la page et les données affichées varient selon votre profil.
Vue collaborateur — Mes formations
Le collaborateur accède à la page "Mes formations" et ne consulte que ses propres formations :
Les filtres disponibles sont :
- Nom de la formation
- Statut
- Date
- Organisme de formation
Le tableau affiche les colonnes suivantes : Nom de la formation, Organisme de formation, Société du collaborateur, Date de réalisation et Statut.
💡 Le collaborateur ne dispose pas du bouton "Exporter" ni du bouton "Ajouter une formation".
Vue manager — Formations de mon équipe
Le manager accède à la page "Formations de mon équipe" et visualise les formations de l'ensemble des membres de son équipe :
Les filtres disponibles sont :
- Collaborateur
- Nom de la formation
- Statut
- Date
- Plus de filtres (filtres supplémentaires)
Le tableau affiche les colonnes suivantes : Collaborateur, Nom de la formation, Organisme de formation, Société du collaborateur, Date de réalisation et Statut.
Le manager peut exporter le tableau via le bouton "Exporter", mais ne peut pas ajouter de formation.
Vue administrateur — Formations de l'entreprise
L'administrateur accède à la page "Formations de l'entreprise" et dispose d'une vue complète sur toutes les formations de l'ensemble des collaborateurs :
Les filtres disponibles sont les mêmes que pour le manager :
- Collaborateur
- Nom de la formation
- Statut
- Date
- Plus de filtres (filtres supplémentaires)
Le tableau affiche les mêmes colonnes que la vue manager, avec en plus une icône de suppression (corbeille) sur chaque ligne, permettant à l'administrateur de supprimer une formation.
L'administrateur dispose également des boutons "Exporter" et "Ajouter une formation".
Détail d'une formation
Quel que soit le profil, cliquez sur la flèche à gauche d'une ligne pour dérouler le détail de la formation :
Lorsqu'une formation a été ajoutée manuellement (et non rattachée à un plan de formation), le message suivant s'affiche :
"Cette formation ne provient pas d'un plan de formation car elle a été ajoutée manuellement pour l'historisation. Il n'y a pas d'information supplémentaires à afficher."
Les formations issues d'un plan de formation affichent les informations détaillées de l'action ou de la session concernée.
Exporter le suivi
Cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite du tableau. Une fenêtre s'ouvre avec deux paramètres obligatoires à renseigner avant de lancer l'export :
- Période des demandes à exporter : sélectionnez une plage de dates.
- Sociétés : sélectionnez une ou plusieurs sociétés à inclure dans l'export.
Cliquez ensuite sur Exporter pour lancer le téléchargement. Le fichier généré reprend toutes les formations correspondant aux critères sélectionnés.
Ajouter une formation (administrateur uniquement)
⚠️ Profil requis : seul l'administrateur peut ajouter manuellement une formation depuis cet écran.
💡 La formation ajoutée manuellement ne sera pas intégrée à un plan de formation existant. Elle sert uniquement à l'historisation.
Cliquez sur Ajouter une formation en haut à droite du tableau.
Une fenêtre s'ouvre avec les champs suivants :
- Nom de la formation (obligatoire)
- Organisme de formation
- Type de formation (obligatoire)
- Date de réalisation (obligatoire)
- Sélectionner des collaborateurs : filtrez par société, structure ou département, puis double-cliquez sur les collaborateurs dans la liste de gauche pour les ajouter à la sélection à droite.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur Enregistrer. La formation apparaît dans le tableau de suivi pour chacun des collaborateurs sélectionnés.
Importer des formations en masse (administrateur uniquement)
Nouveau ! En complément de l'ajout manuel formation par formation, vous pouvez désormais importer en une seule fois l'historique de formations de plusieurs collaborateurs.
Cet import est utile pour reconstituer rapidement l'historique de formations déjà réalisées, sans avoir à les ressaisir une par une dans l'écran "Ajouter une formation".
Accès : Menu > Espace admin (nouveau) > Gestion de la formation > Importer des formations par collaborateur
Dans ce menu, un modèle d'import est mis à disposition pour renseigner, pour chaque ligne, les informations suivantes :
- Nom, prénom et mail du collaborateur
- Nom de la formation
- Organisme de la formation
- Type de formation (obligatoire ou développement)
- Date de réalisation de la formation
💡 Pour gagner du temps, vous pouvez pré-remplir ce modèle à partir d'un export du menu Formations > Plan de développement des compétences.
Cet export peut contenir une date de début et une date de fin de formation, alors que le modèle d'import ne propose qu'un seul champ de date : dans ce cas, il est recommandé de reprendre la date de fin de la formation.
⚠️ À noter : cet import ne crée aucun suivi dans un plan de formation. Il sert uniquement à intégrer un historique de formations, collaborateur par collaborateur, dans le suivi des formations — au même titre qu'une formation ajoutée manuellement.
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