⚠️ Attention
Le nouveau module Gestion Formation fonctionne de manière indépendante du module Formations. Les actions réalisées dans l'un n'ont aucun impact sur l'autre.
Depuis Gestion Formation, il est possible d'ajouter un besoin de formation (pour soi ou pour un collaborateur), de suivre les demandes et de les valider ou refuser en suivant le circuit de validation en place. Certaines actions d'administration permettent aussi d'intervenir directement sur une demande, si besoin.
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs de la plateforme en tant que responsables du paramétrage.
Au programme dans cet article :
- Faire une demande de formation
- Valider ou refuser un besoin en formation
- Envoyer une demande vers le plan de formation
- Suivre les formations de l'entreprise
Faire une demande de formation
Trois accès sont possibles pour formuler une demande : le menu Demandes de formation, le catalogue de formation ou les entretiens.
Depuis le menu "Demandes de formation"
Accès : Menu > Gestion Formation > Demandes de formation
Cliquez sur "Ajouter un besoin en formation" :
Trois options vous sont proposées pour choisir la formation :
Option 1 — Rechercher une formation par mot-clé dans le catalogue :
Option 2 — Sélectionner une formation déjà affichée à l'écran :
Une fois la formation choisie, indiquez le ou les collaborateurs concernés, ajoutez une description, puis cliquez sur "Ajouter le besoin" :
⚠️ À noter : En tant qu'administrateur, aucun circuit de validation ne s'applique. La demande passe automatiquement au statut "Validé" :
Option 3 — Faire une demande hors catalogue si la formation souhaitée n'existe pas dans le catalogue :
Renseignez le ou les collaborateurs concernés, le nom de la formation, la description et l'URL si disponible :
Depuis le catalogue de formation
Cliquez directement sur une formation présente dans le catalogue :
La fiche formation s'affiche avec un accès direct au formulaire via "Demander cette formation" :
La suite est identique : indiquez le ou les collaborateurs et la description de la demande, puis cliquez sur "Ajouter le besoin" (pour un collaborateur) ou "Soumettre la demande" (si la demande vous concerne).
Depuis un entretien
Si vous êtes également responsable d'entretien, la demande peut être créée directement depuis la fiche entretien du collaborateur. Une fois l'entretien démarré, cliquez sur "Demander une formation" :
Vous pouvez rechercher une formation dans le catalogue ou faire une demande hors catalogue :
Champs à renseigner
Le nom du collaborateur est automatiquement rempli. Seuls les autres champs sont à compléter :
- Hors catalogue — nom de la formation, description, URL (si disponible)
- Catalogue — description uniquement
La demande est ensuite visible dans Gestion Formation au statut "En validation manager" :
Valider ou refuser un besoin en formation
Lorsqu'un collaborateur formule une demande de formation, son manager et vous, administrateur, êtes notifiés. Le manager traite la demande en premier, puis l'administrateur intervient à son tour.
⚠️ À noter : En tant qu'administrateur, vous pouvez accéder directement à la demande sans attendre le traitement du manager, et agir sur celle-ci quel que soit son statut.
La demande peut être ouverte depuis trois accès :
Via la notification reçue :
Via la tâche concernée sur la page d'accueil :
Via le menu "Demandes de formation" :
Une fois la demande ouverte, si elle a été validée par le manager, vous pouvez la valider ou la refuser :
Si elle a été refusée par le manager, vous pouvez tout de même la valider en outrepassant cette décision :
Dans les deux cas, une fenêtre s'ouvre pour ajouter un commentaire (partagé ou non avec le collaborateur) :
⚠️ À noter : Que la demande soit validée ou refusée, le collaborateur et son manager sont notifiés 📩
Envoyer une demande vers le plan de formation
Une fois validées en dernière instance, les demandes peuvent être transférées vers le plan de formation afin d'inscrire les collaborateurs dans des actions de formation. Depuis le menu Demandes de formation, cliquez sur la flèche permettant d'envoyer la demande vers le plan :
Choisissez ensuite le plan de destination :
Une fois le plan choisi, rattachez la demande à une action existante :
Ou créez une nouvelle action en remplissant les champs dédiés :
Cliquez sur "Ajouter" : le collaborateur concerné est inscrit dans l'action choisie 🎉
Suivre les formations de l'entreprise
Accès : Gestion Formation > Formations de l'entreprise > Suivi des formations
L'onglet "Suivi des formations" vous donne une vue complète sur toutes les formations de l'ensemble des collaborateurs, toutes sociétés confondues : nom du collaborateur, formation, organisme, date de réalisation et statut.
Vous pouvez affiner l'affichage grâce aux filtres disponibles :
- Collaborateur
- Nom de la formation
- Statut
- Date
- Plus de filtres (filtres supplémentaires)
Cliquez sur la flèche à gauche d'une ligne pour dérouler le détail de la formation. Chaque ligne dispose également d'une icône de suppression (corbeille) pour supprimer une formation si nécessaire.
Exporter le suivi
Cliquez sur le bouton "Exporter" en haut à droite du tableau. Une fenêtre s'ouvre avec deux paramètres obligatoires :
- Période des demandes à exporter : sélectionnez une plage de dates.
- Sociétés : sélectionnez une ou plusieurs sociétés à inclure.
Cliquez sur "Exporter" pour lancer le téléchargement du fichier Excel.
Ajouter une formation manuellement
💡 La formation ajoutée manuellement ne sera pas intégrée à un plan de formation existant. Elle sert uniquement à l'historisation.
Cliquez sur "Ajouter une formation" en haut à droite du tableau. Une fenêtre s'ouvre avec les champs suivants :
- Nom de la formation (obligatoire)
- Organisme de formation
- Type de formation (obligatoire)
- Date de réalisation (obligatoire)
- Sélectionner des collaborateurs : filtrez par société, structure ou département, puis double-cliquez sur les collaborateurs dans la liste de gauche pour les ajouter à la sélection à droite.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur "Enregistrer". La formation apparaît dans le tableau de suivi pour chacun des collaborateurs sélectionnés.
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