Utiliser la fonctionnalité Documents partagés

Un nouveau règlement intérieur ? Une nouvelle charte ? L'élection des représentants du personnel ?

Avec Eurécia, vous pouvez mettre des documents à disposition de l'ensemble de vos collaborateurs ou uniquement d'un département ou d'une structure en quelques clics.

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme Eurécia.

 

Au programme dans cet article :

• Partager un document
• Restreindre la visibilité
  • Filtrage par département /structure / statut professionnel
  • Exception par utilisateur
• Consulter un document partagé

Temps de lecture estimé : 1 minute

 

Partager un document

Accès : Portail RH > Documents partagés

Pour ajouter des documents :

• Je clique sur le bouton   'Ajouter un document'
• Je joins un fichier en cliquant sur 'Parcourir'
• Je choisis mon fichier sur mon ordinateur et je clique sur 'Valider' ou 'Ouvrir'
• Je coche la case 'Notifier par email' si mes collaborateurs doivent être informés de la mise à disposition du document

 

Restreindre la visibilité

Accès : Portail RH > Documents partagés

Il est possible de mettre en place un filtrage pour restreindre la visibilité des documents :

• Filtrage par Département
• Filtrage par Structures
• Filtrage par Statut professionnel
• Exception par Utilisateur

 

Filtrage par département /structure / statut professionnel

Par défaut votre document est visible par l'ensemble de vos collaborateurs. Pour restreindre la visibilité en fonction d'un des 4 critères précédents :

• Je clique sur 'Activer'
• Je choisis 'Restreint' : l'ensemble des départements/structures/statuts professionnels ne verront donc plus le document hormis celui ou ceux que je vais déterminer ensuite
• Je choisis les départements/structures/statuts professionnels qui peuvent voir mon document
• J'enregistre

 

 

 

Exception par utilisateur

Si je souhaite que seuls Laure et Jean voient mon document :

• Je coche 'Activer' puis rendre visible : 'Aucun' pour les critères Départements/structures et statut professionnels => aucun collaborateur ne voit donc mon document 
• Dans la rubrique 'Exception par utilisateur', je choisis mes deux collaborateurs en cliquant sur ''
• Dans la colonne 'A visibilité sur le fichier', je choisis 'Visible'
• J'enregistre

 

Attention !  Si un utilisateur n'a pas de département, de structure ou de statut professionnel de renseigné dans sa fiche salarié, il pourra consulter l'ensemble des documents partagés. Il faut l'ajouter dans la liste des exceptions par utilisateur.

 

 

Si je souhaite que tous les collaborateurs d'un département puissent consulter mon document sauf Laure et Jean :

• Je coche la case 'activer' uniquement pour le filtrage par département
• Je choisis 'Rendre visible : Restreint'
• Je détermine le département 'Service clientèle'
• Dans la rubrique 'Exception par utilisateur', je choisis mes deux collaborateurs 'Laure' et 'Jean' en cliquant sur ''
• Dans la colonne 'A visibilité sur le fichier', je choisis 'Non visible'
• J'enregistre

 

Épingler les documents partagés

En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de déterminer quelles sont les documents qui seront épinglés sur la page d'accueil de vos collaborateurs.

 

Pourquoi épingler un document ?

Vous pouvez épingler jusqu'à 5 documents différents mais vos collaborateurs n'en verront que deux sur leurs pages d’accueil. Pourquoi pouvoir en épingler 5 alors me direz-vous 😊? Vous pouvez restreindre la visibilité de vos documents par département, structure, statut professionnel, etc, l’ensemble de vos collaborateurs n'a donc pas forcément visibilité sur l'ensemble des documents. Vos collaborateurs verront donc sur leur page d'accueil, les 2 derniers documents partagés épinglés qu'ils ont le droit de consulter !

 

Comment épingler un document ?

Accès : Portail RH > Documents partagés

Je peux choisir simplement quels documents épingler sur la page d'accueil de mes collaborateurs :

• je crée un nouveau document ou j'ouvre un document existant,
• je coche la case dédiée,
• j'enregistre.

 

Il n'est possible d'épingler que 5 documents différents. Vous pouvez voir en un simple coup d’œil quel document sont déjà épinglé.

 

 

 

Consulter un document partagé

Accès : Portail RH > Documents partagés

Le document s'affiche lorsque je clique sur l'icône du fichier afin de télécharger et consulter le document.

 

Je peux classer mes documents par date d'ajout en cliquant sur la colonne 'Date de création'.

 

A noter :  Seuls les administrateurs peuvent ajouter des documents.

 

 

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