Utiliser le coffre-fort numérique

L'utilisation d'un coffre-fort numérique permet à nos clients de respecter les obligations légales liées à la dématérialisation des bulletins de salaire. Ce système d'archivage électronique a également l'avantage de faciliter la vie des admin/managers dans la distribution des bulletins de salaire.

Le coffre-fort numérique offre aussi une alternative plus écologique que les bulletins papier aux acteurs économiques soucieux de l’environnement.

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme Eurécia.

 

Accéder à votre coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique Eurécia est une option de notre module d'administration du personnel: Portail RH.

 

Déjà client Eurécia Business ou ZEN ?   Vous pouvez contacter votre chargé de compte via account.managers@eurecia.com pour demander l'activation de l'option 'Coffre-fort numérique'.

 

 

 

Fonctionnement général du coffre-fort numérique

A noter : Par défaut, tous les utilisateurs acceptent la dématérialisation de leurs bulletins de paie. Le cas échéant consulter le paragraphe 'Renoncer à la dématérialisation des bulletins de paie'

 

• L'administrateur importe les bulletins de salaire dans Eurécia via le menu 'Import des bulletins de salaire' qui sont automatiquement dispatchés vers les dossiers salariés.
• Les bulletins de salaire sont, dans le même temps, automatiquement déposés dans les coffres-forts numériques eDoc du salarié et de la société.
• Le collaborateur reçoit une notification, l'alertant de la disponibilité de son dernier bulletin de paie.

 

Attention !  En cas d'erreur lors de l'import ou si vos bulletins n'apparaissent pas dans Eurécia, ne relancez pas un nouvel import et contactez le support sur support@eurecia.com !

 

 

Renoncer à la dématérialisation des bulletins de paie

 

Dans le cas d'une dématérialisation des bulletins de salaire proposée par l'employeur, tout salarié est en droit de refuser la réception du bulletin au format digital.

Il doit alors en informer son employeur, qui est tenu de lui remettre son bulletin au format papier, et de prendre en compte sa demande dans un délai de 3 mois suivant la requête du salarié.

 

Renseigner le gestionnaire en charge des bulletins papier

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Fiche société > Onglet Paramétrage > Paramètres Portail RH

 

• Je coche la case 'Envoyer les bulletins de salaire à remettre au format papier à ...'
• Je coche le ou les personnes en charge des bulletins de paie papier
• Il est possible de spécifier un gestionnaire RH spécifiquement en charge des bulletins papier.

Pour plus d'informations consultez cet article : Affecter des rôles aux gestionnaires RH / paie

 

Recevoir le bulletin au format papier

 Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et Utilisateurs > Fiche salarié > onglet Emploi

Cette manipulation est aussi accessible à tous les utilisateurs de la plateforme via 'Ma fiche salarié' > onglet 'Emploi'.

 

 

• Je coche la case "recevoir mon bulletin de salaire au format papier"
• Le gestionnaire en charge d’imprimer et d'envoyer le bulletin par courrier est alors alerté par email, afin de lui signaler la nécessité d'éditer un bulletin au format papier pour ce salarié.
• Dans ce cas de figure, le bulletin du salarié ne sera pas envoyé dans le coffre-fort numérique personnel du salarié chez eDoc, mais restera en revanche hébergé sur les serveurs d’Eurécia.

 

Vous trouverez le document d'annonce de l'arrivée du coffre-fort numérique dans votre entreprise ici : Arrivée du Coffre-Fort Numérique ! N'hésitez pas à le partager avec vos équipes 😊.

 

 

Mots clés associés :

CFN - coffre-fort numérique - électronique - renoncer - refuser - bulletin de salaire - bulletin de paie - Tiers de confiance - Edoc