Créer le type d'absence Télétravail

Vous avez besoin de permettre à vos salariés de faire du télétravail, et vous souhaitez le valoriser correctement sur Eurécia ? Pas d'inquiétude, suivez le guide !

 et si vous souhaitez toutes les infos directement en vidéo, c'est par ici !

 

Qui est concerné par cet article ?

 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage d'Eurécia.

 

 

Créer le type d'absence

Accès : Espace Admin > Congés & Absences > Types de congés et absences

• Cliquer sur 'Nouveau type d'absence'.

Remplir le début de la page avec les informations suivantes :

• Couleur planning : définit la couleur de ce type d'absence sur le planning congés.
• Actif : permet d’activer ou désactiver ce type de congés (attention : la désactivation supprime l’historique des absences).
• Code : permet de faire le lien avec le fichier d'import.
• Code planning (optionnel) : lettres à faire apparaître sur le planning dans la case du jour de l'absence (ex. : Télétravail = TT).
• Couleur police code (optionnel) : définit la couleur de police du code planning.
• Description : permet de renseigner le nom du type d'absence.
• Statut affiché dans la plateforme : permet de visualiser le statut de présence dans le planning.

 

 

Gestion de la période

 

Dans le cas du télétravail, vous pouvez simplement laisser le menu comme il est paramétré par défaut lors de la création du nouveau type d'absence ! Une période en année civile, jusqu'au 31 décembre, sans décalage. 

 

Mode de décompte

• Décompte en : permet de définir la règle de décompte pour cette absence.

Pour le télétravail, il est d'usage d'indiquer jours ouvrés. Vous pouvez également paramétrer un décompte en heures.

• Les règles de gestion des 'Jours Non Travaillés' sont à laisser décochées. 

 

 

Mode de cumul

 

Encore une fois, cet onglet dépend grandement de votre besoin. Vous pouvez faire en sorte que l'absence soit gérée avec une incrémentation, si vous le souhaitez (par exemple : 1 droit au télétravail par semaine).

Dans le cas ou vous souhaitez simplement utiliser le télétravail comme mesure exceptionnelle, il convient de ne pas cocher la gestion de droits. 

• Gestion des droits : permet d'activer et paramétrer l’alimentation d’un compteur. Si celle-ci est cochée, un volet s’ouvre : 
  • Prise de congé autorisée x jours après la fin de la période légale : permet d'accorder un délai supplémentaire après la fin de période pour poser les absences.
  • Nombre de jours négatifs autorisés : permet aux salariés de poser temporairement plus de jours qu'ils n'en ont dans leur compteur en fonction des périodes N-1 , N (en cours) et N+1.
  • Mode de cumul :
    • Mois : le compteur s'incrémente chaque mois
    • Semaine : le compteur s'incrémente chaque semaine
  • Mode de calcul de prorata des congés : définit le mode de calcul du prorata de congés à attribuer à un salarié qui arrive ou part en cours de mois.
  • Définir le nombre de jours acquis mensuellement ou de façon hebdomadaire : il est possible de fixer la date de cumul ainsi que le nombre acquis; si aucune incrémentation n’est programmée, il est possible d’alimenter manuellement le compteur.
  • Cocher la case RAZ accumulation : permet une remise à zéro du compteur avant alimentation de celui-ci.

Les autres paramètres à prendre en compte sont les suivants :

• Absence jour minimum pour une demande : définit la durée minimale de l’absence autorisée
• Absence par tranche de : permet de définir par tranche de combien de jours l'absence peut être posée (exemple : le champ est à 0.5, la pose peut être de 0.5, 1, 1.5, 2, 2,5... le champ est à 1 la pose peut être de 1, 2, 3... ; le champ est à 5 la pose peut être de 5, 10, 15 ...).
• Nombre de jours maximum autorisé en prise sur une période : définit le plafond de jours autorisés par an pour ce type de congés (pas de limite si non renseigné).
• Nombre de jours consécutifs maximum autorisés : permet de plafonner le nombre de jours consécutifs de cette absence.
  
  • Proratiser la durée consécutive maximale autorisée pour une demande : permet de proratiser le nombre de jours définit juste au dessus en fonction du pourcentage d'activité du salarié.
• Renoncement au fractionnement : cocher cette case avertira le salarié, selon l'absence qu'il souhaite poser, que celle-ci le privera de ses droits aux jours de fractionnement
• Restreindre la durée de vie des droits à moins d'un an :
  • Durée de vie
  • En jours calendaires ou en jours ouvrés
  • Date de début de vie pour les bascules d'heures supplémentaires : date de transfert ou date de fin de la feuille de temps

 

Dans le cadre du télétravail exceptionnel, nous conseillons de laisser cet onglet ainsi :

 

Circuit de validation

 

Si vous souhaiter faire en sorte que le télétravail soit automatiquement accepté, sans quelconque validation, vous pouvez ne pas activer le circuit de validation en cochant 'validation automatique'. 

Sinon, voici les règles qu'il faut prendre en compte et paramétrer :

• Validation automatique : permet de valider automatiquement la demande X jours avant le départ en congés dans le cas où celle-ci n’a pas toujours pas été validée. La case 'Délai précédent l'absence avant validation automatique (en jours)' apparaît: renseigner le nombre de jours souhaités.
• Préavis : impose à l’utilisateur le respect d’un délai de X jour(s) entre le jour où il pose la demande et le jour du départ en congé. Ce préavis peut être bloquant :
  • Oui : l'utilisateur est averti et la saisie est impossible.
  • Non : l'utilisateur est averti mais peut saisir son absence et la soumettre à validation, par contre le responsable de validation a une info bulle sur la demande à valider.
• Mode de validation : permet de choisir entre le circuit de validation si un manager a été défini dans la fiche du salarié ou une auto-validation.
• Mode d'annulation : permet au salarié de demander l’annulation d’une demande déjà validée auprès du manager, de refuser l'auto annulation.
• A la validation et à l'annulation d'une absence, envoyer un mail de notification à : permet d'alerter systématiquement une personne dès qu'une absence est validée ou annulée (exemple : la gestionnaire de paie).
• Activer la délégation de validation : permet de déléguer la validation de la demande.
• Autoriser à poser dans le passé : permet une demande rétroactive.

 

Voici un exemple permettant de soumettre les demandes de télétravail à validation et d'en demander l'annulation, avec un mail de notification (validation et annulation) envoyé au 'Manager (N+1)' :

 

 

Titres restaurant

 

• Prive du droit au titre resto : permet de déduire des titres restaurants en cas d’absence pour ce type de congés. Si la case est cochée, la cellule 'Pour toute absence d’au moins (Nb. jours)' apparaît.
• Donne droit au titre resto : permet d'ajouter un titre restaurant lorsque cette absence est posée (exemple : l'absence 'Déplacement' posée sur un samedi et dimanche donnera deux titres restaurant en plus au salarié).
• Aucun impact : ne déduit et n'ajoute aucun titre restaurant au salarié.

 

Dans le cas du télétravail, ce menu doit être paramétré ainsi (le télétravail n'impact pas le droit au TR) :

Ancienneté

 

Il n'y a pas de gestion de l'ancienneté à mettre en place pour une absence 'Télétravail'.

Le menu devrait s'afficher ainsi si vous n'avez pas saisi de gestion des droits :

 

Forfait jours

 

• 'Comptabiliser comme': permet de définir le mode de prise en compte de l’absence dans les feuilles de temps pour les cadres au forfait jours :
  • Une absence sans gestion des demi-journées : l'absence est comptée comme une absence, peu importe si elle est de 1 jour ou 0.5 jour, la journée entière est décomptée.
  • Une absence avec gestion des demi-journées : l'absence est comptée comme une absence mais si 0.5 jour est posé, c'est bien 0.5 jours qui sera décompté.
  • Une présence : l'absence est comptée comme travaillée et est valorisée avec le nombre d'heures de l'horaire de travail du salarié.

Dans le cas du Télétravail, l'absence compte évidemment comme une présence pour les forfaits jours.

 

Autres paramètres

 

• Pose réservée aux profils utilisateur autorisés : permet de réserver la pose de cette absence aux profils utilisateurs pour lesquels le paramètre est activé.

Assistance Pour autoriser un profil utilisateur à poser les absences dont cette case est cochée, contactez le support.

 

 

• Forcer à joindre un fichier attaché : permet au système de demander un justificatif d'absence (absences maladie, naissance, …) :
  • Saisie autorisée (aucun contrôle) : aucune obligation de joindre un justificatif.
  • Saisie autorisée (avec alerte) : l'utilisateur peut saisir son absence et la soumettre à validation, mais une alerte avertira de l'absence de justificatif.
  • Saisie non autorisée : l'utilisateur est averti et la saisie est impossible.
• Affichage confidentiel dans le planning congés : permet de rendre anonyme le motif d'absence pour les personnes de même niveau ; seuls les supérieurs hiérarchiques y ont accès.
• Afficher dans la synthèse des soldes de congés : permet de faire apparaître le solde de congés lors de la pose d'une demande d'absence.
• Faire apparaître le commentaire salarié dans le planning : permet de faire apparaître dans le planning congé, le commentaire de la demande d’absence (peut être utilisé pour la gestion des déplacements professionnels).
• Ne pas afficher de compteur pour ce type d'absence : utilisé le plus souvent pour des types d'absences sans acquisition de droit : maladie, congés sans solde, absence injustifiée...
• Compter comme travaillé / Se référer à la séquence : permet d’assimiler l’absence à du temps de travail effectif dans les feuilles d’activités (calcul des heures supplémentaires). Lors de l'export planning congés, cela permet d'indiquer si l'absence est comptée comme travaillée pour les personnes n'étant pas en forfait jours.

 

Le télétravail est évidemment à compter comme travaillé, en se référant à la séquence du salarié (son horaire de travail).

Dans le cas du télétravail exceptionnel, pour lequel on ne met pas en place de gestion de droits, il convient de cocher la case "Ne pas afficher de compteur pour ce type d'absence". 

 

Voici un exemple de paramétrage:

 

 

Temps & Activités

 

• Faire apparaître dans les feuilles de temps : cocher cette case pour faire apparaître ce type d'absence dans les feuilles de temps.
• Gestion des heures supplémentaires : permet de définir le type d’absence comme compteur cible potentiel pour la bascule des heures supplémentaires, n'est pas utile dans le cadre du télétravail.
   

Notes de frais

 

• Empêcher la saisie d'une dépense en cas d'absence sur une journée entière : l'utilisateur ne pourra pas saisir de dépense si il a été absent pour ce type de congé durant une journée entière. 

 

Export paie

 

• Exporter vers la paye : permet de prendre en compte ce type d’absence dans le fichier Excel d’export de la paye.

 

A noter : une fois toutes les informations renseignées, cliquer sur 'Enregistrer'. Dans le cas d'une création d'un type d'absence, une fenêtre demande de rattacher ce type d'absence à un ou plusieurs profils congés.

 

Il faut rattacher le type d'absence à tous les profils qui doivent en bénéficier. Chaque salarié est lui-même rattaché à un Profil Congés.

 

Il est également possible de rattacher le type d’absence à un profil congés depuis le chemin suivant : 

Accès : Espace admin > Congés et absences > Profil congés et absences

• Cliquer sur un profil congés
• Dans l’onglet 'Type de congés et Absences', ajouter l'absence

 

 7 choses à savoir sur... le Télétravail : en vidéo !

 

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