Créer l'absence 'Présence sur le lieu de travail'

Dans le cadre du déconfinement, il est nécessaire de suivre les présences de vos collaborateurs sur votre lieu de travail. Qui est là ? Qui veut venir ? Combien de personnes seront là demain ? Qui était là jeudi ? 

Avec Eurécia, vous pouvez facilement suivre les présences de vos collaborateurs. Pour cela, le plus simple est de créer un tout nouveau type d'absence : La Présence 😁 !

 

Qui est concerné  par cet article ?

Les administrateurs d'Eurécia en charge du paramétrage.

 

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Pourquoi mettre en place une absence 'Présence' ?

Dans le cadre d'une reprise de l'activité dans le respect de la protection de la santé de vos salariés et pour respecter les mesures préconisées par le Protocole National de Déconfinement, il est nécessaire d'avoir un suivi sur le présentiel de vos salariés.

Chaque entreprise doit fixer, en fonction de sa superficie, le nombre de collaborateurs pouvant être présents simultanément au sein des locaux.

 

Mais que dit la loi ?

Le Protocole National de Déconfinement pour les entreprises publié par le Ministère du travail précise :

"Sur la base de l’avis du Haut Conseil de la santé publique du 24 avril 2020, le Gouvernement
a choisi de retenir un critère « universel » d’occupation maximale des espaces ouverts au
public et en milieu de travail (« jauge »). (...) Il a été fixé à 4m2 minimum par personne, ce qui doit
permettre de garantir une distance minimale de 1 mètre autour d’une personne (dans toutes
les directions).
Cette règle permet d’éviter le risque de contact, notamment dans les lieux de circulation ou
d’activité qui génèrent des flux de personnes."

 

Comment créer l'absence 'Présence' ?

 Accès : Espace admin > Congés & Absences > Types de congés

 

Mais non ! Rien de plus simple ! C'est promis 😉 !

 

A noter :  Si vous avez une absence existante de type 'télétravail', il suffira de la dupliquer. L'absence 'Télétravail' et la 'Présence' ont des paramétrages similaires puisque dans les deux cas il s'agit de temps de travail effectif.

 

• je clique sur puis sur 'Dupliquer' ou sur  'Créer un nouveau type d'absence'
• je choisis :
  • la couleur planning pour identifier facilement mes 'présences' sur le planning congé
  • le code (facultatif) qui permet de faire le lien avec le fichier d'import 
  • le code planning (facultatif) : 2 caractères à faire apparaître sur le planning dans la case du jour de l'absence (ex. : PR)
  • la couleur de police code (facultatif) qui définit la couleur d'écriture du code planning 
  • et surtout la description qui est le nom de votre nouveau type d'absence : Présence sur lieu de travail / Présence au bureau / ...
• Je vérifie le reste du paramétrage :
  • Gestion de la période : année civile sans décalage
  • Mode de décompte :
    • jours ouvrés ou heures selon mon fonctionnement
    • pas des gestion des Jours Non Travaillés (je décoche les trois cases)
  • Mode de cumul
    • je coche la case 'Gestion des droits' si je veux activer et paramétrer l'alimentation automatique de mon compteur (facultatif). Par exemple, je coche la case si je veux que chaque collaborateur ait droit à 10 jours de présence sur site.
    • j'indique, si je le souhaite, un nombre minimum/maximum d'heures ou jours à poser
  • Titres restaurant : aucun impact
  • Export paie : ne pas cocher la case
  • Temps & Activités : il n'est pas forcément utile de faire apparaître cette présence dans les feuilles de temps et d'activité.
  • Autres paramètres :
    • Je coche la case 'pose réservée aux utilisateurs autorisés' si je souhaite que seuls les administrateurs puissent poser ce type d'absence
    • Je coche la case 'affichage confidentiel dans le planning' si je souhaite rendre confidentiel le motif de l'absence 
    • Je coche la case 'Compter comme travaillé' (en se référant à l'horaire de du salarié)
    • Je coche la case 'ne pas afficher de compteur pour ce type d'absence'
• J'enregistre
• Dans la fenêtre 'Assistant de paramétrage' qui s'ouvre, je rattache ma 'Présence' à tous les profils Congés concernés

Et voilà ! La présence est créée 👍 !

 

Le circuit de validation

Dans le cadre du Protocole National de Déconfinement, il est conseillé de mettre en place un 'Référent COVID' au sein de votre structure. Il est possible :

• de conserver votre circuit de validation classique et simplement de l'avertir en cas de validation ou d'annulation
• ou de le nommer responsable de la validation de cette 'Présence'

 

Alerte mail en cas de validation ou d'annulation

Accès : Espace admin > Congés & Absences > Types de congé 

• J'ouvre mon type d'absence 'Présence'
• Dans l'encart 'Circuit de validation', je renseigne l'adresse mail de la personne à prévenir lorsque ce type d'absence est validée ou annulée
• J'enregistre

 

Ajout d'un circuit de validation spécifique

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Fiche société > onglet Paramétrage

Je souhaite que pour ce type d'absence uniquement, un responsable de validation spécifique soit désigné.

• Je vais dans la fiche de ma société, onglet 'Paramétrage'
• Dans l'encart 'Circuit de validation', je clique sur  'ajouter un responsable de validation'
• J'indique le rôle 'Validation congés et absences'
• J'indique son niveau : 1, 2, 3 en fonction du circuit de validation que je souhaite mettre en place
• J'indique le nom du responsable désigné
• Dans la colonne 'Condition d’activation du circuit', je choisis mon absence 'Présence'
• J'enregistre

 

 

 

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