Mettre en place l'absence 'Garde d'enfant'

Vous avez été nombreux à nous solliciter sur ce sujet, en cette période particulière.

Sachez que l'équipe d'assistance Eurécia se sent très concernée et mettra tout en oeuvre pour vous accompagner.

Vous souhaitez mettre en place ce nouveau type d'absence ? Suivez le guide !

 La vidéo de présentation ! C'est par ici !

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage d'Eurécia.

Vous faites partie de la tribu des clients ZEN by Eurécia ? Contactez votre consultant support  dédié !

 

Créer ou dupliquer un type d'absence

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Types de congés et absences

• Dupliquer un type d’absence existant comme 'Maladie' par exemple ou cliquer sur 'Nouveau type d'absence' pour en créer un nouveau

Remplir le début de la page avec les informations suivantes :

• Couleur planning (optionnel) : définit la couleur de ce type d'absence sur le planning congés 
• Actif : case à cocher pour rendre le type d'absence actif 
• Code (optionnel) : permet de faire le lien avec le fichier d'import 
• Code planning (optionnel) : lettres à faire apparaître sur le planning dans la case du jour de l'absence (ex. : Garde d'enfant = GE) 
• Couleur police code (optionnel) : définit la couleur de police du code planning 
• Description : permet de renseigner le nom du type d'absence

 

Gestion de la période

• Gestion de période : case à cocher pour ce type d'absence
• Dernier jour de la période : choisir le jour et mois de fin de période d'acquisition, normalement le 31 Décembre car l'absence est gérée en année civile
• Décalage entre la période de cumul et de prise des congés (en années) : pas de décalage ici
   

Mode de décompte

• Décompte en : permet de définir la règle de décompte pour cette absence :
  • Jours ouvrés : société en ouvré
  • Jours ouvrables : société en ouvrable
  • Heures
• Considérer comme un arrêt de travail (initial ou prolongation): cocher cette case si l'absence est considéré comme un arrêt de travail
• Inclure les jours non travaillés : ne pas cocher cette case pour ce cas
• Respecter l'obligation du décompte minimum des jours non travaillés : ne pas cocher cette case pour ce cas
• Respecter l'obligation du décompte maximum des jours non travaillés : ne pas cocher cette case pour ce cas

 

Mode de cumul

• Gestion des droits : ne pas cocher la case dans ce cas précis. Pour ce type d'absence où il n'y a pas d'incrémentation manuelle ou automatique, cette case n'a pas besoin d'être cochée.

 

Circuit de validation

• Acceptation automatique : si vous souhaitez que les salariés puissent valider automatiquement ce type d'absence.
• Préavis : impose à l’utilisateur le respect d’un délai de X jour(s) entre le jour où il pose la demande et le jour du départ en congé. Ce préavis peut être bloquant :
  • Oui : l'utilisateur est averti et la saisie est impossible
  • Non : l'utilisateur est averti mais peut saisir son absence et la soumettre à validation, par contre le responsable de validation a une info bulle sur la demande à valider
• Activer le circuit de validation : permet de soumettre à validation ce type d’absence si un manager a été défini dans la fiche du salarié
• Activer le circuit de validation pour annulation : permet au salarié de demander l’annulation d’une demande déjà validée auprès du manager
• A la validation et à l'annulation d'une absence, envoyer un mail de notification à : permet d'alerter systématiquement une personne dès qu'une absence est validée ou annulée (exemple : la gestionnaire de paie)
   

Titres restaurant

• Impact sur les titres resto
  • Prive du droit au titre resto : permet de déduire des titres restaurants en cas d’absence pour ce type de congés. Si la case est cochée, la cellule 'Pour toute absence d’au moins (Nb. jours)' apparaît
  • Donne droit au titre resto : permet d'ajouter un titre restaurant lorsque cette absence est posée (exemple : l'absence 'Déplacement' posée sur un samedi et dimanche donnera deux titres restaurant en plus au salarié)
  • Aucun impact : ne déduit et n'ajoute aucun titre restaurant au salarié (exemple : l'absence 'télétravail')
     

Ancienneté

• Gestion de l’ancienneté : ne pas cocher cette case dans ce cas

 

Forfait jours

• 'Comptabiliser comme' : permet de définir le mode de prise en compte de l’absence dans les feuilles de temps pour les cadres au forfait jours :
  • Une absence sans gestion des demi-journées : l'absence est comptée comme une absence, peu importe si elle est de 1 jour ou 0.5 jour, la journée entière est décomptée
  • Une absence avec gestion des demi-journées : l'absence est comptée comme une absence mais si 0.5 jour est posé, c'est bien 0.5 jours qui sera décompté
  • Une présence : l'absence est comptée comme travaillée et est valorisée avec le nombre d'heures de l'horaire de travail du salarié

 

Autres paramètres

• Pose réservée aux profils utilisateur autorisés : permet de réserver la pose de cette absence aux profils utilisateurs pour lesquels le paramètre est activé. En règle générale seuls les administrateurs de la plateforme sont autorisés à poser ces absences si la case est cochée.

Assistance Pour autoriser un profil utilisateur à poser les absences dont cette case est cochée, contacter le support Eurécia.

 

• Forcer à joindre un fichier attaché : permet au système de demander un justificatif d'absence (absences maladie, naissance, …) :
  • Saisie autorisée (aucun contrôle) : aucune obligation de joindre un justificatif
  • Saisie autorisée (avec alerte) : l'utilisateur peut saisir son absence et la soumettre à validation, mais une alerte avertira de l'absence de justificatif
  • Saisie non autorisée : l'utilisateur est averti et la saisie est impossible
• Affichage confidentiel dans le planning congés : permet de rendre anonyme le motif d'absence pour les personnes de même niveau ; seuls les supérieurs hiérarchiques y ont accès
• Afficher dans la synthèse des soldes de congés : ne pas cocher dans ce cas précis
• Ne pas afficher de compteur pour ce type d'absence : utilisé le plus souvent pour des types d'absences sans acquisition de droit comme cette absence par exemple.
• Compter comme travaillé / Se référer à la séquence : permet d’assimiler l’absence à du temps de travail effectif dans les feuilles d’activités (calcul des heures supplémentaires). Lors de l'export planning congés : permet d'indiquer si l'absence est comptée comme travaillée pour les personnes n'étant pas en forfait jours.
• Déduire du temps théorique travaillé : en cas de calcul d'heures supplémentaires, sur les feuilles de temps, les heures ou jours passés en congés retarderont le déclenchement des heures supplémentaires et ne seront pas comptés dans le temps travaillé.
• Inclure pour le calcul des heures supplémentaires : les heures/jours passés sur l'absence ou le congé participent au déclenchement des heures supplémentaires. 
   

Temps & Activités

• Faire apparaître dans les feuilles de temps : cocher cette case pour faire apparaître ce type d'absence dans les feuilles de temps
• Gestion des heures supplémentaires : permet de définir ce type d’absence comme compteur cible potentiel pour la bascule des heures supplémentaires (ou de nuit...) provenant du module temps et activités (par exemple : 'Repos compensateur', 'Récupération', 'Heures à payer')
   

Notes de frais

• Empêcher la saisie d'une dépense en cas d'absence sur une journée entière : l'utilisateur ne pourra pas saisir de dépense si il a été absent pour ce type de congé durant une journée entière

 

Export paie

Exporter vers la paye : permet de prendre en compte ce type d’absence dans le fichier Excel d’export de la paye. 

 

Attention !  Pour exporter l'absence, veuillez vous renseigner auprès de votre prestataire paie pour le code à renseigner.

 

A noter : une fois toutes les informations renseignées, cliquer sur 'Enregistrer'. Dans le cas d'une création d'un type d'absence, une fenêtre demande de rattacher ce type d'absence à un ou plusieurs profils congés.

 

Il est également possible de rattacher le type d’absence à un profil congés depuis le chemin suivant : 

Accès : Espace admin > Congés et absences > Profil congés et absences

• Cliquer sur un profil congés
• Dans l’onglet 'Type de congés et Absences', ajouter l'absence

 

Mettre en place un impact correctif, si nécessaire 

Si lors de cette absence le salarié ne doit pas cumuler de congés payés ou de RTT il suffit de mettre en place un impact correctif.

Accès : Espace Admin > Congés & absences > Ouvrir Profils congés & absences

• Cliquer sur le profil congés concerné
• Cliquer sur l'onglet 'Paramétrage'
• Aller à la première rubrique 'Impact correctif sur cumul congés'
• Cliquer sur le bouton 'Ajouter un impact'
  • 'Type de congés impactant l'acquisition des congés', ici "Chômage partiel"
    • Choisir le nombre de jours : ce nombre ne sert qu'à indiquer la règle d'équivalence à Eurécia (par exemple, 1 jour de chômage partiel va impacter 0.6851 jour de CP, ou 31 jours de chômage partiel vont impacter 2.0834 jours de CP)
  • 'Type de congés impacté' : choisir le nombre de jours et le type de congés impacté, par exemple CP ou RTT
  • 'Délai de maintien de l'acquisition des congés' :
    • Indiquer un délai pendant lequel le cumul restera inchangé dans la colonne (cela permet par exemple de ne stopper le cumul des congés payés qu'à partir du 14ème jour de maladie)
    • Choisir si le délai de maintien de l'acquisition est au global sur la période du type impacté, ou s'il se remet à zéro à chaque nouvelle demande
  • 'Plafond de retrait' : indiquer le plafond maximum de retrait par mois ou par semaine (ce maximum est en général égal au nombre de jours acquis durant le mois ou la semaine) par exemple 2.0834 jours si le salarié cumule 2.0834 jours de CP par mois.

 

Impact sur les compteurs des salariés

L'impact correctif se fait obligatoirement sur le compteur en cours de cumul lors de la pose d’un congé.

Les impacts peuvent se faire à deux moments :

• Le lendemain de la date de fin du congé impactant : un salarié pose 2 jours de congés sans solde, son compteur de CP sera impacté dès son retour
• A chacune des dates de cumul des compteurs impactés (lorsque le cumul est automatisé) : un salarié est en maladie longue, chaque mois son compteur se verra déduit des jours qu'il a acquis sur le même mois afin d'annuler l'incrémentation

  

A noter : vous souhaitez nous montrer le paramétrage que vous venez de réaliser pour vous rassurer ? Nous sommes à votre écoute : contactez-nous !

 

7 choses à savoir sur.... La garde d'enfant

 

 

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