Créer un modèle de document

Déterminer les utilisateurs autorisés à gérer les modèles de document

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs

Les utilisateurs ayant un accès de type 'Administrateur' ont, de fait, accès à la création et l'édition des modèles de document.

Il est possible d'ajouter cette fonctionnalité pour les utilisateurs de votre choix, à condition qu'ils aient déjà la capacité d'ajouter des documents dans leur dossier salarié ou celui de leurs équipes.

• J'ouvre la fiche salarié du collaborateur concerné et je vais à l'onglet 'Règles'
• Je coche la case 'Autoriser à gérer les modèles de document RH'
• J'enregistre

Ajouter un élément dans le dossier salarié

Accès : Portail RH > Dossiers salariés

• Je clique sur  pour ajouter un élément
• Je choisis mon salarié
• Je renseigne une description et une valeur
• Je précise la catégorie dans laquelle mon document sera rangé
• J'indique une date de début et/ou fin d'application
• Je coche 'Alerte mail' si je veux mettre en place une alerte mail
• J'ajoute un document en le générant à partir d'un modèle ou alors directement à partir de mon ordinateur
• J'enregistre

Créer un nouveau modèle de document

Accès : Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément

La première étape consiste à créer un document de base sous Word qui vous servira de modèle. Ce document sera ensuite renseigné automatiquement avec des informations et données présentes sur Eurécia : nom, prénom, adresse, date de naissance, fonction, informations sur la société,....

• Je crée la base de mon document dans Word et je l'enregistre en .docx
• Je vais sur Eurécia dans Portail RH > Dossier salarié > ajouter un élément
• Je clique sur 'Nouveau modèle'

• (un petit tuto vous explique comment procéder mais nous allons voir cela un peu plus en détails 😉), je clique sur 'Suivant'

Renseigner les 'mots clés'

Le but est de créer un modèle de document qui s'alimentera automatiquement avec les données renseignées dans Eurécia. 

• J'ouvre mon document de base sous Word ainsi que la page Eurécia où je vais pouvoir piocher parmi la liste de mots-clés proposés pour créer et alimenter mon document
  • 1- Je clique sur la donnée que je veux intégrer dans mon document
  • 2- Je colle cette donnée dans mon document

• Je répète l'opération autant de fois que nécessaire pour créer mon modèle
• J'enregistre mon document en .docx
• Une fois que tous les mots-clés sont ajoutés, je clique sur 'Suivant'
• J'indique le nom de mon modèle, par exemple 'Contrat de travail CDI'
• Je clique sur 'Importer document'
• Je sélectionne le document concerné dans mon ordinateur et je clique sur 'Ouvrir'. Celui-ci doit être au format .docx.
• Je clique sur 'Créer'

Mon nouveau modèle de document est alors présent dans ma galerie de documents. Je pourrai l'utiliser à chaque fois que j'en aurai besoin et il se remplira automatiquement avec les informations de mon collaborateur.

Utiliser un modèle de document existant

Accès : Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément

Lorsque mes modèles sont créés, il ne me reste qu'à en sélectionner un pour que mon document final se génère automatiquement.

• Je sélectionne le modèle de document de mon choix
• Un aperçu du document final s'affiche alors afin d'en contrôler le contenu
• Si certaines données devant être renseignées sont manquantes, elles sont alors affichées dans des rubriques modifiables à droite. Il me suffit alors de les renseigner manuellement.

• Je clique sur 'Créer'
• Mon document est créé avec les informations de mon collaborateur
• Je clique sur 'Enregistrer' à droite pour enregistrer ce document dans le dossier de mon salarié

Modifier un modèle de document existant

Accès : Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément

Je peux modifier mes modèles de document existants pour ajouter des mots-clés ou changer le texte.

• Je vais dans Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément
• Dans la rubrique 'Document attaché', je passe ma souris sur les et je choisis 'Editer' 

• Si je veux ajouter des mots clés, je clique sur 'Précédent' pour ajouter la liste des données disponibles
• J'ouvre parallèlement mon modèle de base sous Word
• Je modifie le texte de mon fichier Word si nécessaire
• J'ajoute par copier/coller les mots clés disponibles dans la fenêtre Eurécia. Une fois que les mots-clés sont ajoutés, je clique sur 'Suivant'
• J'enregistre mon document sous Word au format .docx
• Je supprime le fichier lié en cliquant sur la corbeille et j'ajoute le nouveau document préalablement enregistré
• Je clique sur 'Enregistrer'

Un contrat de travail ? Un avenant ? Une attestation de déplacement ?

Avec Eurécia, vous pouvez créer vos propres documents et les alimenter directement avec les données renseignées dans la plateforme ! Trop facile 😊

Les utilisateurs autorisés à gérer les modèles de document ont été déterminés au préalable dans le menu "Paramétrage des documents" (Portail RH > Documents > Paramétrage des documents) :

Créer le modèle

La première étape consiste à créer un document de base sous Word, qui vous servira de modèle. Ce document sera ensuite renseigné automatiquement avec des informations et données présentes sur Eurécia : nom, prénom, adresse, date de naissance, fonction, informations sur la société,....

• Je crée la base de mon document dans Word et je l'enregistre en .docx
• Je vais sur Eurécia dans Portail RH > Documents > Onglet Modèles de document, 
• Je clique sur 'Créer un modèle' :

Renseignez les mots clés 

Utiliser un modèle de document existant

Lorsque mes modèles sont créés, il ne me reste qu'à en sélectionner un pour que mon document final se génère automatiquement.

• Lors de l'ajout d'un document, je sélectionne "Depuis un modèle de document",
• Et je choisis le modèle de document de mon choix :

• Un aperçu du document final s'affiche alors, afin d'en contrôler le contenu.
• Si certaines données devant être renseignées sont manquantes, elles sont alors affichées dans des rubriques modifiables à droite ; il me suffit de les renseigner manuellement.
• Je clique sur 'Ajouter'.
• Mon document est créé avec les informations de mon collaborateur et il est bien enregistré directement dans son espace "Documents" personnel.