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La campagne d'entretiens a été créée et les entretiens individuels vont commencer.
Cet article détaille chaque étape du processus, de la préparation à la validation finale, pour les responsables d'entretiens comme pour les collaborateurs évalués.
Qui est concerné par cet article ?
Les managers (responsables d'entretien) et les collaborateurs évalués.
Au programme dans cet article :
- Étape 1 — Accéder aux entretiens
- Étape 2 — Préparer l'entretien
- Étape 3 — L'entretien en face à face
- Étape 4 — Validation
Étape 1 — Accéder aux entretiens
Le collaborateur évalué et le.s responsable.s préparent chacun l'entretien de leur côté : réponses aux questions et proposition d'une date.
En tant que responsable d'entretien
Accès : Entretiens (nouveau) > Entretiens de mon équipe
Le responsable visualise la liste de tous les entretiens qu'il doit mener. Il peut les filtrer par période, nom du collaborateur évalué ou de la campagne, ou par état de l'entretien :
Pour chaque entretien, il peut :
- Accéder au détail pour effectuer sa préparation en cliquant sur la ligne.
- Proposer une date d'entretien via les boutons dédiés.
-
Accéder aux options complémentaires (trois points) pour supprimer l'entretien.
En tant que collaborateur évalué
Accès : Entretiens (nouveau) > Mes entretiens
Le collaborateur consulte ses entretiens en cours et passés depuis le menu Mes entretiens. Les entretiens à venir sont également accessibles depuis la carte Entretiens sur la page d'accueil. Il clique sur l'entretien en préparation pour commencer à répondre aux questions.
Étape 2 — Préparer l'entretien
En tant que responsable
Dans le menu Aller au questionnaire, chaque responsable prépare ses réponses.
Pour chaque question :
- Le champ est libre s'il doit y répondre en tant que responsable.
- La mention « Ne doit pas préparer cette réponse » s'affiche si la question est réservée au collaborateur évalué.
- La réponse du collaborateur est visible s'il l'a partagée, sinon la mention « N'a pas partagé sa réponse » apparaît.
- Il est possible d'ajouter un commentaire sous chaque réponse fournie.
Il est possible d'effectuer la préparation en plusieurs fois, en enregistrant ses réponses au fur et à mesure.
Dans le cas où le partage des réponses de préparation a été rendu obligatoire par l'administrateur au lancement de la campagne, il sera possible de décliner le partage lors de l'enregistrement des réponses.
Cependant, notez bien que le partage sera automatiquement effectué au moment de lancer l'entretien :
⚠️ Attention
Le partage des réponses permet au collaborateur et aux potentiels autres responsables d'entretien de les visualiser. Une fois partagées, ce partage ne peut pas être annulé.
En tant que collaborateur évalué
Dans le menu Aller au questionnaire, le collaborateur prépare ses réponses. Le fonctionnement est symétrique à celui du responsable :
- Le champ est libre s'il doit y répondre en tant qu'évalué.
- La mention « Ne doit pas préparer cette réponse » s'affiche si la question est réservée au.x responsable.s.
- Les réponses du responsable sont visibles si elles ont été partagées, sinon « N'a pas partagé sa réponse » apparaît.
De la même manière que pour les responsables, il est possible pour le salarié évalué d'effectuer la préparation en plusieurs fois, en enregistrant ses réponses au fur et à mesure.
Dans le cas où le partage des réponses de préparation a été rendu obligatoire par l'administrateur au lancement de la campagne, il sera possible de décliner le partage lors de l'enregistrement des réponses.
Cependant, notez bien que le partage sera automatiquement effectué au moment de lancer l'entretien :
⚠️ Attention
Le partage des réponses permet au.x responsable.s de les visualiser. Une fois partagées, ce partage ne peut pas être annulé.
Étape 3 — L'entretien en face à face
L'entretien se tient à la date et l'heure convenues dans Eurécia, en cliquant sur le bouton Démarrer l'entretien en haut de page.
Une fois l'entretien démarré, les participants peuvent consulter les réponses préparées à l'étape précédente, ainsi qu'ajouter une réponse commune et / ou une synthèse à chaque question :
Une fois l'entretien terminé, le responsable enregistre le questionnaire puis, dans le menu général de l'entretien, clique sur Finaliser l'entretien pour passer à l'étape suivante.
ℹ️ À noter
Un oubli à l'étape précédente ? Cliquez sur « Remettre en préparation » pour rouvrir l'entretien et effectuer vos corrections.
Étape 4 — Validation
En tant que responsable
Une fois tous les éléments renseignés, le responsable clique sur « Finaliser l'entretien » pour le clore :
Une fenêtre informative s'affiche pour présenter les conséquences de cette action :
L'entretien est ensuite transmis aux différents niveaux de validation configurés. Le suivi est directement visible dans l'entretien :
ℹ️ À noter — Comme à l'étape précédente, il est possible pour le.s reponsable.s de remettre l'entretien en préparation en cas d'oubli, via le bouton dédié.
En tant que collaborateur
Après envoi par le responsable, le collaborateur peut valider ou contester l'entretien :
En cas de contestation, le collaborateur doit obligatoirement indiquer les raisons de son refus, qui seront communiquées au responsable :
L'historique de validation se met à jour jusqu'à ce que les deux parties s'accordent :
⚠️ Notez bien
Une fois l'entretien validé par toutes les parties signataires, il reste possible de remettre celui-ci en préparation si des corrections doivent y être apportées :
Validation administrative
En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de clôturer administrativement tout entretien non validé dont le statut est "Effectué" ou "À valider".
Pour ce faire, accédez à la campagne concernée, puis cliquez sur "Clôturer l'entretien" via les trois points de la vision liste d'entretiens :
Il sera alors nécessaire de :
- renseigner un commentaire (obligatoire),
- choisir de notifier la clôture par notification au responsable et/ou à l'évalué ;
- puis confirmer votre choix pour valider la clôture
Une fois celle-ci effectuée, l'entretien apparaît alors comme clos administrativement :
Il n'est plus possible pour le responsable d'entretien de remettre celui-ci en préparation.
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