Les différentes étapes de l'entretien

La campagne d'entretiens des collaborateurs a été créée. Les entretiens individuels vont commencer. Comment vont-ils se dérouler ?

 

Qui est concerné par cet article ?

Manager en tant que responsable des entretiens de son équipe, Utilisateur standard en tant que collaborateur

 

Au programme dans cet article :

• Etape 1 - Accéder aux entretiens
  • En tant que Manager
  • En tant que Collaborateur  
• Etape 2 - Préparer l'entretien
  • En tant que manager
  • En tant que collaborateur
• Etape 3 (si configuré) - Evaluation des compétences
• Etape 4 - L'entretien en face à face
• Etape 5 - L'évaluation définitive (Avec vidéo en bonus pour vous accompagner 😊)
• Etape 6 - Validation
• Etape 7 - Avenant

 

Etape 1 - Accéder aux entretiens

Le collaborateur et le manager vont pouvoir chacun de leur côté préparer l'entretien, en répondant aux questions définies lors de la création de la campagne, en évaluant les compétences et en proposant une date d'entretien.

 

En tant que Manager

Accès : Entretien individuel > Entretiens de mon équipe

 

Le manager voit apparaître la liste des entretiens dont il est responsable.

Pour plus de simplicités, il est possible de filtrer les entretiens selon plusieurs critères :

• Période,
• Collaborateur concerné,
• Nom de la campagne,
• Type d'entretien : annuel, commercial, professionnel,...
• Statut : en préparation, date proposée, effectué, à valider,...

Il peut pour chacun d'eux :

• Accéder au détail de l'entretien pour effectuer sa préparation en cliquant directement sur la ligne,
• Proposer une date en cliquant sur '', ou accepter une date d'entretien proposée en cliquant sur ''.
• Accéder à des options complémentaires :
  • Marquer l'entretien comme 'effectué',
  • Imprimer l'entretien (le pdf de l'entretien vous est envoyé par mail),
  • Supprimer l'entretien.

 

En tant que Collaborateur  

Accès : Ma fiche salarié > Entretiens

Dans le menu Mes entretiens, chaque collaborateur peut voir ses entretiens en cours et passés. Les entretiens à venir sont accessibles depuis la carte 'Entretien' directement sur la page d'accueil : Personnaliser votre application Eurécia.

Il suffit de cliquer sur l'entretien en préparation pour accéder aux détails et ainsi commencer à répondre aux questions préparatoires.

 

 

Etape 2 - Préparer l'entretien

En tant que manager

Dans l'onglet 'Questionnaire', je prépare mes réponses en vue de l'entretien.

Pour chaque question, vous trouverez une case :

• Pour mes réponses en tant que responsable de l'entretien:
  • Je peux répondre au question si le champ est vierge
  • Voir 'Ne doit pas préparer cette réponse' si la question est destinée uniquement au collaborateur
• Pour les réponses du collaborateur: 
  • Vous pourrez visualiser sa réponse s'il a partagé ses réponses
  • Voir 'N'a pas partagé sa réponse' s'il n'a pas encore partagé sa réponse
  • Voir 'Ne doit pas préparer cette réponse' si la question est destinée uniquement au collaborateur
• La partie 'Synthèse à venir' sera rempli par le manager durant l'entretien en face à face.

 

Lorsque j'ai fini de préparer mes réponses, je peux :

• Laisser l'entretien tel quel. Les réponses sont automatiquement sauvegardées
• Partager mes réponses avec le collaborateur en cochant les cases correspondantes (Questionnaire, Evaluation des compétences, Evaluation objectifs précédents, etc...) et en cliquant sur 'Partager avec le collaborateur' dans la rubrique 'Avancement'.

Attention !  Le partage des réponses permet au collaborateur de les visualiser. Une fois partagées, vous ne pourrez plus annuler ce partage.

 

Dans l'onglet 'Objectifs Précédents', je retrouve les objectifs déterminés lors de la campagne d'entretien précédente :

• Si une seule campagne précédente a été détectée, les objectifs déterminés précédemment remontent automatiquement
• Si plusieurs campagnes sources ont été détectées par le système, je peux choisir la campagne dont je souhaite récupérer les objectifs en cliquant sur ''. Dans la fenêtre qui s'ouvre, je choisis la campagne concernée et je clique sur modifier :

Ensuite je peux évaluer les objectifs déterminés précédemment et préciser s'ils sont non atteints, atteints ou dépassés.

 

Dans l'onglet 'Nouveaux objectifs', je peux commencer à saisir de nouveaux objectifs pour mon collaborateur. Ces objectifs pourront être ajusté durant l'entretien en face à face.

 

En tant que collaborateur

Dans l'onglet 'Questionnaire', je prépare mes réponses en vue de l'entretien.

Pour chaque question, vous trouverez une case :

• pour la réponse du responsable :
  • Vous pourrez visualiser sa réponse s'il a partagé ses réponses
  • Voir 'N'a pas partagé sa réponse' s'il na pas encore partagé sa réponse
  • Voir 'Ne doit pas préparer cette réponse' si la question est destinée uniquement au collaborateur
• Pour mes réponses collaborateur :
  • Je peux répondre au question si le champ est vierge
  • Voir 'Ne doit pas préparer cette réponse' si la question est destinée uniquement au responsable
• La partie 'Synthèse à venir' sera rempli par le manager durant l'entretien en face à face.

 

 

Lorsque j'ai fini de préparer mes réponses, je peux :

• Laisser l'entretien tel quel. Les réponses sont automatiquement sauvegardées
• partager mes réponses avec mon responsable en cochant la case 'Questionnaire' et en cliquant sur 'Partager avec le manager' dans la rubrique 'Avancement'.

Attention !  Le partage des réponses permet au manager de les visualiser. Une fois partagées, vous ne pourrez plus annuler ce partage.

 

Etape 3 (si configuré) - Evaluation des compétences

Si l'étape d'évaluation des compétences a été sélectionnée par l'administrateur à la création de la campagne, le collaborateur et le manager vont pouvoir évaluer chacun le niveau des compétences associées au métier du collaborateur.

Ils peuvent ensuite choisir de publier leurs pré-évaluations respectives ou non, afin qu'elles soient visibles réciproquement. Pour cela :

• je coche la case 'Evaluation' et je clique sur 'Partager avec ...' dans la rubrique 'Avancement'.

Attention !  Une fois publiées, les pré-évaluations ne pourront plus être modifiées.

 

A noter : si aucune date d'entretien n'a été fixée à cette étape, il est nécessaire de le faire pour poursuivre le processus.

 

Etape 4 - L'entretien en face à face

L'entretien a lieu à la date et l'heure indiquées dans Eurécia.

Si la pré-évaluation a été configurée par l'administrateur, le manager et le collaborateur comparent leurs évaluations respectives.

Vous pouvez aussi imprimer la trame de préparation pour suivre le cheminement de l'entretien afin d'optimiser son déroulement et n'oublier aucun point.

Une fois celui-ci terminé, le manager clique sur 'Entretien effectué Démarrer compte rendu' pour passer à l'étape suivante.

 

Etape 5 - L'évaluation définitive

L'étape 'Compte-rendu' apparaît lors du 'Démarrage de l'entretien':

 

Après avoir cliqué sur 'Démarrer l'entretien', une modale s'affichera automatiquement, informant sur les différentes parties de l'entretien pouvant êtres remplies:

 

Le manager renseigne donc par la suite; en concertation avec son collaborateur; les informations suivantes:

• dans l'onglet 'Questionnaire', la synthèse pour chaque question.
• dans l'onglet 'Evaluation des compétences', le niveau atteint pour chaque compétence (si la configuration le permet).
• dans l'onglet 'Objectifs précédents', l'évaluation de chaque objectif précédent.
• dans l'onglet 'Nouveaux objectifs', j'ajoute de nouveaux objectifs si nécessaire ainsi que les  moyens pour y parvenir.
• dans l'onglet 'Conclusions', les différents éléments de conclusion (si la configuration le permet).
• dans l'onglet 'Annexes', des documents associés à l'entretien si nécessaire.

 

A noter : Un oubli à l'étape précédente ? Une question mal renseignée ? Vous pouvez remettre l'entretien en préparation ! Pour cela, il vous suffira de cliquer sur "Remettre en préparation".

 

Etape 6 - Validation

En tant que Manager

Une fois que tous les éléments sont remplis, le responsable clique sur 'Valider l'entretien' pour clore l'entretien:

 

De nouveau, une fenêtre informative s'affichera automatiquement, informant sur les conséquences de cette action:

 

L'entretien sera ensuite envoyé pour validation aux différents niveaux de validation configurés. Le suivi des validations sera directement apparent dans l'entretien de la façon suivante:

 

 

A noter : de la même façon qu'à l'étape précédente, il vous est possible de remettre l'entretien en préparation en cas d'oubli ! Pour cela, il suffit de simplement cliquer sur "Remettre en préparation".

 

En tant que collaborateur

Après envoi pour validation de la part du responsable, le collaborateur pourra soit valider ou contester l'entretien:

 

 

Si le collaborateur décide de contester l'entretien, ce dernier devra alors obligatoirement indiquer les raisons de son refus. Le motif donné sera alors communiqué au responsable d'entretien:

 

 

Après confirmation, le collaborateur viendra renseigner les raisons de son refus, dans l'encadré correspondant:

 

 

Après envoi, l'historique de validation s'actualisera en conséquence, jusqu'à ce que les deux parties se mettent d'accord et valident l'entretien:

 

 

Attention !  Une fois que le collaborateur et le responsable de l'entretien ont tous les deux validé l'entretien, il n'est plus possible de rouvrir ou d'éditer ce dernier !

 

Etape 7 - Avenant

Dans le cas où certains nouveaux objectifs auraient été oubliés ou que de nouveaux objectifs s'ajoutent en cours d'année, il est possible de créer un avenant à l'entretien.

Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans cet article : Créer un avenant aux objectifs.

 

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