Les différentes étapes de l'entretien

La campagne d'entretiens des collaborateurs a été créée. Les entretiens individuels vont commencer. Comment vont-ils se dérouler ?

 

Qui est concerné par cet article ?

Manager en tant que responsable des entretiens de son équipe, Utilisateur standard en tant que collaborateur

 

Etape 1 - Préparation

Le collaborateur et le manager vont pouvoir chacun de leur côté préparer l'entretien, en répondant aux questions définies lors de la création de la campagne, en évaluant les compétences et en proposant une date d'entretien.

En tant que Manager

Accès : Entretien individuel > Entretiens de mon équipe

Le manager voit apparaître la liste des entretiens dont il est responsable. Il peut pour chacun d'eux :

• Proposer une date
• Accéder au détail pour effectuer sa préparation
• Marquer comme effectué
• Supprimer

En accédant au détail (icône en forme de dossier), la page de préparation manager s'ouvre. C'est à cet endroit qu'il doit répondre aux questions, qu'il peut choisir de publier ou non.

Attention !  La publication des réponses permet au collaborateur de les visualiser. Une fois publiées, celles-ci ne pourront plus être modifiées.

 

En tant que Collaborateur  

Accès : Ma fiche salarié > Entretiens

Le collaborateur voit la liste des entretiens qui lui sont affectés. Il peut pour chacun d'eux accéder au détail (icône en forme de dossier) pour effectuer sa préparation et proposer une date.

La page de préparation collaborateur s'ouvre. C'est à cet endroit qu'il doit répondre aux questions, qu'il peut choisir de publier ou non.

Attention !  La publication des réponses permet au manager de les visualiser. Une fois publiées, celles-ci ne pourront plus être modifiées.

 

Etape 2 (si configuré) - Pré-évaluation 

Si l'étape de pré-évaluation a été sélectionnée par l'administrateur à la création de la campagne, le collaborateur et le manager vont pouvoir évaluer chacun le niveau des compétences associées au métier du collaborateur.

Ils peuvent choisir de publier leurs pré-évaluations respectives ou non, afin qu'elles soient visibles réciproquement.

Attention !  Une fois publiées, les pré-évaluations ne pourront plus être modifiées.

 

A noter : si aucune date d'entretien n'a été fixée à cette étape, il est nécessaire de le faire pour poursuivre le processus.

 

A noter : il est possible d'imprimer la trame de préparation (avec les réponses si celles-ci ont été publiées) à tout moment en cliquant sur l'icône imprimante.

 

Etape 3 - L'entretien

L'entretien a lieu à la date et l'heure indiquées dans Eurécia. Si la pré-évaluation a été configurée par l'administrateur, le manager et le collaborateur comparent leurs évaluations respectives.

Imprimer la trame de préparation permet également de suivre le cheminement de l'entretien afin d'optimiser son déroulement et n'oublier aucun point.

Une fois celui-ci terminé, le manager doit le marquer 'effectué' pour passer à l'étape suivante.

 

Etape 4 - L'évaluation définitive

L'étape 'évaluation définitive' apparaît à l'issue de l'entretien. Le manager renseigne, en concertation avec son collaborateur, le niveau atteint dans chaque compétence.

A noter : si la pré-évaluation est configurée, elle se transforme à cette étape en évaluation finale. Cependant, les pré-évaluations restent en mémoire et sont toujours consultables.

 

Etape 5 - Objectifs

Le manager choisit ici les objectifs qu'il fixe à son collaborateur. Il peut s'agir, par exemple, d'un changement de poste ou d'un développement des compétences.

Il va ensuite renseigner, dans l'onglet 'compétences', les compétences à acquérir ou améliorer, ainsi que le niveau souhaité.

A noter : dans le cas d'un changement de poste, le logiciel remplit automatiquement les compétences que le collaborateur va devoir améliorer ou acquérir, avec le niveau souhaité.

Dans l'onglet 'performance', le manager peut affecter des indicateurs de performance (KPI) à son collaborateur (un objectif de chiffre d'affaires par exemple). 

Enfin, dans l'onglet 'autres objectifs', le manager peut fixer des objectifs divers (suivre la formation commerciale par exemple).

 

Etape 6 - Conclusion

Le manager remplit les conclusions de l'entretien en répondant aux questions définies par l'administrateur à la création de la campagne d'entretiens. Pour finir, il valide l'entretien.

 

Etape 7 - Validation

L'entretien clôturé va alors suivre le circuit de validation définit. Par défaut, seul le collaborateur doit valider ou refuser les conclusions de l'entretien.

Il est cependant possible de désigner des personnes supplémentaires qui devront également valider l'entretien.

Accès : Espace Admin > Entretiens > Configurer les droits

Le premier niveau du circuit de validation est obligatoirement le Responsable ; c'est lui qui clôture l'entretien et le valide donc. Le second niveau est le collaborateur, par défaut (qu'on peut supprimer). On peut ensuite désigner des personnes supplémentaires de notre choix qui devront également valider l'entretien, en choisissant 'une personne nommée'.

 

Mots clés associés à cet article :

Entretien annuel - Entretien professionnel - Étapes - Évaluation - Objectifs