Définir les circuits de validation (workflow)

La mise en place et le paramétrage des circuits de validation est une étape primordiale du paramétrage d'Eurécia.

Cela vous parait compliqué 😨 ? Pas de panique, on vous explique tout !

Eurécia vous permet de gérer plusieurs circuits de validation en fonction des types de demandes : congés, notes de frais, activités,... Il est aussi possible de définir une gestion de validation multicritères ou utiliser des listes personnalisables pour déterminer les différents responsables de validation pour un même demande.

 

Qui est concerné par cet article ?

 

Les administrateurs mais plus généralement toutes les personnes concernées par la validation des demandes dans Eurécia.

 

Au programme dans cet article :

• Les différents type de circuits de validation
  • Le circuit de validation société
  • Le circuit de validation par salarié
• Paramétrer les circuits de validation 'société'
  • Activer les circuits de validation société
  • Ajouter/Modifier des règle de validation
• Paramétrer les circuits de validation 'salarié'
• Les conditions d'activation du circuit de validation
  • Pour le module Congés & Absences
  • Pour le module Note de frais
• Identifier plusieurs responsables pour valider un type de demande

 

Les différents type de circuits de validation

Dans Eurécia, il y a deux méthodes principales pour définir vos circuits de validation :

 

Le circuit de validation société

Le circuit de validation de la société permet d’établir les responsables de validation pour l’ensemble des modules ou pour certains modules en particulier de façon globale pour l'ensemble de vos collaborateurs. Ces circuits de validation seront vos workflow par défaut.

Il est préférable d'utiliser cette méthode car en cas de changement, les modifications pourront être réalisées simplement pour l'ensemble des vos collaborateurs en quelques clics.

 

Le circuit de validation par salarié

Le circuit de validation par salarié ou circuit de validation spécifique permet de faire du cas par cas pour chaque collaborateur. Ce circuit de validation prend toujours le dessus sur le circuit de validation société.

Son inconvénient ? En cas de changement, il faudra intervenir sur chaque fiche salarié.

 

Ces deux méthodes peuvent être utilisées simultanément. Notre conseil 😁 ? Mettre en place un circuit de validation société qui répondra à la majorité des cas de figure puis intervenir spécifiquement sur chaque fiche collaborateur.

 

Paramétrer les circuits de validation 'société'

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Fiche Sociétés > onglet Paramétrage > Circuit de validation

 

Le circuit de validation de la société permet d’établir les responsables de validation pour l’ensemble des collaborateurs de votre société.

 

Activer les circuits de validation société

• Je coche la case 'Activer le circuit de validation société'. Le paramétrage du circuit de validation réalisé sur la fiche société sera effectif seulement si celle-ci est cochée.
• J'enregistre la fiche société

 

Ajouter/Modifier des règle de validation

• Je clique sur '' pour insérer une nouvelle règle ou sur le '' pour modifier une règle existante
• Dans la colonne 'Rôles', je détermine le rôle qui sera attribué à ce responsable de validation. Il peut valider l’ensemble des modules de la plateforme ou seulement un module en particulier.

 

• Dans la colonne 'Niveau', j'indique le niveau de validation du responsable. Eurécia permet 5 niveaux de validation. Cependant, il est possible de cumuler les responsables de même niveau :
  • Si deux responsables ont le même niveau, ce sera l'un OU l'autre qui devra valider la demande
  • S'il y a deux responsables de validation ayant 2 niveaux de validation différents, ce sera l'un PUIS l'autre
• Dans la colonne 'Responsable de validation', je précise le responsable de validation à qui la règle est attribuée:
  • Manager (N+x) : le manager spécifique de chaque collaborateur sera responsable de validation
  • Responsable société : l'utilisateur nommé comme étant le responsable de la société dans la fiche société > onglet Organisation
  • Responsable département / structure : le responsable de validation sera spécifié en fonction du département ou de la structure de rattachement de chaque collaborateur. Ils sont déterminés dans la fiche société > onglet Organisation
  • Personne nommée
• Dans la colonne 'Transfert de validation', je peux autoriser le responsable de validation à transférer une demande de validation. Dans ce cas, lorsque le responsable de validation accédera à la demande, il aura la possibilité de valider cette demande ou de la transférer à un ou plusieurs autres utilisateurs :
  • toute personne ayant pouvoir de validation
  • Manager
  • Responsable société / département / structure
  • Listes personnalisées d'utilisateurs
• Dans la colonne condition d'activation, je peux établir une condition d’activation du circuit. Cette colonne est seulement disponible pour la validation du module Notes de frais et Congés & Absences. Nous y viendront plus en détails dans la partie : Les conditions d'activation du circuit de validation
• La colonne 'Commentaire' est facultative et permet d'indiquer une note concernant ce circuit
  
• J'enregistre

 

Paramétrer les circuits de validation 'salarié'

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche salarié > Onglet règles

 

Dans chaque fiche salarié, il est possible de définir un circuit de validation qui sera propre au salarié. Ce circuit de validation déroge au circuit de validation de la société, les informations définies dans la fiche salarié seront prioritaires sur celles définies dans la fiche société.

Lorsque j'ajoute des règles spécifiques dans une fiche salarié, la règle provenant de la fiche société devient 'grise' car inactive.

Les règles provenant de la fiche société ne peuvent pas être supprimées depuis la fiche salarié.

 

 

Le paramétrage s'effectue de la même façon que sur la fiche société 😊!

 

Les conditions d'activation du circuit de validation

Il est possible d'aller plus loin dans le paramétrage des circuits de validation en établissant des conditions d'activation en clair, ces circuits ne seront activés que dans certaines conditions !

 

Pour le module Congés & Absences

Lorsque je choisis un rôle 'Validation congés et absences', je peux déterminer pour quel type de congés ou absences ce circuit s'activera.

Je peux déterminer que mes absences sont validées par le manager de chaque collaborateur sauf dans le cas d'absence maladie, par exemple, qui seront validées par mon responsable RH.

Dans ce cas, je crée  au moins 2 lignes dans mon circuit de validation :

• une pour la cas général
• une ou plusieurs lignes pour chaque type de congé ayant un circuit de validation différent

 

Ce paramétrage peut être mis en place dans la fiche société ou dans la fiche salarié.

 

Pour le module Note de frais

Il est possible de mettre en place des conditions d'activation en fonction :

• Du montant de la note de frais
• Des types de dépenses
• Des types de notes de frais. Plus d'informations sur les types de notes de frais ? C'est par ici : Les différents paramètres du module Notes de frais

 

Si deux (ou plus) conditions sont saisies, elles sont cumulatives. Les deux conditions devront être remplis pour déclencher cette règle du circuit de validation.

 

Identifier plusieurs responsables pour valider un type de demande

Plusieurs personnes sont susceptibles de valider vos congés, vos feuilles de temps ou vos notes de frais ? Pas de problème 😉 !

Il est possible de définir des listes personnalisées d’utilisateurs pour les utiliser dans le champ " Resp. validation " de votre circuit de validation.

• Je crée ma liste personnalisée d'utilisateurs en utilisant toutes les informations contenues dans cet article : Créer des listes personnalisées de salariés.
• Je me déconnecte et je me reconnecte pour que ma nouvelle liste personnalisée soit correctement prise en compte 😊 
• Je retourne dans la fiche société ou dans ma fiche salarié, pour ajouter cette liste personnalisée dans une règle de validation
• Je clique sur '' pour ajouter une nouvelle ligne ou sur '' pour modifier une règle existante
• Dans le champ 'resp. validation', je sélectionne ma liste personnalisée
• J'enregistre

Le paramètre 'Choisir le responsable dans la liste' permet deux modes d’utilisation de la liste au moment où le salarié soumet à validation :

• Case décochée : Le ou les membres de la liste recevront par défaut une demande de validation
• Case cochée : le salarié peut choisir la ou les personnes membres de la liste qui pourront valider sa demande : le bouton 'ajouter un responsable' permet de sélectionner plusieurs personnes destinataires 

Dans le module Note de frais, le choix du responsable se fera en sélectionnant le responsable dans le menu déroulant. Pour ajouter plusieurs responsable, votre collaborateur cliquera sur le bouton '' :

 

 

Dans les absences, votre collaborateur sélectionne le premier responsable dans le menu déroulant et clique sur 'Ajouter responsable' si la demande doit être envoyée à plusieurs utilisateurs :

 

 

 

Le transfert de validation

Dernière étape de notre article sur les paramétrages du circuit de validation : les transferts de validation !

Cette fonctionnalité permet de nommer un responsable de validation qui pourra éventuellement transférer la demande à un ou plusieurs autres utilisateurs. 

Lorsque mon responsable de validation ouvre la demande, il a la possibilité de la valider directement ou bien de la transférer à un autre utilisateur.

• De la même façon que précédemment, je créé une nouvelle règle en cliquant sur '' ou je  'modifie une règle existante en cliquant sur'
• Je configure mon circuit de validation comme indiqué dans les parties précédentes
• Dans la colonne 'transfert de validation, je choisis le type d'utilisateurs concernés ou une liste personnalisée
• J'enregistre

 

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