Départements et Structures [Nouvel Espace Admin]

Vous paramétrez Eurécia et vous souhaitez gérer l'organisation de votre entreprise. 

Vous pouvez ainsi créer, modifier et gérer l'arborescence hiérarchique des départements (regroupements métiers) et des structures (établissements légaux) de votre société, tout en facilitant l'affectation des collaborateurs et la traçabilité des modifications.

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs en charge du paramétrage de la plateforme SIRH.

Paramétrer les départements et les structures

Accès : Espace Admin > Départements et structures

Paramétrer les départements

Accès : Espace admin > Départements et structures > Onglet Départements

Un département correspond à un regroupement logique de collaborateurs au sein d'une société.  Il est communément utilisé pour organiser les collaborateurs autour d'un ou plusieurs métiers ou fonctions.

Créer les départements 'pères'

L'arborescence hiérarchique permet d'organiser les départements sous forme de parents/enfants sur plusieurs niveaux, reflétant fidèlement l'organisation réelle de l'entreprise.

Les départements 'pères' sont les premiers niveaux de votre organisation.  Il sera ensuite possible de créer autant de niveaux et sous-niveaux que vous souhaitez.

• Je clique sur
• Je renseigne le nom de mon département
• En cliquant sur , j'accède au paramétrage du département

• Dans l'encart Administratif, j'indique un code département : ce code va notamment servir pour les exports et imports de données.  Il doit être unique.  De manière générale, on reprend le nom donné au département sauf si deux départements portent le même nom !

• Je renseigne ensuite les différents champs facultatifs :
  • le code société,
  • le numéro de Siret,
  • le code NIF ,
  • le code établissement,
  • le code journal virement,
  • le code comptable bancaire,
  • l'adresse.

• Dans l'encart Financier, je renseigne le titulaire ainsi que les coordonnées bancaires de chaque département, si elles sont distinctes de celle de la société.  Ces informations seront notamment reprises dans le cadre du fichier de virement SEPA avec le module Notes de frais

• Dans l'encart Informations supplémentaires, je note un commentaire, en cas de besoin (facultatif).

• Puis, je clique sur

   

• En revenant sur la ligne du département concerné, je choisis le responsable du département s'il y en a un dans le menu déroulant. Cette donnée est facultative mais peut être très utile pour mettre en place vos circuits de validation.  Un responsable peut gérer plusieurs départements.

   

• Je peux également y affecter les collaborateurs rattachés à ce département. L'affectation peut être effectuée depuis l'onglet Départements ou depuis la fiche collaborateur.

Créer des sous-niveaux

Lorsque mes départements principaux (ou départements pères) sont créés, je peux ajouter différents sous-niveaux.

• Je clique sur à droite du nom du département
• Je renseigne les différents champs comme précédemment

Il n'est pas possible de déplacer un sous-niveau d'un parent à un autre.

Supprimer un département

Si je souhaite supprimer un département :

• Je clique sur à droite de la ligne du département que je souhaite supprimer

• Le message suivant s'affiche :

  

• Après lecture du message d'alerte et confirmation, je clique sur 'Supprimer'

La suppression d'un département ne supprime pas les collaborateurs, mais retire leur affectation.

Dans le cas d'une suppression d'un département, il est important de rattacher les collaborateurs de ce département à leur nouveau département.

Paramétrer les structures

Accès : Espace admin > Départements et structures > Onglet Structures

Une structure correspond à un regroupement logique de collaborateurs au sein d'une société, représentant généralement un établissement physique ou une entité légale.

Créer les structures 'mères'

L'arborescence hiérarchique permet d'organiser les structures sous forme de parents/enfants sur plusieurs niveaux, reflétant fidèlement l'organisation réelle de l'entreprise.

Les structures 'mères' sont les premiers niveaux de votre organisation.  Il sera ensuite possible de créer autant de niveaux et sous-niveaux que vous souhaitez.

• Je clique sur
• Je renseigne le nom de ma structure
• En cliquant sur , j'accède au paramétrage de la structure

• Dans l'encart Administratif, j'indique un code de la structure : ce code va notamment servir pour les exports et imports de données.  Il doit être unique.  De manière générale, on reprend le nom donné à la structure sauf si deux structures portent le même nom !

• Je renseigne ensuite les différents champs facultatifs :
  • le code société,
  • le numéro de Siret,
  • le code NIF ,
  • le code établissement,
  • le code journal virement,
  • le code comptable bancaire,
  • l'adresse.

• Dans l'encart Financier, je renseigne le titulaire ainsi que les coordonnées bancaires de chaque structure, si elles sont distinctes de celle de la société.  Ces informations seront notamment reprises dans le cadre du fichier de virement SEPA avec le module Notes de frais.

• Dans l'encart Informations supplémentaires, je note un commentaire, en cas de besoin (facultatif).

• Puis je clique sur

   

• En revenant sur la ligne de la structure concernée, je choisis le responsable de la structure s'il y en a un dans le menu déroulant. Cette donnée est facultative mais peut être très utile pour mettre en place vos circuits de validation.  Un responsable peut gérer plusieurs structures.

   

• Je peux également y affecter les collaborateurs rattachés à cette structure.  L'affectation peut être effectuée depuis l'onglet Structures ou depuis la fiche collaborateur.

Créer des sous-niveaux

Lorsque mes structures principales (ou structures mères) sont créées, je peux ajouter différents sous-niveaux.

• Je clique sur à droite du nom de la structure
• Je renseigne les différents champs comme précédemment

Il n'est pas possible de déplacer un sous-niveau d'un parent à un autre.

Supprimer une structure

Si je souhaite supprimer une structure :

• Je clique sur à droite de la ligne de la structure que je souhaite supprimer

• Le message suivant s'affiche :

  

• Après lecture du message d'alerte et confirmation, je clique sur 'Supprimer'

La suppression d'une structure ne supprime pas les collaborateurs, mais retire leur affectation.

Dans le cas d'une suppression d'une structure, il est important de rattacher les collaborateurs de cette structure à leur nouvelle structure.

Journal des événements

Le journal des événements est un historique exhaustif et automatique de toutes les modifications réalisées sur les départements et structures.

Les informations tracées sont les suivantes :

• Date et heure de la modification
• Utilisateur ayant effectué la modification
• L'origine de l'action
• Le champ concerné et modifié avec l'ancienne et la nouvelle valeur

Le journal des événements sera utile en cas de :

• Résolution d'incidents
• Audit de conformité
• Analyse des modifications pour identifier les erreurs récurrentes

Mots clés associés à cet article :

organisation - départements - structures - entité - service - direction - pôle - hiérarchie - organigramme - créer - modifier - niveau - sous-niveau - arborescence