Pour toujours plus de facilité et de gain de temps, Eurécia vous propose de créer vos collaborateurs via API !
Vos collaborateurs sont créés dans une autre application (ERP, CRM,...)? Vous n'aurez pas à les recréer une seconde fois dans Eurécia. Vos développeurs pourront créer un programme permettant de récupérer les données nécessaires à leur création directement dans Eurécia.
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L’API est disponible en lecture pour la majorité des données et en écriture uniquement pour la création de nouveaux utilisateurs dans Eurécia.
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Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs d'Eurécia chargés de la configuration et de l'administration de l'application.
Au programme dans cet article :
- Accéder à l'API Eurécia
- Compléter les informations des nouveaux collaborateurs
- Lancer le 'Onboarding'
Accéder à l'API Eurécia
Vous trouverez toutes les informations sur la génération des token indispensables pour utiliser l'API dans cet article : Accéder à l'API Eurécia (Web Services) .
Une fois les token générés sur Eurécia, vos développeurs pourront créer le programme permettant la création de nouveaux utilisateurs en utilisant les données de notre API.
Eurécia propose 2 accès à nos web-services :
Compléter les informations des nouveaux collaborateurs
Certaines informations concernant les collaborateurs créés par API ne peuvent pas être automatiquement renseignées. Il est donc nécessaire de compléter et de modifier certaines données directement sur Eurécia une fois que vos utilisateurs auront été créés par API.
Activer les modules
Par défaut, suite à la création d'un nouvel utilisateur via API, aucun module ne sera activé. Vous trouverez toutes les informations pour activer les modules dans cet article : Activer des modules par salarié.
Renseigner les profils et l'horaire de travail
Par défaut, vos nouveaux collaborateurs auront l'horaire de travail et les profils définis par défaut dans votre fiche société > onglet Paramétrage.
Si leur date de début de contrat est située dans le futur, ils auront un profil utilisateur temporaire : 'Onboarding'.
Ce profil leur donnera accès à un espace dédié aux futurs collaborateurs afin qu'ils puissent renseigner leurs informations personnelles et vous communiquer les documents nécessaires à leur intégration.
Il est bien sûr tout à fait possible de les modifier en suivant les indications de ces articles :
- Changer l'horaire de travail d'un salarié
- Modifier un profil utilisateur dans la fiche salarié
- Changer le profil congés d’un salarié
- Changer le profil Temps & Activités d'un collaborateur
Renseigner les informations de vos salariés
Certaines informations comme les moyens de transport, les moyens de paiement ou les badges ne peut être renseignés via API. Il est donc nécessaire de le faire manuellement dans chaque fiche salarié concernée dans les onglets Infos personnelles et Emploi.
Déterminer les circuits de validation
Le circuit de validation par défaut déterminé dans la fiche Société > onglet Paramétrage sera appliqué à vos nouveaux collaborateurs. Vous pouvez bien sûr le modifier en suivant les informations de cet article : Définir les circuits de validation (workflow).
Lancer le 'Onboarding'
Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs > Fiche salarié
Une fois que vos collaborateurs ont été créés par API et que leurs fiches salariés ont été correctement renseignées, vous avez la possibilité de lancer leur onboarding dans Eurécia !
Ils recevront un mail de bienvenue personnalisé avec un accès à espace dédié aux futurs collaborateurs et pourront renseigner les informations manquantes ou ajouter les documents demandés.
Vous pourrez aussi déterminer et attribuer des tâches à effectuer à l'occasion de leur arrivée.
Pour lancer le onboarding, déterminer les tâches à effectuer et personnaliser le mail de bienvenue :
- j'ouvre la fiche salarié concernée
- dans le menu de droite, je clique sur 'Onboarding'
Mettre à jour les tâches de Onboarding
- j'accède ici à la création des tâches pour mon futur collaborateur. Par défaut, Eurécia vous propose les tâches enregistrées lors de la dernière création d'un utilisateur en onboarding
- Je peux modifier les responsable de tâches, les dates d'échéance ou supprimer certaines tâches en cliquant simplement dessus.
- Je peux ajouter de nouvelles tâches en cliquant sur '
'
- Lorsque j'ai terminé la mise à jour des tâches de onboarding, je clique sur 'Lancer le onboarding' pour accéder à la personnalisation du mail de bienvenue.
Vous trouverez toutes les informations complémentaires sur le onboarding dans cet article : Créer un collaborateur.
Personnaliser le mail de bienvenue
- Je coche la case 'Ne pas envoyer de mail de bienvenue' si je ne souhaite pas envoyer de mail au salarié avant son arrivée,
- Je renseigne l'e-mail personnel du futur salarié auquel sera envoyé ce mail de bienvenue,
- (Facultatif) Je coche une des cases 'Envoyer une copie de l'e-mail' (il est conseillé de s'envoyer à soi-même ou au manager une copie de l'e-mail de bienvenue afin de pouvoir le lui refaire parvenir s'il venait à l'égarer,
- Je personnalise l'e-mail de bienvenue. Le lien 'Connectez-vous ici' ne doit pas être modifié ou supprimé.
- Je coche la case en bas 'Être informé(e) lorsque le futur salarié met à jour sa fiche et son dossier salarié'
- Je clique sur 'Terminer le Onboarding' en haut de la fenêtre.
Une fois que vous avez cliqué sur 'Terminer le onboarding', votre futur collaborateur recevra le mail de bienvenue (si activé) et les responsables de tâches recevront une notification.
Et voilà 😊! Vous avez créé vos nouveaux collaborateurs simplement et automatiquement via l'API et vous avez lancé leur onboarding !
Mots clés associés à cet article :
collaborateur - utilisateur - salarié - employé - fiche - nouveau - nouvel - créé - créer - ajouter - webservice - API - swagger - json - requête - onboarding - intégrer - intégration
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