Synchroniser les feuilles de temps avec les congés et les activités du planning

Les feuilles de temps ou d'activités permettent de transmettre un compte-rendu d’activité (CRA), reprenant le temps de travail réalisé, voire les axes analytiques (Client, Projet, Tâche ou autre) correspondant à vos activités professionnelles.

Cette fonctionnalité prévoit également une synchronisation avec les autres modules de la suite logicielle Eurécia, tels que Congés &Absences et Planning Ressources, afin de faire apparaître les absences et les événements.

La synchronisation des ces informations se fait automatiquement, lors de l'ouverture de la feuille d'activité/de temps mais elle peut également être forcée, manuellement.

Les absences, les horaires ou les événements peuvent pré-remplir la feuille d'activité ou de temps en fonction du paramétrage de votre application et des modules activés.

Qui est concerné par cet article ?

Tous les utilisateurs de la plateforme Eurécia.

Synchronisation des feuilles de temps et des congés

Accès : Temps et Activités > Mes feuilles de temps

Les feuilles de temps/d’activités peuvent être pré-remplies par trois types d’informations :

• Les congés et absences validés (provenant du module du même nom)
• Les horaires de travail provenant de la fiche salariée, potentiellement définis au sein du planning horaire (module Planning Ressources)
• Les événements faisant référence à des axes analytiques (provenant du Planning Ressources)

Cas d'usage

Selon les modules utilisés, plusieurs configurations sont donc possibles et certaines informations priment sur les autres :

• Vous utilisez le module Congés & Absences, vos feuilles synchronisent les absences validées. À l’ouverture de la feuille, les absences sont renseignées de façon automatique sauf dans le cas où l’utilisateur aurait renseigné manuellement une activité avant la validation du congé, auquel cas deux lignes apparaîtraient pour le jour en question : l’une contenant l’activité renseignée manuellement et l’autre reprenant le congé validé.
• Vous utilisez le Planning Horaires, vos feuilles affichent l’horaire renseigné au sein de la fiche salarié. Cet horaire a pu être créée depuis la fiche salarié ou généré depuis le Planning horaire
• Vous utilisez le module Congés & Absences et le Planning Horaires, vos feuilles synchronisent les absences validées et affichent l’horaire renseigné au sein de la fiche salarié. Les absences priment sur toute autre information. Si un congé est validé et que l’horaire de travail du salarié ne fait pas référence (paramétré sur le type de congé) alors le congé sera visible et l’horaire ne le sera pas. Si le type de congé/absence fait référence à la séquence du salarié, alors l’absence reprendra les horaires de travail
• Vous utilisez le Planning Ressources, vos feuilles synchronisent les événements et les axes analytiques auxquels ils font référence.
• Vous utilisez le module Congés & Absences et le Planning Ressources, vos feuilles synchronisent les absences validées et affichent les événements et les axes analytiques auxquels ils font référence. Les absences priment sur toute autre information. Si un congé est validé et que des activités ont été prévues le même jour via le Planning Ressources alors les activités seront ‘écrasées par l’absence’.
   

En fonction du paramétrage de la plateforme, les fonctionnalités proposées peuvent varier.

Au sein de l’onglet 'Suivi activités' ou 'Suivi temps' 

• Lors de l'ouverture de la feuille, une synchronisation s'opère : les informations provenant des autres modules viennent renseigner la feuille automatiquement
• Si des modifications ont eu lieu très récemment, que vous ne souhaitez pas quitter la feuille, vous pouvez forcer la synchronisation :
  • Je clique sur le bouton 'Synchroniser les congés et jours fériés' pour retrouver les absences au sein de la feuille
  • Je clique sur le bouton 'Synchroniser avec le planning Horaire’ pour retrouver les horaires de travail au sein de la feuille
  • Je clique sur le bouton 'Synchroniser les activités de planning' pour retrouver les événements au sein de la feuille
• En fonction des options paramétrées sur votre application, vous pouvez également voir apparaître les horaires de travail définis sur la fiche salarié en cochant la case 'Standard'
• Terminer le remplissage de la feuille de temps ou d'activité
• Enregistrer et/ou Soumettre à validation.
   

 Récapitulatif et légende  

• Les congés et absences priment systématiquement sur les informations provenant des autres modules d'Eurécia permettant le pré-remplissage des feuilles : horaires de travail, événements du planning ressources, pour une même période donnée.
• Les horaires de travail ou les événements du planning ne seront pas affichés au sein des feuilles s'ils sont sur la même plage horaire qu'une absence
• Les données saisies manuellement ne sont jamais modifiées lors des synchronisations, hormis si elles proviennent d’une modification issue du module Planning Ressources
• La colonne 'Source d’information' donne l'origine de chaque ligne renseignée : manuelle ou issue de la synchronisation, pour les utilisateurs bénéficiant de la fonctionnalité de pré-remplissage des feuilles.
• Un code icônes/couleurs vous donnera plus d’indications :
  • : une saisie manuelle a été faite sur la ligne
  •  : information issue de la synchronisation
  •  : les informations issues de la synchronisation ont été modifiées.

Mots-clés associés à cet article:

Temps et activités - Feuilles de temps - Suivi temps - Suivi activité - Planning horaire - congés - jours fériés - activités planning - événements planning - synchroniser