Personnaliser les trames des entretiens

La trame d'un entretien comprend plusieurs parties. Elle est personnalisable pour chaque type d'entretien et pour chaque métier si besoin.

Voici les différentes étapes à suivre.

 

Qui est concerné par cet article?

Les administrateurs de la plateforme et les managers en tant que responsable d'équipe.
 

Créer les types de campagnes d'entretien

Accès : Espace Admin > Entretiens > Type de campagnes

• Cliquer sur le bouton 'Ajouter un type de campagne'
• Saisir son libellé
• 'Valider'

L'autoévaluation permet de créer des campagnes où les collaborateurs évalueront leurs compétences. Ce type de campagne ne comporte pas de question. Il ne peut pas être supprimé.

Préparer les questions

Accès : Entretien individuel > Campagnes d'entretiens

• Ouvrir le 'Gestionnaire de jeu de question' 

Créer les thèmes de la préparation de l'entretien

• Cliquer sur le bouton 'Ajouter un thème'
• Définir le libellé et cliquer sur 'ok'
• Une fois ajouté, choisir dans le menu déroulant si ce thème concerne 'le collaborateur' ou 'le responsable' ou bien les deux, ce choix s'enregistre automatiquement.

Créer les questions

Pour chaque partie de l'entretien ('Liste des questions que doit se poser le responsable pendant la préparation', 'Liste des questions que doit se poser le collaborateur pendant la préparation', 'Liste des éléments de la conclusion que doit renseigner le responsable après l'entretien') :

• Cliquer sur le bouton 'Ajouter une question'
• Sélectionner le thème de la question
• Saisir la question
• Saisir l'ordre d'affichage
• Pour personnaliser les questions en fonction du métier du collaborateur, cliquer sur le dossier, la liste des métiers s'ouvre : cocher les métiers concernés
• Cliquer sur 'Valider'
• Cocher obligatoirement les types d'entretien concernés par la question, ce choix s'enregistre automatiquement

Vous pouvez choisir si cette question concerne seulement le responsable, le collaborateur ou bien les deux (dans le troisième cas, la question apparaîtra dans les deux jeux de questions).

Vérifier le contenu de l'entretien pour chaque métier

Si les questions sont personnalisées par métier, il est possible de vérifier le jeu de questions que devront préparer chacun des acteurs de l'entretien.

• Sélectionner un métier
• Cliquer sur les boutons 'Questions du responsable', 'Questions du collaborateur', 'Conclusions' afin de vérifier le contenu de chacune des parties
   

Définir les droits du collaborateur et du manager dans la préparation de l'entretien

Accès : Espace Admin > Entretiens > Configurer les droits

Sélectionner les droits que le collaborateur aura dans sa préparation à l'entretien

• Visualiser le questionnaire du responsable : le collaborateur pourra visualiser la préparation réalisée par le manager : les questions et leurs réponses
• Publier son questionnaire : le manager pourra visualiser la préparation réalisée par le collaborateur : les questions et leurs réponses
• Publier sa pré évaluation : le manager pourra visualiser l'évaluation des compétences (du collaborateur) réalisée par le collaborateur lui-même
   

Sélectionner les droits que le manager aura dans sa préparation à l'entretien

• Visualiser le questionnaire du collaborateur : le manager pourra visualiser la préparation réalisée par le collaborateur : les questions et leurs réponses
• Publier son questionnaire : le collaborateur pourra visualiser la préparation réalisée par le manager : les questions et leurs réponses
• Publier sa pré évaluation : le collaborateur pourra visualiser l'évaluation de ses compétences réalisée par le manager 
   

Définir le circuit de validation des entretiens

Une fois les conclusions de l'entretien réalisées, l'entretien peut suivre un circuit de validation afin d'être signé par les personnes désignées.

Accès : Espace Admin > Entretiens > Configurer les droits > Circuit de validation

Le responsable du collaborateur est le premier à signer l'entretien car il en est le rédacteur.

• Ajouter un signataire :
  • 'Le collaborateur'
  • 'Une personne nommée' : choisir alors la personne parmi les utilisateurs du module Entretiens
• Cocher 'Prévenir le signataire par mail lorsque c'est à lui de valider'
• Changer éventuellement l'ordre des signataires avec les flèches 

Mots clés associés à cet article :

Entretiens individuels - Campagnes d'entretiens - tableau de bord - salarié - nouvelle campagne - trames - questions - questionnaires  - circuit de validation - préparation - collaborateur