Gestion des heures supplémentaires sur Eurécia

Vous souhaitez qu'un traitement automatique se déclenche dès lors qu'un salarié exerce son activité en dehors du cadre de l'horaire de travail qui a été défini sur sa fiche  ?

Pour automatiser la gestion des heures supplémentaires, voire des majorations à appliquer,  la plateforme Eurécia propose une console de gestion découpée en plusieurs étapes.

(Pour rejoindre la page dédiée au paramétrage cliquer sur : Paramétrer les heures supplémentaires,majorations et autres temps spéciaux).

Cet article propose un focus sur la configuration de la gestion des heures supplémentaires (hors temps spéciaux) afin de vous permettre de comprendre comment adapter ce qui se pratique au sein de votre société sur Eurécia.

 

Qui est concerné par cet article ?

 

Les administrateurs de la plateforme, formés par nos Consultants Eurécia.

 

 

Les profils d'heures supplémentaires

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Profil d'heures supplémentaires

Ils permettent de regrouper les différentes règles d'heures supplémentaires en fonction du profil de vos collaborateurs.

Pourquoi ?

• éviter de démultiplier le paramétrage : il ne sera pas nécessaire de reconfigurer les règles pour chaque horaire créé,
• limiter le risque d'erreurs liés à la multiplication des règles et rendre le contrôle plus simple,
• faciliter les modifications : en cas de modifications de valorisation par exemple, il ne sera pas nécessaire d'intervenir sur tous les horaires de travail mais uniquement sur le profil heures supplémentaires concerné.

Cas pratiques

Par exemple, nous pourrions avoir :

• un profil Forfait Jour, sans règles d'heures supplémentaires
• un profil Cadre avec règles d'heures supplémentaires de type A
• un profil Non-cadre avec règles d'heures supplémentaires de type B
• un profil Annualisation avec règles spécifiques d'annualisation.

Tout est possible ! A vous de jouer !

 

Comment ?

Vous pouvez créer de nouveaux profils d'heures supplémentaires en cliquant sur 'Ajouter un profil' ou modifier un profil existant dans Espace admin > Paramètre généraux > Profils d'heures supplémentaires :

Vous pourrez ensuite rattacher ce profil à différents horaires de travail en les sélectionnant simplement et en enregistrant :

 

Vous pourrez ensuite configurer vos règles d'heures supplémentaires en suivant la suite de cet article ou accéder à un article plus détaillé juste ici : Paramétrer les heures supplémentaires, majorations et autres temps spéciaux.

 

Attention !  Pour nos anciens clients, les profils d'heures supplémentaires ont été créés pour vous en fonction des règles déjà mises en place dans chaque horaire de travail : les règles étaient parfaitement identiques entre plusieurs horaires : 1 seul profil d'heures supplémentaires a été créé les règles étaient différentes (code inclus) : plusieurs profils d'heures supplémentaires ont été créés.

 

Les heures supplémentaires

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Profil d'heures supplémentaires > onglet général > encart Heures supplémentaires hebdomadaires

Cette fonctionnalité permet de comptabiliser les heures réalisées qui sortent du cadre de l'horaire de travail défini, pour le salarié, depuis sa fiche.

Ces heures dites supplémentaires hebdomadaires peuvent être rémunérées, majorées et/ou venir alimenter un compteur de récupération.

De la même façon, si des heures n'ont pas été réalisées, elles peuvent être prélevées sur ce même type de compteur.

Il est possible de baser le calcul de ces heures sur l’horaire de travail théorique, sur l’horaire de travail en tenant compte des congés et absences ou à partir d’une valeur fixe voire en gardant une notion de seuil à ne pas dépasser.

 

Un point de vocabulaire

• Le ‘Nombre d’heures fixes’ permet de définir à partir de quel nombre d'heures doit être déclenché le calcul des heures supplémentaires

• Le 'Théorique de la semaine' fait référence à l’horaire de travail, déduction faite des éventuels jours de congés et absences et jours fériés d'une semaine donnée (si toutefois, ils sont paramétrés pour apparaitre au sein des feuilles de temps*)

• Le ‘Théorique de l’horaire’ se base sur l’horaire de travail uniquement

• 'Pas de transfert' : ne propose pas d’effectuer de transfert à la validation de la feuille de temps/activité, cela permet de définir des créneaux particuliers qui seront interdits lors de la pose de demandes de travail exceptionnel
• 'Transfert automatique' : bascule automatiquement les heures vers les compteurs à la validation des feuilles de temps/activités
• 'Transfert manuel' : permet de basculer manuellement les heures dans le compteur approprié et en quantité contrôlée : soit dans la feuille de temps, soit dans l’interface dédiée à la gestion des heures supplémentaires

 

Attention !  Les absences déduites sont celles qui ne sont pas comptées comme travaillées et qui sont à déduire du temps théorique travaillé. Ces informations sont définies au sein du type d’absence.

 

Choix de la source

Je choisis depuis quelles informations seront calculées les heures supplémentaires parmi les 3 options :

• Feuilles de temps (uniquement disponible si un utilisateur est rattaché à un profil temps & Activités avec onglet Temps)  : si les heures supplémentaires doivent être calculées depuis l'onglet ‘Suivi temps’
• Feuilles d'activités' (uniquement disponible si un utilisateur est rattaché à un profil temps & Activités avec onglet Activité) : si les heures supplémentaires doivent être calculées depuis l'onglet ‘Suivi activités’
• Planning : si les heures supplémentaires doivent être calculées depuis le planning équipe (uniquement disponible si le module Planning est activé).

 

Règles d'heures supplémentaires

Dans l'encart ‘Heures supplémentaires hebdomadaires’, cliquer sur le bouton ‘Ajouter une règle’ pour créer une règle de gestion du calcul et de transfert des heures supplémentaires :

• Renseigner le ‘Code’ cela permet un suivi des transferts (ex : HS125, pour les heures supplémentaires majorées à 25%), notamment au sein des feuilles de temps et activités et des exports pour la paie
• dans la partie 'Nombre d'heures réalisées', sélectionner :
  • ‘Inférieur à’
  • ‘Supérieur à’
  • ‘Entre’ : une autre liste déroulante permet de définir une plage horaire de référence : le calcul des heures sera déclenché quand le nombre d'heures travaillées dans la semaine se situe entre les deux paliers définis
• Au sein des menus déroulants suivants : sélectionner ‘Nombre heures fixes’ ou ‘Théorique de la semaine’ ou ‘Théorique de l’horaire’.
  • Si le ‘Nombre d’heures fixe’ est sélectionné, définir le nombre d’heures réalisées à partir duquel se fera le calcul des heures supplémentaires.

 

Exemples de paramétrage 

• Théorique de l'horaire (décompte des heures en négatif) :
  • Si l'horaire théorique est de 35 h, 
  • Les heures comptabilisées et déclenchant un traitement seront celles inférieures à 35 h
• Théorique de la semaine (décompte des heures en négatif) :
  • Si l'horaire théorique est de 35 h, 
  • Qu'il y a sur la semaine un jour de congé payé non comptabilisé dans le temps de travail théorique (un jour de 7 h),
  • Alors le théorique de la semaine est de 28 h, 
  • Donc les heures comptabilisées comme heures supplémentaires sur cette semaine seront celles inférieures à 28 h
• Théorique de la semaine + 4 heures (à partir de 00:00) :
  • Si l'horaire théorique est de 35 h, 
  • Qu'il y a sur la semaine un jour de congé payé non comptabilisé dans le temps de travail théorique (un jour de 7 h),
  • Alors le théorique de la semaine est de 28 h, 
  • Donc les heures comptabilisées comme heures supplémentaires sur cette semaine seront celles qui sont supérieures à 32 h (28 h + 4 h)
• Entre théorique de la semaine + 4 heures et théorique de la semaine + 8 heures :
  • Si l'horaire théorique est de 35 h, 
  • Qu'il y a sur la semaine un jour de congé payé non comptabilisé dans le temps de travail théorique (un jour de 7 h),
  • Alors le théorique de la semaine est de 28 h, 
  • Donc les heures comptabilisées comme heures supplémentaires sur cette semaine seront celles qui sont comprises entre 32 h et 36 h
• Nombre d’heures fixe : 35 h
  • Peu importe le nombre d'heures théoriques de l’horaire de travail ou de la semaine
  • Peu importe qu'il y ait un jour de congé payé 
  • Les heures comptabilisées et déclenchant un traitement sur cette semaine seront celles inférieures ou supérieures à 35 h (en fonction de < ou >)
• Nombre d’heures fixe : 44 h
  • Peu importe le nombre d'heures théoriques de l’horaire de travail ou de la semaine
  • Peu importe qu'il y ait un jour de congé payé 
  • Les heures comptabilisées et déclenchant un traitement sur cette semaine seront celles inférieures ou supérieures à 44 h (en fonction de < ou >)
• Entre Nombre d’heures fixe 35 h et Nombre d’heures fixe 39h :
  • Les heures comptabilisées et déclenchant un traitement sur cette semaine seront celles comprises entre 35h et 40h
• Entre Théorique de la semaine + 0 heure et Nombre d’heures fixe 35h :
  • Si l'horaire théorique est de 35 h, 
  • Sur la semaine, un jour de congé payé n'est pas comptabilisé dans le temps de travail théorique (un jour de 7 h),
  • Alors le théorique de la semaine est de 28 h, 
  • Donc les heures comptabilisées comme heures supplémentaires sur cette semaine seront celles qui sont comprises entre 28 h et 35 h

 

A noter : La liste est non exhaustive : utiliser les menus déroulants pour sélectionner le mode opératoire correspondant à votre Société/l'horaire de travail à paramétrer.

  

Les types de transferts et la cible

Je détermine comment et où les transferts doivent s'effectuer :

• Choisir le Type de transfert : 'Pas de transfert', 'Transfert automatique' ou 'Transfert manuel'
• Choisir la "Cible" c'est à dire dans quel 'compteur' les heures doivent être basculées (sauf dans le cas où "Pas de transfert" aura été sélectionné). Il existe deux types de cibles:
  • Des compteurs qui proviennent des "Types de congés et absences" (ex : Récupération)
  • Un champ "Paye" pour gérer les heures qui doivent être payées
• Renseigner pour chaque compteur si besoin, le coefficient multiplicateur à appliquer (ex : 125 %, 150 %, etc.)
• Définir un volume maximum d'heures que le compteur cible ne pourra pas dépasser (majoration incluse) en renseignant le champ "nombre d'heures maximum à"

Exemple :

Si le champs est renseigné ainsi, le compteur de "Récupération" aura un solde maximum de 14 heures.

Cela signifie que le salarié peut avoir en "stock" un maximum de 14 heures (appelé "solde à ce jour" dans les compteurs de Congés & Absences) .

Dans ce cas, il est possible de définir une 2e cible qui permet de récupérer le surplus éventuel d'heures à transférer afin que le salarié ne les perde pas, même lors de transferts automatiques. L'ordre de création des cibles est alors déterminant.

• Cliquer sur 'Ajouter une cible' et répéter les opérations précédentes si besoin.
• Lors du paramétrage de plages horaires successives, répéter la borne de fin de la 1er tranche dans la borne de début de la 2e tranche afin d’assurer la continuité de la prise en compte des heures supplémentaires.

Exemple : 

1ère règle de calcul à 25 %, saisir: 125 % (de 35:00 (exclus) à 39:00 (inclus))

2ème règle de calcul à 50 %, saisir: 150 % (de 39:00 (exclus) à 44:00 (inclus))

• Enregistrer le profil.

 

Mots clés associés à cet article :

heure - heures - supplémentaires - supp - hebdo - profil - profils - supp - supp. - hebdomadaires - majorées - avec - sans - majoration - transfert - paie -  manuel - règle - règles - calcul - payer - horaire - travail - gestion des heures sup. - nombre d'HS - compteurs de congés - calcul des temps réalisés - volume d'heures théorique à 100% ou 125 % ou 150% ou 200% - temps - travaillé supplémentaire - absences déduites