Valider et transférer les heures supplémentaires, astreintes et autres temps spéciaux

Le menu dédié au transfert des heures supplémentaires issues des feuilles de temps et d'activités, permet de visualiser l'ensemble des heures supplémentaires, de nuit, sur jours fériés, mais aussi les astreintes et autres temps spéciaux de type déplacement, habillage, ... à transférer ou déjà transférées vers un compteur de congés de type Récupération ou une cible d'heures à payer (Paye).

Si les heures sont transférées sur un compteur de Récupérations (du module Congés & Absences), les salariés pourront disposer de ces jours ou heures.

Si les heures sont transférées vers la cible 'Paie', elles pourront être marquées et exportées via le menu 'Export des heures pour paie', afin d'être payées aux salariés.

 

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme, formés par nos Consultants Eurécia.

 

Valider le transfert des heures supplémentaires et temps spéciaux

Pour valider le transfert des heures, il existe deux solutions : individuellement ou en masse.

 

Valider les transferts individuellement dans chaque feuille de temps
 

Accès : Menu >Temps & Activités > Vue manager

• Filtrer si besoin sur les départements, structures, salariés, données archivées et période
• Sélectionner le statut 'Validée'

• Entrer dans la feuille de temps et activités
• Vérifier le récapitulatif des heures effectuées dans les tableaux en bas de page
• Cliquer sur le crayon en bout chaque ligne du tableau "Traitement des heures réalisées" pour faire apparaître la pop-up de transfert. Si le circuit de validation des demandes de travail exceptionnel est actif, alors le statut des demandes est indiqué entre parenthèses. 

• Modifier éventuellement le nombre d'heures à transférer

• Renseigner un commentaire (facultatif)
• Procéder au transfert des heures en cliquant sur le bouton "Valider le transfert" ou "Valider tous les transferts" s'il y en plusieurs
• Le traitement est terminé.
   

Valider en masse les transferts

Accès :  Menu > Temps & Activités > Transfert des Heures supp.

• Filtrer si besoin sur les départements, structures, salariés, données archivées et période
  Sélectionner le statut 'A transférer'
• Sélectionner la "Cible" (facultatif) pour afficher les transferts en fonction du 'compteur' sur lequel sont basculées les heures à traiter
• Cliquer sur 'Afficher'
• Cliquer sur le crayon en bout chaque ligne du tableau "Traitement des heures réalisées" pour faire apparaître la pop-up de transfert.  Si le circuit de validation des demandes de travail exceptionnel est actif, alors le statut des demandes est indiqué entre parenthèses.
• Modifier éventuellement le nombre d'heures à transférer
• Renseigner un commentaire (facultatif)
• Procéder au transfert des heures en cliquant sur le bouton 'Valider le transfert' ou 'Valider tous les transferts' s'il y en plusieurs
• Une fois les transferts validés, les lignes disparaissent du tableau 'Traitement des heures réalisées' (car elles ne sont plus au statut "A transférer" mais au statut "Transféré")
• Le traitement est terminé.
   

 

A noter : Il est possible d'exporter les données au format Excel, via le bouton icône en haut à droite du tableau. Aussi, les transferts peuvent être paramétrés afin d'être automatiques. Dans ce cas, il n'y a pas de validation à réaliser.

   

Transferts d'heures et demandes de travail exceptionnelles

Si le circuit de validation des demandes de travail exceptionnelles est actif pour le salarié ayant réalisé des heures supplémentaires, de nuit ou autre, alors les transferts des heures vers des compteurs cibles (paie, récupération) observent les règles définies ci-dessous.

 

Statut des demandes dans les transferts

Le statut des demandes est indiqué entre parenthèses au niveau de chaque transfert.

Les statuts sont :

• Validée : les heures ou volumes d'heures réalisés sur les règles des heures supplémentaires, règle des heures de nuit ou autre sont identiques à ceux demandés et validés
• Partiellement validée : une partie des heures ou volumes d'heures réalisés sur les règles des heures supplémentaires, règle des heures de nuit, ... sont identiques à ceux demandés et validés
• Non validée : les heures ou volumes d'heures réalisés sur les règles des heures supplémentaires, règle des heures de nuit, ... n'ont pas été demandés ou n'ont pas été validés
• Répartition des heures sur les compteurs cibles (récupération ou paie par exemple)

 

Dans le cas où les horaires effectués ne correspondent pas exactement aux demandes de travail exceptionnel, mais que les volumes réalisés sont :

• identiques : la répartition des heures entre les compteurs cibles est proposée selon les demandes. Exemple : Dans une semaine, 1 heure supplémentaire le lundi demandée à être payée, et 1 heure supplémentaire le mercredi demandée à être récupérée, soit 2 heures au total. Le salarié réalise 2 heures supplémentaires, mais 1 le mercredi, et 1 le jeudi : 1 heure sera proposée sur le compteur de paye, et 1 heure sur le compteur de récupération
  inférieures : la répartition des heures entre les compteurs cibles est réalisée dans l'ordre de création des demandes.

 

Exemple :

Dans une semaine, 2 heures supplémentaires rémunérées demandées (demande créée le 01/11) et 1 heure supplémentaire le mercredi demandée à être récupérée (demande créée le 03/11), soit 3 heures au total. Le salarié réalise finalement 2 heures et 30 minutes en heures supplémentaires : 2 heures seront proposées sur le compteur de paye, et 30 minutes sur le compteur de récupération
supérieures : la répartition des heures entre les compteurs cibles est réalisée selon les demandes pour le volume d'heures correspond aux demandes, puis dans l'ordre de définition des cibles dans l'horaire de travail pour le temps réalisé non demandé.
Dans tous les cas, les plafonds d'heures sur les compteurs cibles sont respectés. 

 

Transferts automatiques

Il est possible que les transferts aient été paramétrés afin d'être automatiques.

Dans ce cas, il n'y a pas de validations à réaliser sauf si les demandes de travail exceptionnel sont obligatoires et qu'elles ne correspondent pas aux heures déclarées.

Les transferts basculent alors en mode manuel et devront être gérés par l'un des managers ou administrateurs.

  

 

Mots clés associés à cet article :

Heures supplémentaires hebdomadaires majorées - avec ou sans majoration - transfert des heures en paie - traitement des heures supplémentaire en paye - compteur de récupération - transfert automatique ou manuel - règle de calcul des heures à payer - horaire de travail dépassé - gestion des heures sup. - nombre d'HS - compteurs de congés - calcul des temps réalisés - volume d'heures théorique à 100% ou 125 % ou 150% ou 200% - temps travaillé supplémentaire et absences déduites - gestion des temps spéciaux - Astreintes - demande de travail exceptionnel - CET - Compteur de récupération - Cumul des règles de majorations - Traitement des jours fériés ou des repos compensateurs - heures de jour et de nuit - travail en dehors des horaires - Autoriser à effectuer des HS