Plusieurs paramètres entrent en jeu dans le calcul des heures supplémentaires.
Si vous constatez une anomalie dans le calcul, pas de panique, nous avons répertorié une liste de points à vérifier pour y remédier.
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs de la plateforme Eurécia.
Attention Si ma feuille de temps est validée, les modifications de configuration n’auront pas d’impact. Il faut absolument remettre la feuille au statut 'nouvelle' pour que les données se synchronisent et que vos nouvelles règles soient prises en compte.
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Les checkpoints :
- La lecture de la feuille de temps
- Je vérifie le paramètre "horaire théorique"
- Je vérifie le paramétrage des règles "heures supplémentaires"
- Je vérifie l'impact des jours fériés
- Je vérifie l'impact des absences
Avant de commencer, petit rappel de lecture concernant les tableaux de synthèse dans la feuille de temps.
La lecture de la feuille de temps
Le tableau de synthèse des heures effectuées
Accès : module Temps & Activités > Mes feuilles de temps
- Temps théorique = Horaire de travail - Heures de congés/absences "déduites du théorique" / Jour férié non valorisé
- Comptées comme travaillées = Heures de travail + Heures de congés/absences "comptées comme travaillées" / Jour férié valorisé
- Écart = Temps théorique - Heures comptées comme travaillées
Le tableau de synthèse des heures supplémentaires
Accès : module Temps & Activités > Mes feuilles de temps
- Comptées pour le calcul des heures supplémentaires = les heures comptées comme travaillées qui ne sont pas exclues du calcul des heures supplémentaires (certains types de temps, ou certaines types d'absences par exemple)
- Heures supplémentaires calculées = heures supplémentaires calculées en fonction des règles instaurées
- Heures supplémentaires validées = heures supplémentaires réellement transférées vers un compteur de récupération ou vers la paye après la validation de la feuille ou du transfert.
Besoin d'approfondir le sujet avant de continuer ? Consultez l'article complet : Comprendre les tableaux de synthèse des feuilles de temps.
Je vérifie le paramètre "horaire théorique"
Le nombre d'heures théorique : il est déterminé dans l'horaire de travail, onglet "général"
Pour connaître l'horaire de travail du collaborateur, je me rends dans la fiche salarié, onglet "emploi"
Espace admin > salariés et utilisateurs > fiche salarié > Onglet "emploi" > horaires de travail
Veillez à bien choisir l'horaire de travail relatif à la période de la feuille de temps qui pose problème. |
Je clique sur l'horaire concerné :
Je vérifie les horaires journaliers ainsi que le nombre d'heures hebdomadaire.
Je vérifie le paramétrage des règles "heures supplémentaires"
C'est dans les profils d'heures supplémentaires que sont paramétrées les règles qui se déclencheront à la validation des feuilles de temps :
Espace admin > paramètres généraux > profils d'heures supplémentaires
Je vérifie :
- Les conditions de déclenchement
Par exemple : si je veux que le collaborateur passe en heures supplémentaires à 125% de 36h à 39h, en se basant sur le théorique, je sélectionne :
Entre le théorique de l'horaire 35:00 et le nombre d'heures fixe 39h
- Le type de transfert : manuel ou automatique
- La cible : récupération (ou autre compteur) ou paie
- La majoration
Dans ce profil, vous gérer également les règles pour les heures de nuit, les week-ends, les jours fériés, les temps spéciaux etc.
Pour en savoir plus sur les règles d'heures supplémentaires et autres majorations : Paramétrer les heures supplémentaires, majorations et autres temps spéciaux
Une fois les règles modifiées/vérifiées et enregistrées, il sera nécessaire de remettre au statut 'nouvelle' la feuille, la synchroniser à nouveau et la réenregistrer. Puis suivre les étapes initiales de soumission à validation et/ou validation pour déclencher les règles.
Je vérifie l'impact des jours fériés
Si des jours fériés sont présents sur la période de la feuille, il est également opportun de vérifier si leur considération est bien paramétrée.
Il est possible d'inclure ou non les jours fériés dans le temps de travail théorique.
Pour savoir le paramétrage qui correspond à vos attentes, je vous invite à consulter notre article dédié :
Inclure ou non les jours fériés dans le temps de travail effectif
Si le travail sur les jours fériés est soumis à majoration, les règles doivent être renseignées dans le profil d'heures supplémentaires rattaché à l'horaire de travail.
Par exemple, si le travail sur jours fériés ouvre droit à de la récupération :
Je vérifie l'impact des absences
Les paramètres des absences peuvent influer sur le calcul des heures supplémentaires dans les feuilles de temps.
Dans les types de congés, vous retrouvez les encarts "autres paramètres" et "temps et activités" :
Autres paramètres
Compter comme travaillé : permet d’assimiler l’absence à du temps de travail effectif dans les feuilles d’activités (calcul des heures supplémentaires). Lors de l'export planning congés, cela permet d'indiquer si l'absence est comptée comme travaillée pour les personnes n'étant pas en forfait jours.
Déduire du temps théorique travaillé : en cas de calcul d'heures supplémentaires, sur les feuilles de temps, les heures ou jours passés en congés retarderont le déclenchement des heures supplémentaires et ne seront pas comptés dans le temps travaillé.
Inclure pour le calcul des heures supplémentaires : les heures/jours passés sur l'absence ou le congé participent au déclenchement des heures supplémentaires. Exemple :
- Si la case n’est pas cochée, lorsque le salarié pose l’absence en question, il ne pourra comptabiliser aucune heure supplémentaire sur la semaine où l’absence a été posée.
- Si la case est cochée, lorsque le salarié pose l’absence, il pourra être sujet à la comptabilisation d’heures supplémentaires.
Temps et activités
Faire apparaître dans les feuilles de temps : cocher cette case pour faire apparaître ce type d'absence dans le module des temps et activités, elle donne la possibilité de sélectionner ce type d’absence lors de la saisie de feuilles de temps.
Pouvoir supprimer dans les feuilles de temps : si cette case est cochée, vous pourrez supprimer l’absence si elle apparaît dans vos feuille de temps.
Gestion des heures supplémentaires : permet de définir cette nature d’absence comme compteur cible potentiel pour la bascule des heures supplémentaires (ou de nuit...) provenant du module temps et activités. Par exemple : "Repos compensateur", "Récupération", "Heures à payer"…
Si malgré toutes ces vérifications, vous constatez toujours des anomalies sur le calcul des heures supplémentaires, notre joyeuse team support se fera un plaisir de vous aider !
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