Synchronisation des données : import/export automatique

Cette interface permet de faire la synchronisation de données entrantes et sortantes entre Eurécia et des logiciels externes.

Elle donne la possibilité de paramétrer l’import de tout type de données émanant de tout logiciels : CRM pour les axes analytiques, MS Project pour les projets, ERP pour la base salariés, annuaires LDAP, Banque pour la création des notes de Frais).

Mais également de paramétrer les données en sortie à intégrer sur un dépôt FTP. Là aussi les cas d’utilisation sont diverses, injection des données dans un outil de Business Intelligence, synchronisation de la base salariés, exports automatiques de potentiellement toutes les données du logiciel Eurécia.

 

Nouveau ! : Suite aux différentes évolutions des champs 'date d'ancienneté' dans la fiche salarié, il est nécessaire de modifier le mapping de votre import. Le champ 'date d'ancienneté' doit être ajouté dans le modèle d'import et la date doit être renseignée dans le fichier importé. Pour plus de détail, rendez-vous au point 9 de l'étape 1 !

 

Accès : Espace Admin > IMPORT / EXPORT 

 

Pré-requis

• Souscription au module de synchronisation des données
• Création d’un dépôt FTP/FTPS sécurisé par login/mot de passe
• Délimitation du périmètre de données à importer dans Eurécia (ce périmètre est défini dans le fichier Excel, Format import des utilisateurs)
• Installation de l’exécutable fourni par Eurécia permettant d’extraire les informations salariés de la base SAGE (Optionnel si vous avez la possibilité de le faire vous même).

 

Etape 1 : création du modèle d'import de données

Créer un modèle d’import de données

Espace Admin > Import de données > Importer un nouveau fichier

1. Renseigner la société pour laquelle vous souhaitez faire l’import ou l’export (Fonction du profil utilisateur)
2. Choisissez ensuite le type d’import (export) dans la liste déroulante du champs "Etape 0 - choix des éléments à importer"
3. Renseigner une description (ex. : "Synchronisation base salariés SAGE")
4. Insérer ensuite un exemple de fichier que vous souhaitez intégrer automatiquement dans la base de données Eurécia
5. Cocher la case "Utiliser les codes de colonnes" dans le cas où votre fichier contiendrait des codes colonnes attendues par Eurécia (ces codes sont connues par Eurécia)
6. Cocher ensuite la case "Ce fichier contient les entêtes de colonnes" dans le cas où votre fichier contiendrait des entêtes de colonnes (conseillé dans une synchronisation automatique)
7. Uploader ensuite en cliquant sur le bouton "Choisissez un fichier" du champs "Etape 1 - choix du fichier à importer au format CSV ou XLS", un exemple de fichier tel que sorti de votre logiciel Externe
8. Cliquer sur le bouton "ETAPE 3 - CHARGER LE FICHIER"
9. Vient alors l’étape la plus importante du paramétrage : LE MAPPING

• Faire le choix des colonnes à importer dans Eurécia, il n'est pas obligatoire d’importer toutes les colonnes.
  • La colonne "Champs de la plateforme" représente les champs potentiels à importer.
  • La colonne "Colonne du fichier" contient les données identifiées dans votre fichier (entêtes de colonnes)
• Mapper respectivement les champs Emails, Civilité, Fonction proposé par Eurécia avec les champs du fichier source (ex. : EMAIL_USER, GENDER, WORK_CONTRACT_CODE)

Noter que pour les champs suivants l'icône crayon apparaît pour affiner les correspondances :

• Si les valeurs contenues dans les colonnes du fichier à importer ne correspondent pas exactement à celles d'Eurécia, il est possible de créer des correspondances afin d'éviter d'avoir à modifier tout le fichier d'import.

Par exemple : dans le fichier à importer, il y a "Contrat PROF" alors que dans Eurécia est attendu "Contrat de professionnalisation", il suffit de cliquer sur le crayon en bout de ligne et dans la pop up qui s'ouvre, dire que :

"Contrat PROF" correspond à "Contrat de professionnalisation" (qui est disponible dans la liste déroulante)

• Procéder de même pour les autres champs si besoin
• Pour finir, cliquer le bouton "Enregistrer le modèle" (le modèle est ainsi prêt à être utilisé dans la synchronisation automatique).

 

Notez qu'à tout moment il est possible de mettre à jour le modèle d'import sur cette même interface.

 

Etape 2 : paramétrage de la synchronisation automatique

 

Accès : Espace Admin  > Synchronisation de données

• Cliquer sur le bouton "Nouvelle entrée"
• Choisir la société pour laquelle la synchronisation automatique doit être mise en place
• Choisir dans a liste déroulante le "Type de transfert" (ex. : Import ou Export) ici ce sera "Import"

• Choisir dans a liste déroulante le "Type" d’import (ex. : Salariés)

• Sélectionner dans le champ "Modèle d’import", le nom du modèle qui vient d'être créé (voir Etape 1)
• Renseigner la date et l'heure de début
• Choisir la fréquence d’intégration automatique des données (ex. : tous les jours, semaines,  mois, ou années) à chaque synchronisation dans le tableau de données, un rapport de synthèse fera état des données injectées dans la base de données Eurécia. En cliquant sur l’icône vert, un tableau de synthèse apparaîtra.
• Choisir dans a liste déroulante le "Mode" (ex. : FTP, Email, SFTP)
  • FTP : renseigner, le "Login" à utiliser pour s'authentifier au serveur ftp, le "Mot de passe" à utiliser pour s'authentifier au serveur ftp et l'adresse du serveur ftp (ex. : ftp.yourCompany.com/file.csv)
  • Email (mode disponible uniquement pour les exports) : renseigné l'adresse email (ex. : waldo@yourCompany.com)
  • SFTP : renseigner, le "Login" à utiliser pour s'authentifier au serveur sftp, le "Mot de passe" à utiliser pour s'authentifier au serveur sftp (Peut être laissé à vide pour une authentification par clé SSH simple) et l'adresse du serveur sftp) (ex. : ftp.yourCompany.com/file.csv)
• Dans le cas d'un import de fichier, renseigner "Le salarié utilisé pour l'extraction"
• Renseigner l'adresse email de la personne à prévenir en cas d'échec de la synchronisation
• Enregistrer

 

Nous maintenons une veille constante sur l'utilisation des protocoles TLS et dans le cadre de notre recherche continue d'amélioration, Eurécia prend désormais en charge les protocoles TLS 1.3 et plus !

 

 

A noter : si une restriction des accès au serveur est en place dans votre structure, il convient d'ajouter une exception pour les adresses IP suivantes afin de ne pas bloquer la synchronisation de données : 93.93.47.67 193.84.73.67

Mots clés associés à cet article :

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