Mode Gestion de projets : Configurer les coûts, les charges et les budgets

Eurécia permet la définition des charges et budgets sur les axes analytiques. Il est aussi possible d'activer le mode 'gestion de projets'. 

Mais quelle est l'utilité de ce mode 'gestion de projets' 🤔?

 

 

 

Attention !  Cette interface ne doit être activée qu'en cas de gestion de charges en jours.

 

 

 

De même, vous pourriez avoir la nécessité d’activer cette fonctionnalité, si vous souhaitez intégrer d’autres valorisations que le temps passé. Par exemple :

• Si vous souhaitez suivre un budget note de frais (prévisionnel / réalisé)
• Si vous souhaitez suivre un budget de frais annexes (prévisionnel / réalisé)

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage d'Eurécia.

 

Au programme dans cet article :

• Définition des charges et des budgets
  • Étape 1 : Activer l'option dans la fiche société
  • Etape 2 :  Définir les variables budgétaires à associer aux différents comptes analytique

 

Définition des charges et des budgets

Étape 1 : Activer l'option dans la fiche société

Accès : Espace Admin >  Temps & Activités > Gestion des activités > Axes analytiques

• Je coche la case 'Mode gestion de projet'

 

Une fois la case cochée, vous verrez les options suivantes apparaître :

 

En cochant cette case :

• La définition des charges et budgets sera obligatoirement réalisée au niveau du salarié, ce qui complexifie la saisie des charges.
• Il ne sera pas possible de mixer la manière de définir la charge dans l’interface de charges et budgets. Elle sera exclusive au salarié.

 

Si vous souhaitez mixer la définition des charges entre celle réalisée sur les comptes, cochez la case « conserver par défaut les coûts / prix de vente des comptes analytiques (s’ils ne sont pas définis dans l’interface de définition des budgets). Cela permettra d’avoir de nouveaux paramètres dans les axes analytiques.

 

Étape 2 :  Définir les variables budgétaires à associer aux différents comptes analytique

Accès : Espace Admin > Temps et activités > Définition des charges et budgets.

• La 'Charge' de travail prévue est en jours.
• Les 'Coûts de revient' unitaires et prix de ventes unitaires sont journaliers. Ceux-ci seront, le cas échéant, pré-alimentés par les coûts et prix définis au niveau des fiches salariés ou des comptes analytiques.
• Le 'Budget' à facturer, correspondant à la multiplication de la charge par le prix de vente (ce résultat est modifiable)
• La 'Marge' correspond à la différence entre le budget à facturer et le coût de revient global (charge 'x' coût de revient unitaire).
• La liste déroulante 'Statut' vous permet de renseigner l’état d’avancement du projet, chantier ou affaires… (En cours, Clôturé, A facturer, Facturé).
   

Il est nécessaire d'alimenter ces données en appelant les comptes analytiques concernés via la création d’une arborescence :

• Je clique sur sur l'icône '+' :

• Je choisi le compte du premier axe analytique dans le menu déroulant
• Je valide la ligne

• Je clique à nouveau sur sur l'icône '+' et je choisis le compte du second axe d’analyse associé à celui précédemment sélectionné
• Ainsi de suite jusqu’à la sélection du compte pour lequel il faut définir les variables budgétaires.
   

A noter :  Il est possible d’alimenter les données au niveau client ou projet ou tâche ou salarié.

 

L'icône  permet de modifier les éléments.
L'icône  permet de supprimer un élément ou de l’annuler en cours de saisie.
L'icône  permet d’associer le(s) compte(s) analytiques(s) de l’axe analytiques suivants, et de poursuivre la création de l’arborescence. 

 

A noter : Il est possible d'exporter toute l’arborescence en cliquant sur l'icône 'Exporter les données au format Excel qui se trouve en haut à droite du tableau 'Liste des axes analytiques'. Un bilan par client est directement disponible dans le menu 'Analyse des temps et activités'.

 

Mots-clés associés à cet article:

Temps et activités - feuilles de temps - suivi temps - suivi activités - axes analytiques - comptes analytiques - client - projets - tâches - gestionnaires - coûts - charges - budgets