Ajouter ou modifier des comptes analytiques

La gestion analytique ? Le suivi des temps et des coûts des activités ?

Revenez 😁 !

Afin de vous simplifier et de vous faciliter le suivi des temps et des coûts de vos différentes activités, Eurécia vous accompagne facilement dans votre gestion analytique !

Vous souhaitez créer des comptes analytiques ? Vous souhaitez modifier certains comptes analytiques ? Suivez le guide !

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

Au programme dans cet article :

• La gestion analytique : Quésako ?

• Ajouter ou modifier des comptes analytiques

  • Dans l'onglet 'Clients'

  • Dans l'onglet  'Gestionnaires'

  • Dans l'onglet  'Visible pour …'

  • Dans l'onglet 'Taux spéciaux'

  • Dans l'onglet 'Projets lié(s)'

Temps de lecture : 3 minutes

La gestion analytique : Quésako ?

La gestion analytique permet d'imputer des temps et des coûts à vos activités via différents modules : Temps & Activités, Notes de frais, Ordre de mission, planning ressource.

Dans Eurécia, nous parlons souvent d'axes et de comptes analytiques.

Axes ou comptes analytiques ?

Vous pouvez créer 5 axes analytiques et les personnaliser afin de répondre à vos besoins.

Les 'Axes' permettent de créer des types d'analyses comme 'client', 'tâches' ou 'missions' par exemple. Les 'Comptes' sont les données ou valeurs rattachées à ces axes. Vous pouvez créer autant de niveaux hiérarchiques et autant de comptes que vous souhaitez. 

Par exemple :

Dans cet article, nous verrons le paramétrage des comptes analytiques. Si vous souhaitez accéder au paramétrage des axes analytiques, c'est par ici : Ajouter ou modifier des axes analytiques.

Ajouter ou modifier des comptes analytiques

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Axes analytiques > onglet Comptes

• Je créé un nouveau compte analytique en cliquant sur '' puis je choisis :
   

  • 'Insérer une nouvelle ligne' pour ajouter un compte analytique en sous-niveau de celui existant

  • 'Insérer après' pour ajouter un compte analytique au même niveau que celui existant

• OU je clique sur pour 'Afficher le détail' du compte que je souhaite modifier. Une nouvelle page apparaît.

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Dans l'onglet 'Axe 1 / Compte 1'

Dans cet onglet se trouve les informations générales relatives au compte.

• Je saisis le libellé du compte dans le champ 'Compte'

• Je renseigne un code (il doit être unique et propre à chaque compte. Il ne doit pas contenir d'espace.)

• Je définis un code de regroupement (si nécessaire). Cette information peut permettre de gérer des codes identiques sur plusieurs comptes.

• Je peux indiquer la couleur telle qu’elle apparaîtra dans le planning ressource pour ce compte

• Je renseigne les dates clés associés à ce compte : date de début et de fin ainsi que celle de clôture et de facturation

Dans la Rubrique 'Coût de revient - Prix de vente - Facturation (si l'unité de temps est : jours)' ou 'Suivi budgétaire (si l'unité de temps est : heures)'

• Je saisis le type de facturation pour conditionner les rapports associés à cette notion :

  • au réel (régie)

  • au forfait

• Je choisis si le coût par défaut est :

  • 'spécifique' à ce compte et j'indique le montant dans la case 'Coût de revient journalier' ou 'Coût horaire'

  • 'salariés' si l'information doit être récupérée dans la fiche de chaque salarié > onglet Règles

• Je détermine si le prix de vente est :

  • 'spécifique' à ce compte et j'indique le montant dans la case 'Prix de vente journalier' ou 'Prix de vente horaire'

  • 'salariés' si l'information doit être récupérée dans la fiche de chaque salarié > onglet Règles

Dans la rubrique 'Avancement et suivi budgétaire'

• Il est possible d’insérer le nombre de jours ou d’heures de travail prévu initialement pour ce compte, ainsi que le coût de revient prévisionnel associé à ce compte

• Dans ce même tableau, il est possible de réévaluer manuellement le "RAF" (Restant À Faire) théorique

Dans l'onglet  'Gestionnaires'

Cet onglet permet de définir l'utilisateur responsable de ce compte. Un filtre supplémentaire pour extraire les données associés à ces responsables de comptes sera disponible dans l'analyse des Temps & Activités.

• Je clique sur 'Nouveau gestionnaire'

• Je sélectionne le nom du responsable

• Je renseigne son rôle

• J'enregistre

 
Dans l'onglet  'Visible pour …'

Cet onglet permet de limiter la visibilité au compte concerné pour certains de vos collaborateurs.

• Je détermine la visibilité de mon compte en cochant ou décochant les salariés concernés :

  • Je peux classer mes salariés par structures ou départements

  • Je peux 'tout cocher ou tout décocher' sur ma ligne société / structure ou département

• J'enregistre

• Je peux ensuite dupliquer cette visibilité vers un autre compte analytique existant en activant le bouton 'Dupliquer la visibilité de ce compte vers' 

• Je sélectionne l'axe puis les comptes vers lesquels je souhaite que mon paramétrage de visibilité soit dupliqué

• Je clique sur 'Dupliquer'

• J'enregistre

Dans l'onglet 'Taux spéciaux'

Il est possible d'indiquer un taux spécial par salarié lorsqu'un coût de revient/prix de vente est spécifique pour un compte.

• Je clique sur 'Nouveau taux' en cliquant sur ''

• Je choisis mon salarié dans le menu déroulant

• Je renseigne son rôle

• Je renseigne le montant du coût journalier/horaire

• Je renseigne le prix de vente journalier/horaire

• Un espace commentaire est disponible

Ces données ne seront pas prises en compte si le coût/prix de revient est positionné sur 'salarié' dans l'onglet 'Axe/compte'.
 

Dans l'onglet 'AXE 2 lié(s)'

Cet onglet permet de lier ce compte avec des comptes d'un axe de niveau inférieur. 

• Je bascule dans la liste de droite les libellés des projets devant être liés via les flèches

• Le champs 'Axe 2 par défaut' permet d'auto-compléter la ligne Axe 2 dans le cas où l'axe 1 est saisi dans la feuille de temps ou la note de frais. Celui-ci peut ensuite être modifié si plusieurs projets sont liés. Cliquer sur 'Rafraîchir' pour afficher les nouveaux comptes liés.

• J'enregistre

Il est possible de répartir automatiquement les temps saisis dans les feuilles de temps sur plusieurs activités en fonction d'un pourcentage :

• Je coche la case 'Activer une clé de répartition' 

• J'indique le nom de la clé

• Je clique sur 'Rafraîchir'

• J'indique les pourcentages de répartition souhaité

• J'enregistre

Mots-clés associés à cet article:

Temps et activités - feuilles de temps - suivi temps - suivi activités - axes analytiques - comptes analytiques - client - projets - tâches - gestionnaires - taux spéciaux - prix de vente - journalier - spécifique