Ajouter ou modifier des comptes analytiques

La gestion analytique ? Le suivi des temps et des coûts des activités ?

 

 

Revenez 😁 !

Afin de vous simplifier et de vous faciliter le suivi des temps et des coûts de vos différentes activités, Eurécia vous accompagne facilement dans votre gestion analytique !

 

Vous souhaitez créer des comptes analytiques ? Vous souhaitez modifier certains comptes analytiques ? Suivez le guide !

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Au programme dans cet article :

• La gestion analytique : Quésako ?
• Ajouter ou modifier des comptes analytiques
  • Dans l'onglet 'Clients'
  • Dans l'onglet  'Gestionnaires'
  • Dans l'onglet  'Visible pour …'
  • Dans l'onglet 'Taux spéciaux'
  • Dans l'onglet 'Projets lié(s)'

 

Temps de lecture : 3 minutes

 

La gestion analytique : Quésako ?

La gestion analytique permet d'imputer des temps et des coûts à vos activités via différents modules : Temps & Activités, Notes de frais, Ordre de mission, planning ressource.

Dans Eurécia, nous parlons souvent d'axes et de comptes analytiques.

Axes ou comptes analytiques ?

Vous pouvez créer 5 axes analytiques et les personnaliser afin de répondre à vos besoins.

Les 'Axes' permettent de créer des types d'analyses comme 'client', 'tâches' ou 'missions' par exemple. Les 'Comptes' sont les données ou valeurs rattachées à ces axes. Vous pouvez créer autant de niveaux hiérarchiques et autant de comptes que vous souhaitez. 

Par exemple :

 

Dans cet article, nous verrons le paramétrage des comptes analytiques. Si vous souhaitez accéder au paramétrage des axes analytiques, c'est par ici : Ajouter ou modifier des axes analytiques.

 

Ajouter ou modifier des comptes analytiques

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Axes analytiques > onglet Comptes

• Je créé un nouveau compte analytique en cliquant sur '' puis je choisis :
  
  • 'Insérer une nouvelle ligne' pour ajouter un compte analytique en sous-niveau de celui existant
  • 'Insérer après' pour ajouter un compte analytique au même niveau que celui existant

• OU je clique sur pour 'Afficher le détail' du compte que je souhaite modifier. Une nouvelle page apparaît.

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Dans l'onglet 'Axe 1 / Compte 1'

Dans cet onglet se trouve les informations générales relatives au compte.

• Je saisis le libellé du compte dans le champ 'Compte'
• Je renseigne un code (il doit être unique et propre à chaque compte. Il ne doit pas contenir d'espace.)
• Je définis un code de regroupement (si nécessaire). Cette information peut permettre de gérer des codes identiques sur plusieurs comptes.
• Je peux indiquer la couleur telle qu’elle apparaîtra dans le planning ressource pour ce compte
• Je renseigne les dates clés associés à ce compte : date de début et de fin ainsi que celle de clôture et de facturation

 

Attention !  Pour appliquer rétroactivement les modifications, il faut obligatoirement entrer dans le paramétrage du compte par . La modification du compte via  puis 'Modifier cet élément' ne permet pas d'appliquer une rétroactivité aux modifications.

 

Dans la Rubrique 'Coût de revient - Prix de vente - Facturation (si l'unité de temps est : jours)' ou 'Suivi budgétaire (si l'unité de temps est : heures)'

• Je saisis le type de facturation pour conditionner les rapports associés à cette notion :
  • au réel (régie)
  • au forfait
• Je choisis si le coût par défaut est :
  • 'spécifique' à ce compte et j'indique le montant dans la case 'Coût de revient journalier' ou 'Coût horaire'
  • 'salariés' si l'information doit être récupérée dans la fiche de chaque salarié > onglet Règles
• Je détermine si le prix de vente est :
  • 'spécifique' à ce compte et j'indique le montant dans la case 'Prix de vente journalier' ou 'Prix de vente horaire'
  • 'salariés' si l'information doit être récupérée dans la fiche de chaque salarié > onglet Règles

Dans la rubrique 'Avancement et suivi budgétaire'

• Il est possible d’insérer le nombre de jours ou d’heures de travail prévu initialement pour ce compte, ainsi que le coût de revient prévisionnel associé à ce compte
• Dans ce même tableau, il est possible de réévaluer manuellement le "RAF" (Restant À Faire) théorique

 

Dans l'onglet  'Gestionnaires'

 

Si cette fonctionnalité n'est pas accessible, n'hésitez pas à nous contacter ! Il peut aussi être nécessaire de créer ou modifier des profils utilisateurs pour assurer son bon fonctionnement.

 

Cet onglet permet de définir l'utilisateur responsable de ce compte. Un filtre supplémentaire pour extraire les données associés à ces responsables de comptes sera disponible dans l'analyse des Temps & Activités.

• Je clique sur  'Nouveau gestionnaire'
• Je sélectionne le nom du responsable
• Je renseigne son rôle
• J'enregistre

 
Dans l'onglet  'Visible pour …'

Cet onglet permet de limiter la visibilité au compte concerné pour certains de vos collaborateurs.

• Je détermine la visibilité de mon compte en cochant ou décochant les salariés concernés :
  • Je peux classer mes salariés par structures ou départements
  • Je peux 'tout cocher ou tout décocher' sur ma ligne société / structure ou département
• J'enregistre

• Je peux ensuite dupliquer cette visibilité vers un autre compte analytique existant en activant le bouton 'Dupliquer la visibilité de ce compte vers' 
• Je sélectionne l'axe puis les comptes vers lesquels je souhaite que mon paramétrage de visibilité soit dupliqué
• Je clique sur 'Dupliquer'
• J'enregistre
  ​

 

Dans l'onglet 'Taux spéciaux'

Il est possible d'indiquer un taux spécial par salarié lorsqu'un coût de revient/prix de vente est spécifique pour un compte.

• Je clique sur 'Nouveau taux' en cliquant sur ''
• Je choisis mon salarié dans le menu déroulant
• Je renseigne son rôle
• Je renseigne le montant du coût journalier/horaire
• Je renseigne le prix de vente journalier/horaire
• Un espace commentaire est disponible

Ces données ne seront pas prises en compte si le coût/prix de revient est positionné sur 'salarié' dans l'onglet 'Axe/compte'.
 

Dans l'onglet 'AXE 2 lié(s)'

Cet onglet permet de lier ce compte avec des comptes d'un axe de niveau inférieur. 

• Je bascule dans la liste de droite les libellés des projets devant être liés via les flèches
• Le champs 'Axe 2 par défaut' permet d'auto-compléter la ligne Axe 2 dans le cas où l'axe 1 est saisi dans la feuille de temps ou la note de frais. Celui-ci peut ensuite être modifié si plusieurs projets sont liés. Cliquer sur 'Rafraîchir' pour afficher les nouveaux comptes liés.
• J'enregistre

Il est possible de répartir automatiquement les temps saisis dans les feuilles de temps sur plusieurs activités en fonction d'un pourcentage :

• Je coche la case 'Activer une clé de répartition' 
• J'indique le nom de la clé
• Je clique sur 'Rafraîchir'
• J'indique les pourcentages de répartition souhaité
• J'enregistre

 

A noter !  La case 'Activer les clés de répartition' doit être préalablement cochée dans l'onglet 'Général' de l'axe concerné.

 

 

Mots-clés associés à cet article:

Temps et activités - feuilles de temps - suivi temps - suivi activités - axes analytiques - comptes analytiques - client - projets - tâches - gestionnaires - taux spéciaux - prix de vente - journalier - spécifique