Un plafond est la somme maximale remboursée sur une dépense.
Il existe différents types de plafond dans Eurécia : annuel, mensuel, par dépense,...
Il est possible de définir des plafonds par type de dépense ou pour un ensemble de dépenses : soirée étape, restaurants,...
On vous explique tout juste ici 👇!
Qui est concerné par cet article ?
L'ensemble des utilisateurs qui saisissent des dépenses plafonnées dans Eurécia.
Au programme dans cet article :
- Focus sur les plafonds de remboursement
- Définir un ou des plafonds pour un même type de dépense
- Définir un ou des plafonds communs à plusieurs types de dépense
- Comment sont appliquées les plafonds en fonction de la fréquence ?
- Cumul de plusieurs plafonds
Focus sur les plafonds de remboursement
Les plafonds peuvent être appliqués directement à la dépense ou à un ensemble de dépenses (par exemple pour les dépenses restaurant midi et restaurant soir). Il existe 4 types de plafonds :
- Par dépense : appliqué à chaque dépense d'une nature concernée
- Journalier : contrôle toutes les dépenses d'un jour pour les natures concernées
- Hebdomadaire : contrôle toutes les dépenses d'une semaine pour les natures concernées
- Mensuel : contrôle toutes les dépenses d'un mois pour les natures concernées
Un plafond est appliqué à une dépense si :
- La dépense et le plafond font partie de la même zone géographique
- La date de la dépense est comprise entre la date de début et de fin de validité du plafond
- Le montant de la dépense et le montant du plafond à appliquer sont, au préalable, convertis dans la devise de la note de frais.
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Il est possible d'ajouter plusieurs types de plafonds simultanément s'ils sont configurés pour des fréquences, profils, périodes, ou zones géographiques différentes. Dans le cas où plusieurs plafonds se chevauchent, le plus restrictif sera appliqué. |
Définir un ou des plafonds pour un même type de dépense
Accès : Espace Admin > Notes de frais > Type de dépenses
- Cliquer sur le type de dépense concernée pour accéder à sa configuration,
- Aller à la rubrique 'Remboursement' et cliquer sur 'Ajouter un plafond',
- Définir les modalités du plafond : nom, montant, période de validité,...
- Vous pouvez ajouter un second plafond complémentaire si besoin de la même façon,
- Enregistrer.
Définir un ou des plafonds communs à plusieurs types de dépense
Accès : Espace Admin > Notes de frais > Regroupement & plafonds communs > Onglet Regroupement
Les regroupements de dépenses permettent de fixer un plafond global sur un ensemble de dépenses (ex : Hôtel + Restaurant soir) ainsi que de bloquer la saisie de dépenses similaires et les invitations réciproques sur ces types de dépenses.
- Cliquer 'Ajouter',
- Indiquer le nom de ce regroupement de dépenses,
- Sélectionner les dépenses concernées,
- Sélectionner les profils concernés par ce regroupement (uniquement si la dépense est liée à plusieurs profils),
- Aller à la rubrique 'Plafonds communs',
- Cliquer sur 'Ajouter un plafond',
- Définir les modalités du plafond : nom, montant, période de validité,...
- Vous pouvez ajouter un second plafond complémentaire si besoin de la même façon,
- Enregistrer.
Les plafonds définis au niveau des regroupements sont également visibles dans les types de dépenses concernés. Ces plafonds s'appliquent à chaque fois qu'une dépense est saisie par un utilisateur, si la nature de la dépense est concernée par le plafond.
Comment sont appliquées les plafonds en fonction de la fréquence ?
Les plafonds par 'dépense'
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A noter : Les plafonds par dépenses ne sont pas disponibles dans les plafonds communs à plusieurs type de dépenses. |
| Ce plafond est regardé à chaque fois qu'une dépense de ce type est saisie par un utilisateur. La somme des dépenses ne doit pas dépasser le plafond journalier. |
Plafond par participants
Si la gestion des invités est activée sur ce type de dépense, il est possible de configurer les plafonds en fonction des participants.
- Emetteur de la note :
Plafond appliqué = montant du plafond défini
- Par invité, émetteur inclus :
Plafond appliqué = (Nbre d'invités + 1) x Montant du plafond
- Par invité, émetteur non inclus :
Plafond appliqué = Nbre d'invités x Montant du plafond
Montant moyen sur une note de frais
Les plafonds 'par dépense' permettent de déterminer un montant moyen pour ce type de dépense par note de frais.
Par exemple, si un plafond par dépense est fixé à 24€ avec montant moyen pour le restauration midi alors certaines dépenses incluses sur la même note de frais
Sur la note de frais de janvier 2025 :
| Nature de dépense | Date | Montant TTC | Remboursement |
|---|---|---|---|
| Restaurant midi |
04/01/2025 |
27,00 € | 27,00 € |
| Restaurant midi | 09/01/2025 | 15,00 € | 15,00 € |
| Restaurant midi | 12/01/2025 | 17,00 € | 17,00 € |
| Restaurant midi | 20/01/2025 | 28,00 € | 28,00 € |
| Restaurant midi | 24/01/2025 | 35,00€ | 33,00 € |
| Total | 122,00 € | 120,00 € |
- Le plafond mensuel (montant moyen) est appliqué par dépense. Si la dépense dépasse ce plafond, la dépense est remboursée à hauteur du plafond.
- La différence des sommes est calculée : Différence = (Plafond * nombre de dépenses) – (somme des remboursements)
Si cette 'Différence' est supérieure 0,00 € alors les dépenses dépassant le plafond sont revues à la hausse jusqu’à ce que la 'Différence' soit égale à 0,00 €.
Les plafonds par 'jour'
Il s’agit de s’assurer que le plafond des dépenses journalières n’est pas dépassé sur un même type de dépenses ou sur un ensemble de dépenses (plafond commun).
Exemple :
Pour un plafond par jour de 50,00 € pour les dépenses communes restaurant midi et restaurant soir :
| Dépense | Date | Montant TTC | Plafond jour commun | Remboursement |
|---|---|---|---|---|
| Restaurant midi | 14/01/2025 | 25,00 € | 50,00 € | 25,00 € |
| Restaurant soir | 14/01/2025 | 32,00 € | 25,00 € | |
| Total | 57,00 € | 50,00 € |
Les plafonds hebdomadaires
Si le total des dépenses (par type ou communes) de la semaine est supérieur au plafond alors les dépenses de fin de semaine seront moins remboursées voire pas du tout remboursées.
Exemple :
Pour un plafond hebdomadaire de 80,00 € défini au niveau de la dépense 'restaurant midi' :
| Dépense | Date | Montant TTC | Plafond hebdomadaire | Remboursement |
|---|---|---|---|---|
| Restaurant midi | 03/03/2025 | 22,00 € | 80,00 € | 22,00 € |
| Restaurant midi | 04/03/2025 | 18,00 € | 18,00 € | |
| Restaurant midi | 05/03/2025 | 24,00 € | 24,00 € | |
| Restaurant midi | 06/03/2025 | 32,00 € | 16,00 € | |
| Restaurant midi | 07/03/2025 | 19,00 € | 0,00 € | |
| Total | 115,00 € | 80,00 € |
La dernière dépense ne sera pas remboursée car le plafond hebdomadaire est dépassé.
Les plafonds mensuels
Si le total des dépenses (par type ou communes) du mois est supérieur au plafond alors les dépenses de fin de mois seront moins remboursées voire pas du tout remboursées.
Exemple :
Pour un plafond commun mensuel de 400,00 € défini pour les dépenses de déplacements : Restaurant midi, Avion, Train, Hôtel, Restaurant soir,...
| Dépense | Date | Montant TTC | Plafond mensuel | Remboursement |
|---|---|---|---|---|
| Restaurant midi | 03/03/2025 | 20,00 € | 400,00 € | 20,00 € |
| Avion | 04/03/2025 | 150,00 € | 150,00 € | |
| Train | 15/03/2025 | 80,00 € | 80,00 € | |
| Avion | 20/03/2025 | 140,00 € | 140,00 € | |
| Restaurant midi | 22/03/2025 | 15,00 € | 10,00 € | |
| Total | 405,00 € | 400,00 € |
La dernière dépense sera remboursée partiellement car le plafond mensuel sera atteint.
Les plafonds annuels
A l'instar des deux précédents, si le total des dépenses (par type ou communes) de l'année est supérieur au plafond alors les dépenses de fin d'année seront moins remboursées voire pas du tout remboursées.
Exemple :
Pour un plafond commun annuel de 1 500,00 € défini pour les dépenses de déplacements : Avion, Train, Taxi, Bus, ...
| Dépense | Date | Montant TTC | Plafond annuel | Remboursement |
|---|---|---|---|---|
| Bus | 03/03/2025 | 45,00 € | 1 500,00 € | 45,00 € |
| Avion | 04/04/2025 | 355,00 € | 355,00 € | |
| Train | 15/07/2025 | 125,00 € | 125,00 € | |
| Avion | 20/09/2025 | 400,00 € | 400,00 € | |
| Avion | 22/10/2025 | 420,00 € | 420,00 € | |
| Avion | 25/10/2025 | 370,00 € | 155,00 € | |
| Total | 1 715,00 € | 1 500,00 € |
La dernière dépense sera remboursée partiellement car le plafond annuel sera atteint.
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Toutes les notes de frais sont regardées pour le calcul du plafond, sans tenir compte de leur statut, mais seules les dépenses de la note de frais en édition peuvent voir leur 'montant à rembourser' recalculés lors de la saisie de la note de frais, à l'enregistrement de nouvelles dépenses. A l'édition d'une dépense dans une note de frais, les plafonds seront recalculés. |
Cumul de plusieurs plafonds
Quand plusieurs plafonds concernent une même nature de dépense, tous les plafonds sont potentiellement applicables. Le plafond le plus restrictif s'applique.
Par exemple :
Si pour les dépense de type restaurant midi et restaurant soir, les plafonds suivant on été configurés :
Plafond par jour restaurant midi = 25€
Plafond par jour restaurant soir = 30€
Plafond commun pour restaurant midi + soir / jour = 50€
Plafond commun hebdomadaire pour restaurant midi + soir de 200€
Le vendredi soir, même si toutes les règles journalières sont respectées, la dépense ne sera remboursée qu'à hauteur de 14€ car le plafond hebdomadaire de 200 € est atteint.
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